L'examen des documents est souvent l'étape la plus laborieuse et la plus coûteuse de la processus de litige, le processus de découverte électronique, et le modèle de référence de découverte électronique (EDRM). Au cours de cette phase, chaque page de données d'une collection est examinée et analysée pour déterminer quels documents doivent être retenus de la production à l'avocat adverse.
Qui effectue l'examen des documents
Souvent, les examinateurs de documents sont des avocats qui comprennent les questions juridiques et factuelles du litige et peuvent prendre les décisions nécessaires quant au privilège et à la réactivité. Pour minimiser les coûts, des équipes d'avocats contractuels ou de parajuristes sont souvent employées.
Le processus d'examen comprend souvent plusieurs étapes. L'équipe juridique peut procéder à un examen de première passe pour analyser la pertinence des documents et les coder ou les marquer pour un sujet pertinent. Personnel de soutien au contentieux puis chargez les données codées dans une base de données consultable qui permet aux équipes de contentieux de localiser facilement les documents clés à chaque phase du processus de contentieux.
Raisons pour lesquelles des documents pourraient être retenus
Une fois les informations traitées, l'équipe juridique procède à un deuxième examen plus détaillé pour déterminer quels documents ne doivent pas être produits. Les documents peuvent être retenus pour plusieurs raisons, notamment:
Pertinence
L'information est-elle pertinente par rapport aux enjeux de l'affaire? S'il n'est pas pertinent pour les faits et les questions de la réclamation, du procès ou de l'enquête, il n'est pas nécessaire de le produire aux parties adverses.
Réactivité
Les informations répondent-elles aux demandes de découverte des parties adverses ou aux demandes d'enquête des organismes de réglementation? Si oui, à quelle demande de production l'information répond-elle? Les réviseurs de documents peuvent également baliser les documents « chauds » (ceux qui contiennent des informations cruciales pour le cas et sont particulièrement réactifs) pendant la phase de révision des documents.
Privilège
Les informations sont-elles soumises au secret professionnel de l'avocat, à la doctrine du produit du travail de l'avocat et/ou à des règles de confidentialité et à des lois sur la protection de la vie privée? Si tel est le cas, il est également retenu de la production.
Confidentialité
Si le document est confidentiel, il doit être exclu de la production. Par exemple, si un document traite d'un secret de commerce, comme la recette d'une tablette de chocolat signature d'un fabricant de bonbons, l'équipe juridique n'est pas obligée de la remettre aux parties adverses. L'examinateur de documents analysera le document pour déterminer s'il contient des informations confidentielles. Si c'est le cas, l'examinateur déterminera si certaines parties de ce document doivent être expurgées pour protéger le produit du travail confidentiel du client ou si le document doit être exclu de la production tout à fait.
Dans le cadre du processus d'examen des documents, l'équipe d'examen peut identifier les documents qui doivent être entièrement ou partiellement expurgé ou marqué comme confidentiel pour protéger le contenu de ces documents contre divulgation. L'équipe peut également préparer des journaux de privilèges et/ou de rédaction pour suivre ces informations.
Outre l'examen de la pertinence, de la réactivité, du privilège et de la confidentialité, l'équipe d'examen peut également analyser les informations pour relier des documents clés à des faits allégués ou à des questions juridiques clés dans le cas. Les examinateurs de documents peuvent également tenter de relier des documents clés à des acteurs clés qui peuvent témoigner au sujet des documents ou identifier d'autres informations subjectives.
Objectif de l'examen des documents
Sur la base de l'examen et de l'analyse des documents de la collection, l'équipe juridique peut commencer à acquérir une plus grande comprendre les questions factuelles d'une affaire, formuler des théories juridiques et identifier les principaux témoins à déposer ou à appeler au procès.
Grâce à l'abattage, à la recherche par mot-clé, à l'examen premier passé et à d'autres techniques pour réduire le volume de l'ensemble de données, le les documents finalement examinés par l'équipe juridique ne représentent généralement qu'une petite fraction de l'original collection. Pour réduire davantage les dépenses, un nombre croissant de technologies qui automatisent le processus d'examen sont diffusées sur le marché.
