La sauvegarde des données est cruciale pour protéger la continuité de votre entreprise. Si votre seule sauvegarde se trouve sur un seul ordinateur de bureau/portable ou appareil mobile et qu'elle est perdue ou volée, vos données professionnelles ont disparu. Et ayant copies papier des données de l'entreprise n'est pas une protection adéquate des données; que se passe-t-il si vos locaux commerciaux brûlent ou subissent de graves inondations? Une fois de plus, les données dont vous avez besoin pour mener à bien votre entreprise pourraient être irrémédiablement perdues.
Perte de données
Pour paraphraser Paul Simon, il existe 50 manières de perdre ses données:
- Une panne du disque dur d'un ordinateur de bureau ou d'un ordinateur portable ou des dommages à votre appareil mobile peuvent rendre vos données irrécupérables
- Votre ordinateur ou votre téléphone peut être volé - les cambriolages dans les entreprises sont courants et, selon les statistiques du FBI, 97 % des ordinateurs portables/de bureau volés ne sont jamais récupérés
- Les données peuvent être accidentellement supprimées (ou délibérément supprimées par un employé mécontent)
- Votre ordinateur peut être piraté par malware
- Vos comptes de stockage en ligne peuvent être piratés
- Une attaque de ransomware pourrait rendre vos fichiers inaccessibles jusqu'à ce que des frais substantiels soient payés
Un régime de sauvegarde des données est indispensable
Pour une protection adéquate des données, vous devez mettre en place un système de sauvegarde des données qui suit ces trois étapes:
- Sauvegardez régulièrement les données de l'entreprise
- Créez des sauvegardes sur des supports fiables ou dans le cloud
- Si vous utilisez des supports pour les sauvegardes, conservez les appareils dans un emplacement sécurisé hors site
La règle de base pour la protection des données d'entreprise est que si la perte des données interfère avec la conduite des affaires, sauvegardez-les. Les programmes logiciels de bureau peuvent être réinstallés si nécessaire, mais la récupération des détails des transactions ou de la correspondance commerciale est impossible si ces fichiers sont perdus ou endommagés au-delà de toute réparation.
Archivage de données vs sauvegarde de données
Les sauvegardes sont normalement des images périodiques à court terme de données à des fins de reprise après sinistre. L'archivage, quant à lui, désigne généralement le stockage à long terme de données qui ne sont plus utilisées régulièrement mais qui peuvent être restaurées en cas de besoin (par exemple, un projet terminé ou les données d'un ancien client).
Sauvegardez les données critiques de l'entreprise
Il y a deux étapes pour réussir la sauvegarde des données;
- Identifier les données critiques à sauvegarder
- Mettre en place des sauvegardes des données selon un calendrier régulier
Que doit contenir une sauvegarde de données? Tous les fichiers que vous avez créés et/ou modifiés doivent être régulièrement sauvegardés. Pour de nombreuses entreprises, cela inclut tout, des fichiers comptables aux e-mails.
De plus en plus d'applications métier sont disponibles via le cloud. Cependant, si vous utilisez des applications de bureau (non-navigateur), celles-ci peuvent être réinstallées à partir d'un support ou téléchargées, elles n'ont donc pas besoin d'être sauvegardées.
Stockage en ligne
L'utilisation de services de sauvegarde en ligne facilite la sauvegarde de vos données - ce qui n'est qu'une des raisons pour lesquelles le cloud computing est idéal pour les petites entreprises. Mais les services cloud peuvent toujours être vulnérables à la perte de données via le piratage ou le sabotage des employés (prenez le cas récent de l'American College of Education, basé à Indianapolis, qui, après le licenciement d'un employé des technologies de l'information a découvert qu'avant de partir, il avait changé les mots de passe administratifs des comptes en ligne, empêchant le collège d'accéder à leurs données). Ce n'est pas une mauvaise idée de faire des sauvegardes locales occasionnelles des données du cloud.
Sauvegardes de données locales
Si vous enregistrez vos données localement (par exemple, vous n'utilisez pas de stockage en nuage), vous pouvez simplifier vos sauvegardes en conservant tous les fichiers qui devront être archivés sur un seul lecteur de votre ordinateur. Par exemple, supposons que vous ayez besoin de sauvegarder des fichiers comptables, des documents de traitement de texte, des feuilles de calcul, des photos et des e-mails.
