Pour que vous classiez un employé comme salarié exonéré, c'est-à-dire exempté des règles du Fair Labor Standards Act, y compris les heures supplémentaires, vous devez remplir de nombreuses conditions. Les fonctions réelles exercées par un employé doivent relever de l'une des catégories d'exemption, telles que les ventes externes, la gestion ou une exemption administrative.
Mais, une description de poste appropriée n'est pas la seule chose qui est requise pour qu'un employé soit exempté du paiement des heures supplémentaires: l'employé doit recevoir le même chèque de paie à chaque période de paie.
Cela signifie que si un employé travaille cinq heures ou 55 heures par semaine, le salaire est le même. Les gestionnaires ne peuvent pas déduire le salaire d'une employée exonérée lorsqu'elle prend de longs déjeuners ou arrive en retard au travail.
Mais, l'employé n'a pas droit à un centime de plus sur son salaire pour avoir effectué une semaine de 80 heures afin de respecter un délai. (Les entreprises peuvent certainement donner des primes aux employés, cependant, et dans les situations qui impliquent des délais serrés ou prendre le relais d'un employé qui part, les primes et autres reconnaissances sont encouragées.)
Cette règle est dure et rapide. Une fois que vous commencez à déduire du salaire d'un employé exonéré, vous venez de le rendre non exonéré. Ils sont désormais éligibles à la rémunération des heures supplémentaires dans les deux sens. Ce n'est pas une erreur que vous voulez faire.
Mais pouvez-vous déduire le salaire d'un employé exonéré? Quelques fois existent. Voici cinq fois où vous pouvez déduire le salaire du chèque de paie d'un employé exonéré.
1. Première et dernière semaine
Vous ne devez payer les employés que pour les jours travaillés lors de leur première et dernière semaine. Si vos périodes de paie vont du lundi au dimanche, avec un week-end de deux jours, et que votre employée commence le mercredi, vous ne devez la payer que pour le mercredi, le jeudi et le vendredi. De même, si son dernier jour de travail est le mercredi, vous n'aurez à payer que le lundi, le mardi et le mercredi.
Sinon, si un employé travaille une semaine partielle, pour quelque raison que ce soit, vous devez toujours payer pour toute la semaine, à moins qu'il ne soit admissible en vertu d'une autre déduction autorisée.
2. Déductions ordonnées par un tribunal
Ce ne sont pas de véritables déductions—l'employé gagne toujours le même montant d'argent; c'est juste que son salaire est plus petit. Si elle fait l'objet d'une ordonnance du tribunal pour une pension alimentaire pour enfants, une pension alimentaire ou pour rembourser des dettes, vous pouvez (et devez) déduire ce que la loi exige et donner cet argent là où les tribunaux l'ordonnent.
Souvent, avec ces déductions ordonnées par le tribunal, les employés ne sont pas contents de ce que vous leur faites. Assurez-vous de bien faire comprendre à votre employé que vous ne faites que respecter la loi et que vous devez faire ce que les tribunaux ont ordonné. N'oubliez pas que vous ne réduisez pas réellement son salaire; vous ne payez que certaines de ses factures automatiquement.
3. Une journée complète de congé (vacances)
Si votre employée a épuisé toutes ses vacances et souhaite prendre un jour de congé, il lui est possible de prendre un jour de congé. Vous n'aurez pas besoin de la payer pour ce jour-là si le congé n'est pas lié à une maladie. C'est l'équivalent d'un jour de vacances, pas d'un jour de maladie.
Naturellement, c'est à vous de décider si vous autorisez ou non ce jour de congé non payé. Si vous accordez le ou les jours de congé non rémunérés, rappelez à votre employé qu'il ne doit effectuer aucun travail pendant ces jours de congé. Faire jusqu'à 15 minutes de travail peut déclencher la règle du toucher du mur. Parce que les employés exonérés sont payés de la même manière, quel que soit le nombre d'heures travaillées, faire 15 minutes de travail signifie qu'ils sont payés pour toute la journée.
