Lorsque quelqu'un décide d'ouvrir un restaurant, en particulier pour la première fois, il est généralement motivé par une passion pour la nourriture associée à un dévouement à l'hospitalité. Cependant, si être un bon chef et avoir une personnalité gagnante sont deux ingrédients clés, ce ne sont pas les seuls. Si une petite entreprise échoue, c'est souvent au cours de sa première année et généralement à cause de mauvaises décisions et pratiques commerciales. Lorsque vous démarrez un restaurant, la mise en place d'un bon système comptable est primordiale pour donner à votre entreprise les meilleures chances de survie.
Le développement d'un système de comptabilité pour un restaurant est similaire à la mise en place d'un système de comptabilité pour toute petite entreprise, mais il existe des différences importantes à prendre en compte. Les restaurants ont des marges bénéficiaires minces, il est donc essentiel de garder le contrôle de leurs indicateurs de performance clés (KPI).
Comment fonctionne un système de comptabilité de restaurant
Votre système comptable suivra toutes les transactions financières du restaurant, préparera des rapports basés sur ces transactions financières transactions, rassembler les informations appropriées pour les taxes et résumer les informations pour vous dans un format que vous pouvez comprendre.
En utilisant ces informations, vous pouvez prendre les décisions financières pour votre restaurant qui minimiseront vos dépenses, maximiseront vos profits et garderont vos clients satisfaits. Sans système de comptabilité de restaurant, tout cela serait un fouillis et vous n'auriez pas les informations à votre disposition pour vous aider à prendre les meilleures décisions.
Suivez ces étapes pour mettre en place un système de comptabilité de restaurant de base.
Étapes pour mettre en œuvre un système de comptabilité de restaurant
Engagez un comptable ou un comptable
À moins que vous ne soyez comptable ou comptable en plus d'être chef ou propriétaire de restaurant, vous aurez besoin d'aide pour mettre en place un système de comptabilité de restaurant. Même les plus petits cafés doivent tenir des registres financiers afin de pouvoir déclarer leurs impôts et prendre de bonnes décisions pour maintenir l'entreprise à flot.
Vous devriez envisager d'embaucher un comptable interne et d'externaliser les services de comptabilité.
Il y a une différence entre la comptabilité et la comptabilité. La comptabilité est le processus d'enregistrement des transactions financières et d'organisation des reçus et autres documents. La comptabilité, quant à elle, consiste à analyser les informations fournies par le comptable et à élaborer des rapports pour rendre les chiffres compréhensibles à une personne non orientée vers les affaires. Une autre option consiste à faire la comptabilité vous-même et à ne retenir qu'un comptable. C'est un plus si vous pouvez embaucher un comptable et un comptable familier avec l'industrie hôtelière.
Choisissez un logiciel de comptabilité
Il existe un certain nombre de robustes progiciels de comptabilité de restaurant. Vous voulez en choisir un qui est facile à apprendre et à utiliser, mais qui offre de solides fonctionnalités de reporting et d'analyse financière. Vous devez envisager un logiciel qui génère des états de profits et pertes (revenus) et d'autres états financiers. Le logiciel doit également disposer de fonctionnalités de gestion des stocks et doit s'intégrer au logiciel de paie si vous effectuez la paie en interne.
Les autres fonctionnalités importantes sont la facturation, la gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs, la planification des employés et la planification des menus, pour n'en nommer que quelques-unes.
La complexité de votre restaurant et de ses offres devrait aider à dicter le logiciel que vous achetez. Votre comptable ou comptable peut vous conseiller sur le progiciel à choisir.
La paie des restaurants est compliquée avec des salaires différents, des pourboires et des horaires de travail variables. C'est souvent une bonne idée de confiez votre paie à votre comptable ou à un service de paie. Si vous effectuez la paie en interne, vous devez choisir logiciel de paie. Il en va de même pour la planification et la préparation des déclarations de revenus.
Sélectionnez votre méthode comptable
Vous avez des décisions à prendre qui vont de pair avec le choix de votre logiciel comptable. Tout d'abord, vous devez décider si vous utilisez une comptabilité en partie simple ou en partie double pour organiser vos livres. Étant donné que l'industrie de la restauration implique la tenue d'inventaires, une comptabilité en partie double est généralement recommandée.
Vous devez également décider d'utiliser la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice. La comptabilité d'exercice vous donne une image financière plus précise puisqu'elle enregistre les revenus et les dépenses dès que les transactions ont lieu.
Choisissez un système de point de vente (POS) pour la gestion de trésorerie
Un point de vente (POS) est l'endroit où un client paie son repas et tout autre produit ou service qu'il a acheté dans un restaurant. Les restaurants ont besoin de fonctionnalités particulières dans leur Logiciel de point de vente, comme le suivi des ventes. Certains packages POS peuvent aider à la préparation des menus et à la gestion du temps des employés. Les restaurants ont également besoin d'un logiciel de point de vente doté de solides fonctions de gestion des stocks, à la fois pour la réception et le back-office. Le logiciel peut même aider à préparer la paie.
Le système de point de vente d'un restaurant devrait avoir un clavier à la caisse en raison du volume de transactions par carte de crédit. Les clients peuvent ensuite utiliser leurs cartes de crédit pour effectuer une transaction sans contact.
