Le suivi des déclarations et des paiements des charges sociales nécessite une attention particulière aux détails. La mise en place d'un calendrier annuel des charges sociales peut vous aider à éviter les amendes et les pénalités et vous garder sur la bonne voie.
Même si vous avez un CPA ou un service de comptabilité qui s'occupe de vos charges sociales, vous devez savoir quand ces taxes et rapports sont dus.
Qu'est-ce qui est inclus dans les charges sociales?
Les charges sociales comprennent ces rapports et paiements, basés sur les montants des salaires des employés:
- Impôts fédéraux sur le revenu
- Impôts FICA (impôts sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie)
- Impôts fédéraux sur le chômage
Les impôts fédéraux sur le revenu et les taxes FICA sont parfois appelés «impôts 941», car ils sont inclus dans le formulaire IRS 941, le rapport trimestriel sur les salaires et les impôts.
Les impôts sur le revenu de l'État sont également retenus sur le salaire des employés et signalés à votre État, si votre État a des impôts sur le revenu.
Charges sociales pour les entrepreneurs indépendants
Si vous payez des non-employés, vous n'êtes pas tenu de retenir des impôts sur le revenu ou des impôts FICA sur les paiements que vous leur versez.
Vous êtes tenu de remplir un rapport annuel pour les entrepreneurs et de le déposer auprès de l'IRS.
Quand effectuer des dépôts de charges sociales fédérales
Avant de commencer à utiliser ce calendrier, vous devrez déterminer quel calendrier de dépôt des charges sociales s'applique à votre entreprise pour les taxes 941. Le calendrier de dépôt que vous devez utiliser dépend de la taille de votre masse salariale.
Bi-hebdomadaire
Si vous avez une masse salariale importante, vous devez effectuer des dépôts de cotisations sociales deux fois par semaine (deux fois par semaine).
Si cette date est un week-end ou un jour férié, la date d'échéance est le jour ouvrable suivant. Ainsi, si la fin du mois tombe un samedi, la date d'échéance est le lundi suivant.
En savoir plus sur la règle de dépôt bihebdomadaire pour voir si vous devez effectuer ces paiements.
Mensuel
Les dépôts de charges sociales doivent être effectués au plus tard le 15 de chaque mois pour le mois précédent, sauf si la règle de la demi-hebdomadaire s'applique. (Voir au dessus.)
Trimestriel
Les déclarations trimestrielles de charges sociales sur le formulaire 941 sont dues à la fin du mois après la fin de chaque trimestre. Si vous avez effectué tous les dépôts de charges sociales à temps et en totalité, vous avez jusqu'au 10 du mois suivant pour soumettre le formulaire 941.
Les dépôts d'impôt fédéral sur le chômage sont dus à la fin du mois suivant chaque trimestre si l'impôt à payer de votre entreprise dépasse 500 $.
Annuel
Les déclarations annuelles de salaire et d'impôt aux employés (sur le formulaire W-2) et aux travailleurs contractuels (sur le formulaire 1099-MISC et le formulaire 1099-NEC) sont dues à la fin janvier pour l'année précédente.
Le rapport d'impôt fédéral sur le chômage sur le formulaire 940 et le dépôt d'impôt sont dus d'ici la fin janvier pour l'année précédente. Si tous les dépôts fiscaux ont été effectués intégralement et dans les délais, la date limite est le 10 du mois suivant.
Les transmissions à la sécurité sociale sur le formulaire W-3 (avec tous les W-2) et sur le formulaire 1096 (avec tous les 1099) sont dues au début du mois de février pour l'année précédente.
Utiliser EFTPS pour les dépôts de paie
Les dépôts des charges sociales doivent être effectués à l'aide du système électronique de paiement de l'impôt fédéral (EFTPS). Les coupons de dépôt (formulaire 8109) ne sont plus acceptés par l'IRS.
Dates générales d'échéance des charges sociales (varie selon l'année)
Le calendrier de paiement et de déclaration d'impôt ci-dessous concerne les charges sociales fédérales. Consultez l'autorité fiscale de votre état (ministère du revenu ou autre) pour connaître les exigences nationales et locales en matière de charges sociales. Les dates d'échéance des paiements bihebdomadaires pour les taxes 941 ne sont pas incluses dans cette annexe.
