Les chefs de projet ont un travail difficile. De par la nature de leur rôle, ils assument la responsabilité de former une équipe efficace pour poursuivre et réussir de nouvelles initiatives. Parce que les projets peuvent englober tout le travail effectué dans une entreprise, chaque projet est une nouvelle aventure.
L'un des facteurs les plus importants favorisant la réussite du projet est la présence d'un parrain exécutif efficace et engagé. Alors que les chefs de projet peuvent savoir que les sponsors exécutifs font beaucoup pour aider un projet à réussir, de nombreux cadres ne comprennent pas comment ils peuvent aider ou quoi faire.
Responsabilités du sponsor exécutif
Le commanditaire exécutif est essentiel à la réussite d'un projet. Les projets échouent pour de nombreuses raisons, mais le manque de soutien dans une organisation ne devrait pas en faire partie. Les sponsors exécutifs doivent:
- Assumer la responsabilité de niveau exécutif pour le résultat d'un projet
- Charte du projet et conférer l'autorité au chef de projet et aux membres de l'équipe principale
- Soutenir la recherche de ressources et de visibilité de l'équipe projet
- Assurer la présence et soutenir des valeurs d'équipe efficaces, y compris la responsabilité et la transparence
- Soutenir l'équipe face à des difficultés extraordinaires
- Défendre l'équipe projet contre les ingérences organisationnelles
- Restez impliqué et intéressé
- Être tenu aussi responsable que le chef de projet et les membres de l'équipe si l'initiative est un échec
Présence du sponsor exécutif
En l'absence d'un sponsor exécutif de soutien, toutes les responsabilités ci-dessus incombent au déjà surchargé chef de projet, qui manque généralement d'influence auprès d'autres gestionnaires ou cadres qui peuvent être réfractaires au projet.
L'absence d'un parrain efficace augmente le risque de problèmes de projet, y compris, mais sans s'y limiter, échec, performances sous-optimales, augmentation des objectifs de coût et de qualité, et possible augmentation de l'équipe la tourmente.
En termes simples, la présence d'un sponsor exécutif est un facteur de différence positif pour le projet qu'ils ont parrainé. Compte tenu de l'importance évidente du rôle, il pourrait être raisonnable de supposer que la plupart des organisations prennent au sérieux leur travail avec les sponsors exécutifs.
Traitement organisationnel du rôle
Bien qu'il soit raisonnable de s'attendre à ce que la plupart des entreprises fassent preuve de maturité quant au rôle du commanditaire exécutif à une époque où les pratiques de gestion de projet sont bien établies, la situation est exactement la contraire.
- De nombreuses entreprises n'ont pas de pratiques formelles concernant le parrainage des dirigeants
- Peu d'entreprises disposent d'une formation formalisée ou d'une description standardisée du rôle et des responsabilités du parrain
- Rare est l'entreprise qui offre une formation à ses sponsors exécutifs
- Il y a peu d'accord cohérent sur la responsabilité du sponsor pour le succès du projet
- La plupart des chefs de projet expriment leur frustration face au manque de soutien de leurs sponsors
Selon le Project Management Institute en 2018, 38% des organisations interrogé n'avait pas de parrains exécutifs actifs pour les projets.
Si l'état actuel de la pratique du parrainage exécutif peut encore être amélioré, les porteurs de projets n'ont d'autre choix que de continuer à faire avancer leurs initiatives. Cependant, les chefs de projet peuvent prendre certaines mesures pour recruter le soutien exécutif dont ils ont tant besoin.
Étapes pour obtenir le soutien de la direction
- Recrutez un parrain. Si votre projet a des implications stratégiques pour votre entreprise, soit directement pour les clients, soit indirectement par permettant des activités internes plus efficientes et efficaces au service des clients, vous devez recruter un parrainer. Travaillez directement avec votre supérieur hiérarchique ou le responsable de votre bureau de gestion de projet pour renforcer l'importance du projet et demander de l'aide. Insistez sur le rôle et les responsabilités du parrain et indiquez recherche de l'industrie qui corrèle réussite du projet et parrainage efficace.
- Formez votre parrain. Insistez sur le rôle du parrain en tant que stratégique, et non tactique ou en tant que figure de proue. La plupart des cadres assument le rôle de sponsor sans formation formelle ni même contexte pour leurs responsabilités. Bien que vous soyez dans le rôle quelque peu délicat de former un cadre, la plupart de ces personnes apprécieront votre contexte et vos conseils. Les questions de responsabilité, de renforcement des valeurs et de protection de l'équipe doivent être votre objectif principal lors de l'intégration de votre sponsor exécutif.
- Engagez et impliquez activement votre parrain. Les meilleures relations entre chefs de projet et sponsors exécutifs sont hautement interactives. Il est important que les deux parties établissent un protocole de communication clair pour les mises à jour sur les activités du projet ainsi que pour signaler et répondre aux urgences. Le chef de projet doit encourager le sponsor exécutif à assister aux réunions de statut ou d'équipe de de temps en temps pour montrer un véritable intérêt et servir de pom-pom girl active à l'organisation pour l'équipe succès.
- Demandez l'aide d'un entraîneur à votre parrain. Il est toujours utile d'avoir quelqu'un avec plus d'expérience que vous pour observer et offrir des commentaires et un encadrement constructifs et positifs sur votre performance.
- Tirez parti du sponsor avec précaution pour les gros problèmes. Attention à ne pas trop puiser dans votre parrain pour des questions tactiques. La meilleure utilisation de votre sponsor est d'aider à sécuriser les ressources, de servir de porte-parole de l'équipe de projet auprès du groupe de gestion plus large et de vous aider à renforcer les valeurs essentielles de l'équipe.
Le pitch final
Le rôle du parrain exécutif est l'une des pièces importantes du puzzle de la réussite des initiatives de projet. Les chefs de projet qui réussissent comprennent l'importance de ce rôle et s'efforcent d'obtenir le soutien de la direction au niveau et à l'intensité appropriés.
Si le sponsor est absent ou vague, prenez sur vous de recruter et/ou de former vos sponsors exécutifs pour vous soutenir, vous, votre équipe et votre entreprise vers le succès.
