Comme gestionnaires, nous passons trop de temps à essayer de faire plus de travail en moins de temps. Une réponse commune pour les professionnels surmenés à tous les niveaux est d'essayer d'effectuer plusieurs tâches en effectuant plusieurs activités en même temps. Le problème est que multitâche ne fonctionne pas.
Pourquoi le multitâche n'est pas l'approche la plus efficace
Par exemple, imaginez que lorsque vous vous brossez les dents le matin, vous commencez à penser à la ordre du jour pour une grande réunion plus tard dans la journée. Il ne faut pas beaucoup de puissance de traitement de votre cerveau pour vous brosser les dents, et vous pourrez peut-être vous concentrer sur l'agenda tout en gérant mécaniquement votre tâche de nettoyage des dents du matin.
Mais qu'en est-il de deux tâches qui demandent plus de capacité de votre cerveau? Vous parlez peut-être au téléphone pendant que vous préparez le petit-déjeuner. Vous pouvez effectuer les deux tâches correctement, mais le risque d'erreurs dues à des manques d'attention est grand.
Chunking comme alternative au multitâche
"Chunking" décrit le fonctionnement de l'utilisation de la mémoire humaine. Il est important de se souvenir de ce concept lorsque nous envisageons d'accomplir plusieurs tâches simultanément. En fait, nous passons de l'un à l'autre plutôt que de les faire en même temps (bien que, dans le cas du brossage des dents, il puisse sembler qu'ils soient simultanés).
Imaginez que vous êtes au téléphone lorsque quelqu'un entre dans votre bureau. Ils demandent votre avis ou une décision rapide sur un problème. Vous arrêtez brièvement d'écouter la personne au téléphone, scannez la note devant vous, griffonnez une réponse et reprenez l'appel téléphonique. Vous n'avez pas fait les deux activités (appel téléphonique et conversation en personne) en même temps.
Vous avez en fait effectué trois tâches successives: démarrer l'appel téléphonique, avoir la conversation en personne, puis reprendre l'appel téléphonique. Tout comme dans l'exemple du petit-déjeuner ci-dessus, vous auriez pu mieux faire les deux, et en moins de temps total, si vous les aviez faits l'un après l'autre plutôt qu'en même temps. La raison en est que lorsque vous commencez chaque tâche, vous devez vous concentrer dessus et commencer.
Le temps de démarrage inefficace du multitâche
Lorsque vous avez lancé l'appel téléphonique, vous deviez y réfléchir, trouver le numéro de téléphone et passer l'appel. Lorsque vous étiez interrompu, vous deviez comprendre ce que la personne attendait de vous pour pouvoir lui donner une décision. Enfin, lorsque vous avez repris l'appel téléphonique, vous deviez vous rappeler où vous l'aviez laissé. Vous auriez peut-être même dû dire, "Oups, désolé, quelqu'un est entré. Vous étiez en train de dire quoi?"
Plus vous effectuez de démarrages et d'arrêts au cours de la journée, plus vous avez de ces moments de démarrage chronophages. Ces moments sont des temps non productifs. Si vous avez un rapport quotidien à préparer, le moment de démarrage est probablement assez court par rapport à celui du rapport que vous ne faites que trimestriellement. Néanmoins, si vous préparez ce rapport et que vous êtes interrompu, vous disposez à chaque fois du même temps pour démarrer.
Disons, par exemple, que vous pouvez rédiger un rapport en 30 minutes sans aucune interruption. Cependant, cela peut prendre plusieurs heures si des tâches et des interruptions imprévues surviennent tout au long de la journée. Ce retard substantiel ne provient souvent pas tant des interruptions réelles que du temps nécessaire pour redémarrer le rapport encore et encore.
Pourquoi devriez-vous essayer le découpage
OK, parfois vous devez effectuer plusieurs tâches. Votre travail peut être opérationnel, alors quoi de mieux que le multitâche? Le découpage est meilleur pour productivité.
Le découpage est le concept qui consiste à diviser votre journée en plus gros morceaux au lieu de réagir à des interruptions constantes. Plus vous pouvez consacrer de temps à des tâches spécifiques, moins vous aurez de moments de démarrage et votre efficacité s'améliorera en conséquence. Puisque vous ne passerez pas autant de temps dans les moments de démarrage, vous aurez plus de temps et vous en ferez plus. En prime, puisque vous pourrez vous concentrer sur la seule tâche à accomplir, vous le ferez mieux.
En barre latérale, chefs de projet ont depuis longtemps compris la puissance de cette technique et ont créé leur propre version de "chunking" via le processus de structure de répartition du travail.
Comment démarrer avec Chunking au travail
Alors, comment pouvez-vous commencer à faire des gros morceaux?
- Commencez petit jusqu'à ce que vous en ayez la sensation. Choisissez une seule tâche, peut-être votre rapport hebdomadaire.
- Mettez de côté les 30 minutes que vous savez que cela prendra.
- Fermez votre porte ou placez une pancarte indiquant "Génie au travail" ou quelque chose comme ça, puis concentrez-vous sur le rapport et rien que le rapport.
- Ignorez le téléphone.
- Ne consultez pas vos e-mails.
- Rédigez simplement le rapport.
Essayez de faire la même chose avec les appels téléphoniques, les réunions d'employés et d'autres activités régulières. Concentrez-vous, fractionnez vos journées et après quelques semaines de pratique, vous vous sentirez et serez plus efficace.
L'essentiel
Ne perdez pas autant de temps à essayer d'effectuer plusieurs tâches. Au lieu de cela, faites-vous plus efficace et plus productif par tronçonnage. Bien que le terme soit maladroit, le concept est efficace.
Mis à jour par Art Petty