Mettre Simple Comptable, Microsoft Office (y compris Outlook) et Paintshop Pro sur un lecteur séparé ou dans un dossier séparé facilite l'archivage de tous les fichiers que vous avez créés ou modifiés à l'aide de ces programmes. Tout ce que vous avez à faire est de sauvegarder le lecteur ou le dossier. Une fois que vous avez sélectionné les données critiques à archiver, il vous suffit d'installer et d'utiliser un logiciel de sauvegarde pour archiver les données de votre entreprise selon un calendrier régulier.
Il est recommandé de sauvegarder vos données la nuit. Il existe de nombreux logiciels de sauvegarde disponibles qui vous permettent de définir un calendrier qui sauvegardera automatiquement vos données. Un logiciel de sauvegarde qui compresse et crypte également les fichiers économise de l'espace disque et augmente la sécurité des données.
Ne conservez vos sauvegardes de données sur site que si elles sont stockées dans un coffre-fort ignifuge et indestructible. Investir dans un lecteur de bande ou un disque dur externe et respecter méticuleusement une sauvegarde régulière des données la planification n'aidera pas si toutes vos copies de sauvegarde de données sont au même endroit et que cet endroit est frappé par catastrophe. Pour être vraiment sécurisées, vos sauvegardes doivent être stockées hors site. (La sauvegarde dans le cloud n'élimine pas totalement ce problème, mais est certainement meilleure que de nombreux emplacements physiques.)
Certaines entreprises conservent leurs sauvegardes de données dans des coffres-forts de banques. Les frais pour un coffre-fort sont déductibles d'impôt si vous avez besoin d'une incitation supplémentaire. D'autres propriétaires de petites entreprises conservent plusieurs copies de sauvegarde des données de leurs dossiers au domicile de différents amis ou membres de la famille. Peu importe où vous choisissez de les conserver, tant que le site que vous choisissez pour la sauvegarde des données hors site est sécurisé et que vous y avez régulièrement accès.
Services de sauvegarde en ligne
Pour une sécurité optimale, assurez-vous d'utiliser mots de passe forts, modifiez-les régulièrement et assurez-vous que les fichiers sauvegardés sont chiffrés (le stockage dans le cloud étant partagé, les fournisseurs de cloud chiffrent normalement les données des utilisateurs).
Clés USB (pouces)
Les clés USB augmentent constamment leur capacité et sont idéales pour les sauvegardes rapides de données. Bien qu'ils n'aient pas la capacité des disques durs externes, ils ont des taux de transfert de données rapides et sont très portables. Vous pouvez facilement sauvegarder des données sur une clé USB et les emporter hors site. Comme elles ne comportent aucune pièce mobile, les clés USB sont très fiables.
Disques durs externes
Pour les petites entreprises, l'achat et l'utilisation d'un disque dur externe pour les sauvegardes de données est la méthode recommandée. Les disques durs externes sont peu coûteux par rapport aux systèmes de lecteur de bande. Ils sont également faciles à utiliser; branchez simplement le disque dur dans le port USB de votre ordinateur. La plupart des disques durs externes sont livrés avec un logiciel de sauvegarde.
Stockage sur réseau local (LAN)
Si vous disposez d'un réseau local (LAN), vous pouvez également sauvegarder des fichiers sur un autre ordinateur ou serveur. Cependant, si la machine de sauvegarde réside au même endroit, elle peut être vulnérable au vol ou endommagée par un incendie ou une inondation. Pour éviter le vol, un serveur peut être installé dans une cage, une armoire ou un placard verrouillé.
Stockage sur bande
Si vous avez de grandes quantités de données à sauvegarder (ou souhaitez créer et conserver des archives de données complètes régulières pour un stockage à long terme), les sauvegardes sur bande sont la meilleure option. Ils sont très fiables et peuvent stocker des quantités massives de données.
Sauvegardez-le ou risquez de le perdre
Ne courez pas le risque de perdre vos données d'entreprise. La meilleure défense contre un tel désastre est une protection adéquate des données. En créant un système de sauvegarde qui comprend l'archivage et la sauvegarde de vos données d'entreprise régulièrement et correctement, vous vous assurerez que votre entreprise sera en mesure de résister à toute tempête à laquelle elle sera confrontée et de transporter sur. Rappelez-vous - vous ne pouvez jamais avoir trop de sauvegardes de données!
