Vous n'avez pas besoin de chercher très loin pour trouver des articles d'experts sur la gestion du temps. Les gourous accomplis et autres experts dénoncent les réunions et vous suggèrent de les éviter, de les réduire ou de vous en passer souvent. laborieuses pertes de temps d'entreprise.
Néanmoins, parfois, nous devons juste nous rencontrer. Pendant les réunions, il existe des méthodes bien définies pour mener une réunion productive. Certaines techniques que vous pouvez utiliser tout en utilisant ces méthodes aideront vos réunions à devenir plus productives et plus fluides.
Éliminer les mises à jour « Faire le tour de la table »
Vous connaissez cette réunion. Regroupez dix-huit personnes dans une pièce, puis demandez à chaque personne de partager une mise à jour qui ressemble généralement à une tentative de justifier l'existence.
Les PDG et les hauts dirigeants sont connus pour organiser ces réunions, croyant naïvement que c'est un excellent moyen pour tout le monde d'entendre ce qui se passe dans l'entreprise. En réalité, les gens se déconnectent pour la plupart et se concentrent sur la planification de leur propre mise à jour que personne n'écoutera.
Vous pouvez à la place partager des nouvelles pertinentes, y compris des résultats financiers, de gros gains de clients ou des mises à jour sur des initiatives à l'échelle de l'organisation. En outre, étendez l'offre aux particuliers pour soulever des questions importantes.
Si quelque chose de remarquable et peu connu s'est produit, quelqu'un devrait le partager. Si un groupe a besoin de l'aide d'un autre groupe, faites-en la demande. Sinon, n'obligez pas tous les participants à partager.
Mises à jour via la technologie
Il n'est pas nécessaire de convoquer une réunion pour quelque chose que vous pouvez rechercher. Tirez parti des outils technologiques du jour pour vous assurer que vos équipes de travail maintiennent une mise à jour de statut actuelle et visible où tout le monde peut la voir en un clic de souris.
Si vous devez vous rencontrer, réduisez de moitié le temps de réunion prévu ou utilisez des approches agiles et organisez de courtes sessions « debout ». Soyez draconien sur les digressions et les distractions qui allongent ces séances. Concentrez-vous sur le partage de statut et demandez aux gens de résoudre les problèmes en dehors de ce forum.
Réunions de remue-méninges non structurées
Travaillez pour définir le sujet du brainstorming et partagez-le avec les invités avant la session. Recueillez leurs commentaires, consolidez-les et publiez-les ou partagez-les sans attribution aux idées. Utilisez la session en direct pour sauter et développer les idées soumises, en ajoutant à la liste.
Résistez à l'envie d'évaluer les idées dans cette session. Incorporez d'autres techniques qui minimisent les pressions de socialisation, telles que l'écriture cérébrale. Et surtout, consolidez les idées et créez un processus de type non-réunion pour les évaluer. Une fois qu'ils sont dûment évalués, archivez-les pour référence facile du groupe dans les sessions et situations futures.
Examens approfondis des opérations
Gardez les plongées approfondies et les examens d'entreprise privés et concentrez-vous sur le partage des indicateurs opérationnels clés, des problèmes et des opportunités. La réunion de groupe n'est ni le moment ni le lieu de déchirer une zone ou un individu sous-performant.
Organisez une réunion de suivi sur place, mais ne soumettez pas tout le monde à votre contre-interrogatoire visible sur cette question. Ne renoncez pas à la responsabilité de l'amélioration, mais éliminez la honte publique de vos réunions.
Supprimer la prise de décision spontanée
Étrangement, la salle de réunion est l'un des pires endroits pour décisions rapides. Soulever un problème pour la première fois et demander une décision met les gens dans l'embarras. Les décisions nécessitent généralement de l'information et de la préparation. Il se peut qu'ils n'aient pas les informations appropriées sous les yeux ou qu'ils n'aient pas été mis au courant de la situation.
Vous pouvez plutôt travailler avant les réunions de groupe pour engager les principales parties prenantes sur les problèmes et les options. Sollicitez leur contribution, offrez vos points de vue et travaillez pour négocier des intérêts communs. Utilisez le forum de rencontre pour valider les intérêts des parties prenantes et identifier leurs recommandations.
Bien que vous n'obteniez toujours pas la décision immédiate sans une ou deux étapes supplémentaires, vous aurez renforcé vos relations de travail avec votre travail de pré-session et gagné du temps dans le processus.
Dernières pensées
Les humains sont des créatures communautaires par nature. Bien qu'il existe une variété d'outils technologiques qui nous permettent de nous connecter sans être au même endroit, il est parfois utile d'être face à face.
Tirez parti de ce temps à bon escient et montrez votre respect pour les participants en produisant des réunions qui minimisent le temps investi et maximisent le partage d'informations de haute qualité dans un environnement non menaçant.
