Comment élaborer un ordre du jour de réunion efficace

Un ordre du jour de réunion est une liste d'éléments que les participants espèrent accomplir lors d'une réunion. L'ordre du jour doit être distribué avant une réunion, au moins 24 heures à l'avance afin que les participants aient la possibilité de se préparer pour la réunion. De préférence, si possible, l'ordre du jour doit être disponible plusieurs jours avant la réunion. Plus vos collègues disposent de temps pour se préparer à une réunion, plus ils seront prêts à y participer efficacement.

Élaboration d'un ordre du jour de réunion

La première étape de l'élaboration d'un ordre du jour consiste à déterminer si d'autres employés sont nécessaires pour vous aider à planifier la réunion. Ensuite, décidez ce que vous espérez accomplir en organisant la réunion et établissez des les objectifs de votre réunion. Les objectifs que vous vous fixez établiront le cadre d'un plan de réunion efficace. Assurez-vous que vous n'avez pas planifié plus que ce qui est raisonnablement réalisable dans le délai de votre réunion.

Comme Stephen Covey l'a dit dans "Les 7 habitudes des personnes très efficaces", "Commencez par la fin en tête." L'objet de votre réunion déterminera l'objet de la réunion, l'ordre du jour de la réunion et la réunion participants.

Décisions à prendre

Après avoir déterminé votre objectif global, vous ou votre équipe devez prendre certaines décisions. En plus du but ou de l'objectif de la réunion, incluez également à votre ordre du jour:

• Une date, une heure et un lieu pour la réunion
• Participants nécessaires à la réunion
• Éléments à discuter
• Le temps dont vous prévoyez que le groupe aura besoin pour discuter de chaque élément
• Pré-travail pour la réunion. Cela comprendra toute lecture, Documentation, des données, des comptes rendus d'une réunion précédente ou toute autre préparation qui fera de votre réunion une réussite. Les documents pertinents doivent être joints à l'avis de réunion et à l'ordre du jour lorsque vous les distribuez aux participants invités.

Identification des participants

Une fois que vous avez décidé qu'une réunion est nécessaire pour atteindre votre objectif, vous devez établir une liste de participants. Tous les employés ne peuvent ou ne doivent pas participer à toutes les réunions, mais inviter les bons participants augmentera vos chances de succès. Déterminez vos participants en vous posant quelques questions:

• Qui doit être propriétaire de la solution développée par le groupe ?
• À qui appartient le processus dont le groupe discute ?
• Qui a besoin de connaître les informations que vous diffusez ?
• Qui peut fournir des données et des faits pour guider la prise de décision ?
• Qui a de l'expérience ou de l'expertise à partager avec le groupe ?
• Qui doit soutenir la mise en œuvre de toute solution ou tâche ?
• Qui doit fournir la permission ou les ressources pour atteindre le résultat de la réunion ?
• Qui pourrait s'opposer à la mise en œuvre de toute solution ou orientation?

Ordres du jour des réunions régulières

Toutes les réunions n'ont pas besoin d'un ordre du jour développé sur mesure. La plupart des employés organisent régulièrement des réunions pour leurs départements ou groupes de travail. Vous avez également des équipes et des projets auxquels vous participez.

Éléments d'information

Écrivez tous les points de l'ordre du jour qui sont informatifs pour chaque réunion. Par exemple, le responsable informe le groupe des résultats de la réunion de la haute direction.

Éléments d'action

Mettez à l'ordre du jour tous les points que vous pensez que le groupe voudra revoir à chaque réunion régulière. Par exemple, la performance par rapport au budget pour la période et l'identification des économies de coûts et des améliorations continues que le groupe prévoit de réaliser.

Planification anticipée

Mettez à l'ordre du jour tous les points que le groupe souhaite planifier ou préparer à l'avance. Par exemple, les objectifs à court terme pour le mois prochain ou le besoin d'aide d'un collègue pour les missions à venir.

Si vous suivez ces directives lorsque vous élaborez l'ordre du jour de votre réunion, vous augmentez la probabilité que votre réunion soit plus productive.

Quoi inclure dans l'ordre du jour de votre réunion

Un ordre du jour pour une réunion planifiée régulièrement peut aider à produire les résultats que vous recherchez en incluant certains éléments de base:

• Échauffement et salutations. Envisagez un bref brise-glace selon la fréquence à laquelle le groupe se réunit. Même dans une réunion en ligne, les participants peuvent être bien desservi par un brise-glace.
• Passez en revue l'objectif, l'ordre du jour, les résultats attendus et le produit de la réunion.
• Examinez, corrigez (si nécessaire) et approuvez le procès-verbal de la réunion précédente.
• Fournissez les informations appropriées sur le service et l'entreprise dont l'équipe a besoin.
• Passez en revue les progrès des éléments d'action, des plans d'action et des engagements. Passez en revue les progrès du groupe par rapport aux objectifs.
• Discutez et prenez des décisions sur les points à l'ordre du jour de cette réunion.
• Identifiez les prochaines étapes.
• Identifiez le but, le résultat et l'ordre du jour de la prochaine réunion.
• À la fin de la réunion, le preneur de notes doit passer en revue les engagements pris par les personnes lors de la réunion.
• Identifiez toute assistance nécessaire de la part de personnes ne faisant pas partie du groupe et demandez aux participants de prendre contact.
• Déterminez qui, en dehors de la réunion, les participants ont besoin de savoir quoi et décidez comment vous allez accomplir la communication.
• Distribuez le procès-verbal dans les 24 heures suivant la réunion ou immédiatement si le preneur de notes les a pris par voie électronique.