Le courrier électronique est devenu si populaire que, dans certains cas, les gens l'utilisent plus souvent que le téléphone. Parce que le mot écrit peut si facilement être mal compris, la compréhension bonne étiquette de courrier électronique est essentiel dans le milieu des affaires.
Malheureusement, de nombreuses personnes ne comprennent pas comment utiliser le courrier électronique à leur avantage, et les avantages qu'il peut conférer à une entreprise sont souvent ignorés. Les règles d'étiquette des e-mails professionnels suivantes peuvent aider vos employés à composer des e-mails efficaces et efficients.
N'envoyez que des e-mails clairs et concis
La première règle d'une bonne étiquette de courrier électronique est d'éviter les e-mails interminables qui contiennent des informations superflues et des faits non pertinents. Tenez-vous en au sujet communiqué et utilisez le moins de mots possible. Si vous avez besoin d'une décision, demandez-la. Si vous avez besoin d'informations, demandez-les. Si vous voulez que quelqu'un fasse une action, demandez-le. Ne demandez pas à vos lecteurs pourquoi vous les contactez. Lorsque vous rédigez un e-mail, considérez-le comme une œuvre de non-fiction. N'en faites pas un mystère.
Utilisez toujours une ligne d'objet significative
Ne laissez jamais la ligne d'objet d'un e-mail vide. Une ligne d'objet vide peut faire marquer votre e-mail comme spam et il n'atteindra jamais sa destination. Les e-mails avec des lignes d'objet vides sont également souvent négligés, en particulier si le destinataire prévu reçoit généralement de nombreux e-mails un jour donné. Utilisez toujours une ligne d'objet qui reflète adéquatement le contenu de votre e-mail. Cela aidera vos destinataires à trier leurs e-mails plus efficacement et encouragera une réponse plus rapide à votre e-mail.
Évitez les e-mails au format extravagant
Envoyez des e-mails dans des formats professionnels. Évitez les polices et les images multicolores pour les arrière-plans. Ces accoutrements peuvent distraire le lecteur ou rendre le message difficile à lire. Toutes les images d'arrière-plan que vous ajoutez peuvent gonfler la taille du fichier de votre e-mail. Cela peut forcer les destinataires avec des connexions lentes à attendre un temps angoissant pour que votre message soit téléchargé. Toutes les images d'arrière-plan que vous ajoutez peuvent gonfler la taille du fichier de votre e-mail. Cela peut forcer les destinataires avec des connexions lentes à attendre très longtemps le téléchargement de votre message.
Si votre entreprise insiste pour que vous utilisiez un papier à lettres particulier pour projeter une apparence cohérente, profitez-en. Le logo de l'entreprise et la ligne de signature peuvent projeter une image professionnelle sur vos e-mails.
Envoyer des réponses en temps opportun
Ne faites pas attendre les gens pour des réponses opportunes à leur e-mail. Répondez rapidement avec un message clair et concis. Si vous avez besoin de plus de temps pour rechercher une réponse ou recueillir plus d'informations, indiquez à l'expéditeur de votre e-mail quand il peut s'attendre à une réponse.
Utiliser les outils de réponse d'absence du bureau
Si vous vous absentez du bureau et que vous ne parvenez pas à lire vos e-mails, utilisez l'outil d'absence du bureau du système de messagerie pour répondre automatiquement à toute personne qui essaie de vous contacter. Assurez-vous que votre réponse automatique permet aux expéditeurs de savoir quand ils peuvent s'attendre à recevoir une réponse.
Ne pleurez pas le loup avec des drapeaux de haute priorité
La plupart des systèmes de messagerie vous permettent de marquer un e-mail comme "Haute priorité" ou "Rush". N'en faites pas votre indicateur d'e-mail par défaut. Utilisez-le avec parcimonie, sinon vos destinataires ignoreront l'indicateur de priorité. Lorsque vous envoyez enfin un e-mail vraiment important, il n'obtiendra pas l'attention qu'il mérite.
Considérez si "Répondre à tous" est nécessaire
Ne cliquez pas instinctivement sur le bouton "Répondre à tous" pour chaque e-mail ayant plusieurs expéditeurs ou destinataires. Considérez le sujet et décidez qui doit lire votre réponse. Répondre continuellement à tout le monde inutilement vous conférera rapidement une réputation de « spammeur commercial », et les gens pourraient commencer à ignorer complètement vos e-mails.
Comptes de messagerie professionnels et personnels séparés
À moins qu'il ne s'agisse d'une urgence, n'utilisez jamais votre courriel professionnel pour la correspondance personnelle. Même si vous possédez votre propre entreprise, c'est une bonne idée d'avoir deux comptes de messagerie distincts. Cela vous permettra de hiérarchiser vos e-mails et de garder les messages personnels sans rapport hors du réseau de l'entreprise.
Utiliser des noms de compte de messagerie professionnels
Utilisez votre propre nom dans le cadre de toute adresse e-mail professionnelle. Par exemple [email protected] ou [email protected]. Évitez les surnoms, pseudonymes, surnoms ou références obscures. Par exemple, n'utilisez pas [email protected] ou [email protected].
L'e-mail est-il le meilleur pour cette réponse?
N'utilisez pas le courrier électronique comme seul outil de communication. Tous les messages ne sont pas adaptés au courrier électronique, et il y aura des moments où un bref appel téléphonique ou une brève visite au bureau peut être un moyen plus efficace de transmettre un message. Se rencontrer ou parler au téléphone peut introduire un élément humain dans les interactions, ce qui peut rendre tout la différence lorsque vous essayez d'expliquer quelque chose, ou que vous voulez persuader quelqu'un de prendre une action.
Soyez sensible et accessible
N'utilisez jamais le courrier électronique pour mettre fin à une relation ou à un contrat. Dans la correspondance commerciale professionnelle, incluez toujours une ligne de signature qui offre d'autres moyens de vous contacter. Par exemple, vous pouvez inclure vos numéros de bureau, de fax et de téléphone mobile, ainsi que l'adresse postale de votre bureau.
Évitez d'envoyer des pièces jointes massives par e-mail
Vous ne savez jamais comment ni où votre destinataire accédera à son courrier électronique. Les appareils mobiles peuvent commencer à télécharger le fichier avant de demander à l'utilisateur de confirmer le téléchargement. Cela peut prendre beaucoup de temps et consommer de la bande passante que le destinataire doit payer. Gardez la taille combinée des pièces jointes inférieure à 50 Mo.
Si vous devez envoyer un fichier volumineux, contactez d'abord les destinataires et demandez-leur comment ils souhaitent recevoir le fichier. Vous utilisez également un service de transfert de fichiers pour envoyer le fichier.
Réfléchissez avant d'envoyer cet e-mail
Enfin, prenez un moment et réfléchissez à ce que vous avez écrit avant d'appuyer sur le bouton "envoyer". Est-ce quelque chose qui ne devrait pas être envoyé dans un e-mail? Est-ce de nature personnelle et n'est-il pas approprié d'utiliser le système de messagerie de l'entreprise? Avez-vous écrit l'e-mail en colère et inclus des passages que vous pourriez bien regretter plus tard? Si c'est le cas, appuyez sur le bouton "supprimer".
