Les politiques et procédures de l'entreprise garantissent un lieu de travail sûr, organisé, convivial, responsabilisant et non discriminatoire. Les politiques protègent les employés d'un environnement libre pour tous de favoritisme et de traitement injuste. Veillez cependant à ne pas créer de politiques pour chaque éventualité, car la direction n'aura pas la latitude de répondre aux besoins individuels des employés. Une surabondance de politiques augmente la probabilité que les gestionnaires les appliquent de manière inégale et injuste.
Vous pouvez trouver un équilibre sain. Dans la plupart des cas, si vous vous adressez directement à des employés qui se comportent d'une manière inappropriée à votre lieu de travail, vous n'aurez peut-être pas besoin d'élaborer une nouvelle politique d'entreprise.
Lignes directrices de la politique
Envisagez de créer une stratégie dans les situations suivantes:
- Confusion sur la manière la plus appropriée de se comporter (codes vestimentaire, e-mail, politiques Internet, ou utilisation du smartphone)
- Conseils pour gérer les situations courantes (normes de conduite, dépenses de voyage ou achat de marchandises de l'entreprise)
- Protection juridique de l'entreprise (éviter les accusations de harcèlement ou embauche discriminatoire et promotion)
- Conformité aux lois et agences gouvernementales (Family and Medical Leave Act, Americans With Disabilities Act, Equal Employment Opportunity Commission, ou salaire minimum)
- Établir des normes de travail, des règles et des règlements cohérents (discipline progressive, règles de sécurité, pauses ou règles pour fumer)
- Offrir un traitement cohérent et équitable aux employés (admissibilité aux avantages sociaux, congés payés, Aide aux frais de scolarité, temps de deuil, ou devoir de juré)
Il peut y avoir d'autres raisons d'élaborer une politique, mais ne laissez pas le mauvais comportement d'un employé forcer la mise en œuvre d'une politique qui affectera les autres.
Articuler les objectifs de la politique
Une fois que vous avez déterminé qu'une politique est nécessaire, documentez par écrit vos objectifs pour la création de la politique. Dans la mesure du possible, expliquez aux employés pourquoi vous mettez en œuvre la politique. Incluez suffisamment de détails pour clarifier la position de l'entreprise, mais n'essayez pas de couvrir toutes les situations potentielles.
Gardez la politique courte et simple si possible. Certaines politiques concernant les domaines juridiques, telles que l'approche de l'entreprise vis-à-vis de la loi sur le congé familial et médical, une enquête sur la discrimination ou une plainte, ou le système de discipline progressive – peut être long et complet.
Collecter des informations
Vérifier exemples de politiques. Il se peut que vous ne trouviez pas exactement ce qui correspond aux circonstances, à la langue et à la culture de votre entreprise, mais vous pouvez les utiliser comme point de départ. Vous n'avez pas à repartir de zéro.
Le Société de gestion des ressources humaines (SHRM) fournit des exemples de politiques à ses membres. D'autres sources sont vos avocats en droit du travail. Les cabinets d'avocats rédigent généralement des politiques génériques que leurs clients peuvent personnaliser chaque fois qu'une loi pertinente est adoptée ou que le département américain du Travail publie de nouvelles règles.
Élaborer, rédiger et réviser la politique
Rédigez la politique en utilisant des mots et des concepts simples. Parlez directement aux employés qui liront, appliqueront et respecteront la politique.
Après chaque paragraphe, posez-vous des questions "et si" pour vous assurer que la politique couvre les bases et les exceptions et questions normales. Ne soyez pas obsédé par cela, cependant; aucune police ne couvrira toutes les éventualités possibles.
Sélectionnez un groupe pilote d'employés pour lire la politique et poser des questions pour déterminer si les employés seront en mesure de la comprendre et de la suivre. Ajustez en fonction des retours.
Obtenir un soutien de la direction et un examen juridique
Passez en revue la politique avec les gestionnaires qui devront la suivre pour obtenir leur soutien et leur appropriation de la politique. Il est probable que ce processus ait commencé lorsque vous avez identifié un besoin, mais le soutien de la direction est crucial pour la mise en œuvre. C'est aussi une bonne idée de le montrer à votre avocat pour éviter toute contestation judiciaire sur la route.
Mettre en œuvre la politique
Distribuez et examinez la nouvelle politique aux employés en petits groupes, individuellement ou lors d'une réunion à l'échelle de l'entreprise, selon si la politique est controversée et si elle est facile à comprendre. Donnez aux employés la possibilité de poser des questions.
Fournissez aux employés une copie de la politique et demandez-leur de signer qu'ils l'ont reçue et qu'ils la comprennent. Ils doivent conserver une copie pour leurs propres dossiers.
Exemple de déclaration d'approbation de la politique
J'accuse réception et compréhension de la politique de [votre entreprise]. La politique est en vigueur le [date] jusqu'à nouvel ordre.
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Signature de l'employé.
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Nom de l'employé (en caractères d'imprimerie, s'il vous plaît)
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Date.
Décidez comment communiquer la politique à l'avenir
Inclure la politique dans votre Manuel des employés. Vous voudrez peut-être aussi que la police fasse partie de orientation des nouveaux employés. Certaines entreprises placent les politiques sur leur intranet ou dans un dossier de politiques sur le lecteur commun du réseau informatique. Déterminez si vous souhaitez également distribuer la stratégie par des méthodes supplémentaires.
Datez et archivez toutes les anciennes polices que celle-ci remplace. Vous pourriez en avoir besoin à des fins juridiques ou de référence.
Interpréter et intégrer la politique
L'application de votre politique et vos pratiques de travail détermineront le véritable sens de la politique. N'oubliez pas d'être cohérent et juste lorsque vous interprétez la politique au fil du temps. Si vous trouvez que vos pratiques diffèrent de la politique écrite, révisez et réécrivez la politique au besoin.