Si vous ne croyez pas que votre employé s'abstiendra de répondre aux courriels, de prendre des appels téléphoniques ou de faire quelques minutes de travail sur ce projet prévu la semaine prochaine, gardez son ordinateur portable au bureau et désactivez ses e-mails pour le moment question.
4. Une journée complète de congé (Autre)
Selon le département américain du travail, division des salaires et des heures, vous ne pouvez déduire qu'une journée complète de congé pour des raisons autres que la maladie si vous avez non seulement un « plan, une politique ou une pratique de bonne foi consistant à fournir une compensation pour le salaire perdu en raison d'une maladie; pour compenser les montants que les employés reçoivent à titre d'honoraires de jury ou de témoin, ou de solde militaire; pour les sanctions infligées de bonne foi pour des infractions aux règles de sécurité d'importance majeure; ou pour des suspensions disciplinaires non payées d'un ou plusieurs jours pleins imposées de bonne foi pour des infractions aux règles de conduite sur le lieu de travail.
En d'autres termes, vous ne pouvez pas décider à la volée d'arrêter le salaire d'un employé exonéré lorsque vous avez suspendu un employé pour une infraction aux règles.
Vous devez avoir un plan en place qui énonce les conditions dans lesquelles vous ne paierez pas les employés exonérés. Sinon, c'est une déduction illégale si vous fixez le salaire d'un employé exonéré et que l'employé a travaillé pendant une semaine, vous venez d'annuler l'exemption.
5. FMLA
Si vous avez un employé qui est absent pendant plusieurs semaines sur FMLA, il est assez évident que vous n'avez pas à payer l'employé exonéré pendant cette période. Elle est partie pendant des journées complètes, et cela fait partie d'un plan de bonne foi. Mais qu'en est-il de la FMLA intermittente?
C'est à ce moment-là qu'un employé est autorisé à prendre quelques heures de congé à la fois pour faire face à des problèmes médicaux, que ce soit pour ses propres problèmes ou ceux d'un membre qualifié de la famille. La loi sur le congé médical familial vous permet spécifiquement de déduire le salaire des employés exonérés lorsqu'ils utilisent FMLA.
Ainsi, si votre employé doit prendre deux après-midi de congé par semaine pour une dialyse, vous n'avez pas à le payer pour ce temps.
Cependant, voici une mise en garde sur cette déduction. Parce que les employés exonérés sont payés pour le travail et non à l'heure, si votre employé travaille encore 40 heures complètes et que vous déduire une demi-journée de salaire chaque semaine lorsqu'il se rend à son rendez-vous médical, vous avez légalement raison, mais moralement et éthiquement faux.
Règle générale sur l'arrimage du salaire d'un employé exonéré
En règle générale, n'oubliez pas de ne rien déduire du salaire d'un employé exonéré. Si l'employé prend quelques heures de congé au milieu de la journée, arrive en retard ou part tôt, vous pouvez déduire de sa banque de prise de force, mais procédez avec prudence lorsque vous le faites. Si l'employé est par ailleurs un bon employé qui fait son travail, ne le punissez pas pour l'efficacité avec laquelle il utilise son temps.
Si vous décidez que vous voulez avoir la possibilité de déduire le salaire d'un tel congé, rappelez-vous qu'il est toujours légal de payer les gens à l'heure. Si vous suivez cette voie, cependant, votre employé est désormais admissible au paiement des heures supplémentaires, qu'il remplisse ou non les autres conditions d'exemption. Ainsi, votre désir d'économiser quelques dollars parce qu'elle prend de longs déjeuners sera dépassé par l'énorme rémunération des heures supplémentaires qu'elle recevra pendant la haute saison.
Il est très important de se rappeler que les employés exonérés sont embauchés pour faire le travail, et non pour travailler à des heures précises. Traitez-les comme des professionnels responsables et il y a de fortes chances que tout finisse par s'équilibrer.
