Étant donné que la nourriture et les boissons comptent parmi les dépenses les plus importantes au planification d'événements, c'est aussi une excellente catégorie à cibler pour réduire les coûts. Presque tous les menus d'événements contiennent un élément évident de gaspillage qui peut être supprimé sans danger pour libérer des fonds pour d'autres besoins. Cet article examine quelques composants de restauration où vous pouvez ajuster les quantités de nourriture pour contrôler les dépenses.
Reel dans vos chiffres
Il y a une science à gérer nombre d'invités et numéros de RSVP, dont même les planificateurs d'événements expérimentés ont du mal. D'une part, vous avez le nombre de participants qui se sont inscrits à l'événement, et d'autre part, vous devez prendre en compte les "no show" et les invités inattendus. Les événements gratuits auront un pourcentage plus élevé de non-présentation - 25 % ou plus - tandis que la plupart des événements payants ont en moyenne un taux d'attrition de 10 %. Utilisez ces moyennes pour contrôler les dépenses inutiles. Pour plus de sécurité, intégrez une zone tampon de 2 % pour les arrivées de dernière minute.
Réduire le petit-déjeuner continental
Peu de repas traiteur génèrent plus de déchets que le continental petit-déjeuner. Le fait est que les gens sont devenus plus conscients des glucides et des pâtisseries riches en calories. Vous devez toujours avoir suffisamment de café, de thé et d'eau pour vos séances du matin. Dans de nombreux cas, vous pouvez économiser de l'argent en achetant des rafraîchissements pour le petit-déjeuner à la carte au lieu des forfaits standard par personne. Comptez 0,5 viennoiserie et 1,25 boisson par personne pour un rendez-vous d'affaires, et un peu plus pour les groupes familiaux avec enfants.
Considérez les repas à l'assiette plutôt que les buffets
C'est un mythe qu'opter pour un repas sous forme de buffet permettra d'économiser de l'argent par rapport à une entrée servie. Cependant, si vous jetez un coup d'œil à la plupart des guides de restauration, vous verrez que ce n'est pas vrai. Les traiteurs doivent préparer plus de nourriture par personne pour les buffets, ce qui entraîne plus de déchets. De plus, même si les demandes de service à table sont plus faibles avec les buffets, les gérants d'étage ont toujours besoin d'un personnel complet pour mettre les tables et nettoyer les assiettes après le repas. L'essentiel est que une entrée simplement plaquée est la sélection la plus rentable des deux.
Limitez votre service de bar
Les bars ouverts peuvent être un succès auprès des participants, mais ils sont peut-être le coût le plus difficile à prévoir à l'avance. Si vous travaillez avec un budget serré, votre meilleure option est d'utiliser un système de tickets pour contrôler la consommation de boissons. Avec cela, vous donnez à chacun un invité un ou deux tickets de boisson à l'arrivée, payant essentiellement sa première tournée de boissons. Si un participant n'a plus de billets, il peut choisir d'acheter des boissons en espèces directement auprès du barman. C'est un système qui vous permet de traiter vos invités et de contrôler les coûts en même temps.
Maximisez chaque bouchée lors des réceptions
Les réceptions et les fonctions "à la bouchée" avec des amuse-gueules peuvent faire des ravages sur n'importe quel budget si l'on considère que la plupart des hôtels facturent plus de 3 $ pour chaque hors-d'œuvre. La ligne directrice standard est de servir trois à cinq pièces par personne pour une réception avant le dîner et de 10 à 15 pièces par personne pour les repas à la bouchée. Vous pouvez réduire ces chiffres en incorporant des trempettes avec du pain ou des frites et des collations comme le mélange Chex et les noix. La clé est de trouver des substituts de remplissage pour les morceaux d'apéritif à prix élevé. Les desserts comme les biscuits ou les brownies (coupés en deux) peuvent également compter pour vos besoins par invité, et ils sont relativement bon marché en comparaison.
Revoir le plan
En ce qui concerne la planification des portions, la meilleure façon d'économiser de l'argent est de revoir la raison d'être de chaque élément de votre menu. Ne vous contentez pas d'ajouter un article comme des tranches de fruits pour combler un besoin catégorique. Pensez à ce que vos invités vont réellement manger et commandez de manière appropriée. Faites un sondage auprès de vos employés sur les articles qui, selon eux, seront les plus populaires. Ce simple exercice, à lui seul, peut inspirer des modifications à votre menu.