Compiler le plan comptable du restaurant
Le plan comptable est une liste des cinq catégories de comptes qui composent le compte de résultat et le bilan. Ces comptes sont les actifs, les passifs, les capitaux propres, les revenus et les dépenses. L'argent entre et sort de ces comptes dans le cours normal des affaires. Lorsque vous dépensez ou gagnez de l'argent, vous débitez et créditez ces comptes de manière appropriée conformément aux principes comptables.
Chacun de ces comptes aura des sous-comptes spécifiques à l'industrie. Par exemple, un plan comptable pour un restaurant sera différent d'un plan comptable pour d'autres types d'entreprises. Voir l'exemple ci-dessous:
Si vous investissez dans un logiciel de comptabilité pour restaurants, cela vous aidera à mettre en place un plan comptable approprié pour votre restaurant.
Comment suivre le flux de fonds du restaurant
Il existe des comptes spécifiques dans un plan comptable qui sont particulièrement importants pour les restaurants. Gardez un œil attentif sur les éléments suivants:
Paie
Le compte le plus problématique dans les restaurants est peut-être celui de la paie. Les travailleurs de la restauration peuvent être à la fois des travailleurs à temps plein et à temps partiel à des taux de rémunération différents. Il est conseillé d'externaliser vos services de paie ou, au moins, d'utiliser un logiciel de paie spécifique pour cette tâche.
Inventaire
Dans un restaurant, votre inventaire se composera de deux grandes catégories: la nourriture et les fournitures. Suivez votre inventaire afin de ne pas en avoir trop, ce qui finira par être un gaspillage, ou trop peu, ce qui nuira à vos ventes. Vous souhaitez maintenir votre inventaire quotidien moyen aussi bas que possible sans provoquer de pénurie. Votre logiciel de point de vente est inestimable pour vous aider à suivre votre inventaire.
Comptes à payer
Les comptes fournisseurs correspondent à ce que vous devez à vos fournisseurs et figurent sur votre bilan. Lorsque vous recevez une facture, saisissez-la dans votre logiciel de comptabilité. De cette façon, vous ne serez pas en retard pour payer vos factures. Une bonne relation avec vos fournisseurs et vendeurs aidera votre entreprise à bien fonctionner.
Des flux de trésorerie
Gardez une trace de combien d'argent entre et sort de votre entreprise. Il est utile de connaître votre flux de trésorerie sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle et trimestrielle. L'élaboration d'un budget de trésorerie et d'un état des flux de trésorerie vous aidera à suivre votre flux de trésorerie.
Ventes
Il est important pour un propriétaire de restaurant de savoir quelle part de vos ventes provient de la nourriture et quelle part des boissons. Vous pouvez ensuite décomposer cela en repas sur place, en repas à emporter et même en différents éléments de menu en utilisant votre logiciel de comptabilité.
Coût des marchandises vendues
Le coût des marchandises vendues (COGS) dans un restaurant comprend tous les aliments et fournitures utilisés pour fabriquer les articles de votre menu. Vous devez distinguer le COGS des autres coûts d'exploitation d'une entreprise, tels que le loyer et les services publics ou les coûts d'occupation. Le plan comptable d'un restaurant répertorie tous les coûts d'occupation en tant que dépenses, tandis que la nourriture et les fournitures sont répertoriées sous COGS.
Quels rapports sont importants pour la comptabilité des restaurants
Il existe des rapports spécifiques à la comptabilité des restaurants et d'autres rapports que toutes les petites entreprises devraient conserver à la fois pour les impôts et à des fins de responsabilité. Les rapports spécifiques au restaurant délimitent vos KPI. Ces rapports peuvent généralement être générés par le logiciel de comptabilité du restaurant et le logiciel POS::
- Rapport quotidien des ventes: Ce rapport vous permet de comparer vos ventes d'une semaine à l'autre ou d'un mois à l'autre afin de voir comment se porte votre restaurant avant de déduire les dépenses.
- Coûts de la nourriture: Vous devez voir combien coûte la nourriture par rapport au revenu total généré par la vente de produits alimentaires. Votre système de point de vente fournit ces chiffres.
- Coûts d'occupation: Ces coûts, comme le loyer et les services publics, sont vos frais généraux et ne changent pas beaucoup.
- Coûts principaux: ce rapport compare vos coûts de main-d'œuvre plus le COGS à vos revenus. Habituellement, les coûts de main-d'œuvre, qui comprennent la masse salariale ainsi que les avantages sociaux, représentent environ 30 % du chiffre d'affaires. Le prix de revient dans un restaurant constitue l'essentiel de vos dépenses. Gardez un œil attentif sur le coût de base, car c'est là que vous pouvez économiser le plus d'argent.
- Dépenses d'exploitation: Ces dépenses sont tout ce qui n'est pas couvert par le coût de revient et les dépenses d'occupation, comme par exemple les dépenses de marketing et de publicité.
Voici les rapports que chaque petite entreprise devrait conserver:
- Releve de revenue: Le compte de résultat est votre compte de profits et pertes. Il montrera vos dépenses sur une période de temps comme un mois ou un trimestre. Le compte de résultat répertorie vos revenus par rapport à vos dépenses.
- Bilan: Le bilan montre ce que l'entreprise possède (actif) et ce qu'elle doit (passif), ainsi que les capitaux propres. Si vous devez plus que ce que vous possédez, vous devriez prendre des mesures pour augmenter vos revenus et réduire votre endettement.
- État des flux de trésorerie: L'état des flux de trésorerie montre les entrées et les sorties de trésorerie au sein de votre entreprise. C'est un outil inestimable pour suivre vos besoins de trésorerie.
