Description du poste d'assistant administratif: salaire, compétences, etc.

Les adjoints administratifs, y compris les secrétaires, sont l'épine dorsale de la fonctionnalité du bureau. Ils tapent et préparent des documents, planifient des rendez-vous et tiennent à jour des dossiers. Ils répondent au téléphone et dirigent les appels et assistent aux réunions du personnel. Dans certains bureaux, ils peuvent gérer des tâches de comptabilité fondamentales et accepter des paiements de la part de clients et de clients.

Environ 3,6 millions d'assistants administratifs et de secrétaires travaillaient aux États-Unis en 2019.

Tâches et responsabilités de l'adjoint administratif

Les responsabilités des adjoints administratifs peuvent varier selon le type de bureau dans lequel ils travaillent, mais certaines tâches courantes comprennent:

• Répondre au téléphone et prendre les messages.
• Générer des documents.
• Mettre en place des diaporamas
• Créer des feuilles de calcul.
• Gérer les bases de données.
• Créer et/ou maintenir des sites Web.
• Effectuer la comptabilité de base.
• Agir en tant que chef de bureau, planifier les événements du personnel tels que les dîners de remise de prix et les événements de collecte de fonds, planifier les réunions avec les clients et organiser les horaires des collègues.

Salaire de l'assistant administratif

Le salaire peut dépendre de la nature de l'entreprise où un adjoint administratif est employé, ainsi que de l'étendue des fonctions. Les cadres en poste reçoivent le meilleur salaire.

• Salaire annuel médian : 40 990 $ (19,71 $/heure)
• Salaire annuel des 10 % supérieurs : Plus de 67 510 $ (2,46 $/heure)
• Salaire annuel des 10 % inférieurs : Moins de 26 880 $ (12,92 $/heure)

Éducation, formation et certification

Cette profession ne nécessite aucune formation avancée spécifique, mais elle peut être utile.

• Éducation: Vous aurez besoin d'un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent, et vous pouvez obtenir un avantage dans le domaine en vous inscrivant à un programme menant à un diplôme d'associé ou en suivant un programme de formation en secrétariat après le lycée. Les secrétaires possèdent souvent un baccalauréat ou obtiennent des certifications spécialisées comme le Secrétaire Juridique Accrédité ou Assistant Administratif Médical Certifié dans un nombre croissant de secteurs. Assistants de direction et les secrétaires devraient avoir au minimum quelques crédits universitaires, sinon un baccalauréat.
• Entraînement: Envisagez de commencer par une agence d'intérim. Celles-ci proposent parfois des formations aux nouvelles recrues. Sinon, si vous avez des compétences de base en secrétariat ou en administration, une formation en cours d'emploi peut vous être offerte au fur et à mesure que vous apprenez les ficelles d'une entreprise ou d'un domaine particulier.

Aptitudes et compétences de l'assistant administratif

Vous aurez besoin de plusieurs compétences essentielles pour réussir à devenir un assistant administratif.

• Compétences informatiques et logicielles : Vous devez être à l'aise avec Microsoft Office, le courrier électronique et Internet. Vous devrez peut-être vous familiariser avec QuickBooks ou d'autres logiciels de comptabilité si vous travaillez pour une petite entreprise.
• Compétences multitâches: Cela peut être particulièrement important si vous agissez également en tant que gestionnaire. Vous devriez être capable de jongler avec plusieurs demandes à la fois.
• Compétences en communication verbale et écrite : Ceux-ci sont essentiels. Vous devez avoir une solide maîtrise de la langue anglaise et posséder de bonnes compétences en relecture.
• Compétences personnelles: Vous travaillerez avec d'autres, y compris des clients et d'autres membres du personnel de bureau. Les bonnes manières et un comportement calme peuvent être très importants.
• Compétences organisationnelles: Vous devez être minutieux et organisé, capable de localiser un document ou de rappeler un protocole à tout moment.
• Compétences de prise de décision: Vous vous retrouverez souvent à gérer plusieurs tâches presque simultanément, en particulier dans les bureaux occupés, vous devriez donc être en mesure d'établir des priorités et de prendre des décisions efficaces. Un client peut vouloir un rendez-vous tout de suite, mais a-t-il vraiment une urgence ou peut-il attendre quelques jours ?

Perspectives d'emploi

Malheureusement, ce poste n'a pas de perspectives d'emploi encourageantes. Le Bureau of Labor Statistics des États-Unis prévoit que les progrès technologiques commenceront à prendre le dessus de nombreuses tâches d'adjoints administratifs de 2019 à 2029, entraînant une baisse de 9 % de l'emploi croissance.

Environnement de travail

Ce poste est requis par à peu près toutes les industries. Vous pourriez vous retrouver à travailler dans un cabinet médical, un cabinet d'avocats, un bureau gouvernemental ou pour un petit entrepreneur de quartier. Dans tous les cas, vous vous retrouverez probablement dans un environnement de bureau.

Les assistants virtuels sont de plus en plus demandés, il est donc possible que vous puissiez travailler à domicile.

Horaire de travail

Il s'agit presque toujours d'un emploi à temps plein pendant les heures normales de bureau, mais la nature de l'entreprise peut exiger du travail le week-end, par exemple si vous êtes employé par une clinique médicale. De plus, les membres de la profession juridique pourraient constater qu'on s'attend à ce qu'ils consacrent de longues heures avant les procès et les échéances.

Comparer des emplois similaires

Certains emplois similaires et leur salaire annuel médian comprennent:

• Sténographe judiciaire: $61,660
• Commis à l'information: $36,920
• transcripteur médical: $44,090