Ces dates d'échéance sont fixées par l'IRS, mais elles peuvent changer au cours d'une année donnée. Si une date d'échéance tombe un week-end ou un jour férié, le rapport ou le dépôt est dû le jour ouvrable suivant. Donc, si un rapport est dû le 15 janvier, et c'est un samedi, le rapport est dû le 17 janvier. Consultez ce calendrier fiscal des entreprises pour connaître les dates d'échéance précises des impôts sur le revenu et des charges sociales pour l'année d'imposition en cours.
Janvier
15 janvier: faites un dépôt mensuel des charges sociales pour décembre (si vous payez mensuellement).
31 janvier: Dépôt de l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA) dû jusqu'en décembre si 500 $ ou plus.
31 janvier: Fournissez aux employés les rapports sur les salaires et les impôts de l'année précédente (formulaire W-2 pour les employés.
31 janvier: déposer le rapport trimestriel sur les salaires et les impôts sur le formulaire 941 pour le trimestre se terminant le 31 décembre.
31 janvier: déposer le rapport annuel sur la taxe de chômage sur le formulaire 940 pour l'année précédente.
Février
1er février: Soumettez les formulaires de transmission des employés de fin d'année (formulaire W-3) à l'administration de la sécurité sociale, ainsi que tous les formulaires W-2.
15 février: effectuez un dépôt mensuel de cotisations sociales pour janvier (si vous payez mensuellement).
Mars
15 mars: effectuez un dépôt mensuel des charges sociales pour février (si vous payez mensuellement).
Avril
15 avril: Faites un dépôt mensuel des charges sociales pour le mois de mars (si vous payez mensuellement).
30 avril: dépôt de l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA) dû jusqu'en mars, si 500 $ ou plus.
30 avril: déposer le rapport trimestriel sur les salaires et les impôts sur le formulaire 941 pour le trimestre se terminant le 31 mars.
Si votre entreprise est au Texas ou dans une autre région où la FEMA a émis un déclaration de catastrophe en raison des tempêtes hivernales de 2021, l'IRS a prolongé les délais de dépôt et de paiement des charges sociales trimestrielles qui seraient dues le 30 avril 2021. Vous avez maintenant jusqu'au 15 juin 2021 pour déclarer et payer ces taxes. L'IRS a prolongé le délai de déclaration de revenus pour les particuliers, y compris les personnes qui paient l'impôt sur le travail indépendant, non situé dans ces États, mais cette extension ne s'applique pas aux entreprises charges sociales.
Peut
15 mai: Faites un dépôt mensuel des charges sociales pour avril (si vous payez mensuellement).
Juin
15 juin: Faites un dépôt mensuel des charges sociales pour le mois de mai (si vous payez mensuellement).
Juillet
15 juillet: effectuez un dépôt mensuel des charges sociales pour le mois de juin (si vous payez mensuellement).
31 juillet: Dépôt de l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA) dû jusqu'en juin si 500 $ ou plus.
31 juillet: déposer le rapport trimestriel sur les salaires et les impôts sur le formulaire 941 pour le trimestre se terminant le 30 juin.
Août
15 août: Faites un dépôt mensuel des charges sociales pour juillet (si vous payez mensuellement).
Septembre
15 septembre: effectuez un dépôt mensuel de cotisations sociales pour le mois d'août (si vous payez mensuellement).
Octobre
15 octobre: effectuez un dépôt mensuel de cotisations sociales pour septembre (si vous payez mensuellement).
31 octobre: dépôt de l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA) dû jusqu'en septembre si 500 $ ou plus.
31 octobre: déposer le rapport trimestriel sur les salaires et les impôts sur le formulaire 941 pour le trimestre se terminant le 30 septembre.
Novembre
15 novembre: Faites un dépôt mensuel des charges sociales pour octobre (si vous payez mensuellement).
Décembre
15 décembre: effectuez un dépôt mensuel des charges sociales pour novembre (si vous payez mensuellement).
Vous pouvez également consulter ce calendrier mensuel des impôts des entreprises. qui comprend les dates d'échéance du paiement de l'impôt sur le revenu des entreprises.
