Les chefs de projet expérimentés et ceux qui travaillent dans de grandes entreprises disposeront de logiciels et de comptables pour les aider à établir les budgets des projets. Mais que se passe-t-il si vous ne le faites pas? Si vous regardez une feuille de calcul vierge ou un e-mail de votre sponsor de projet vous demandant de mettre en place les finances du projet, cet article est pour vous.
Nous examinerons les cinq choses que vous devez faire pour créer un budget de projet de base.
Utilisez votre liste de tâches
Tout d'abord, prenez votre liste de tâches de projet. Vous pouvez également avoir une structure de répartition du travail, et si vous en avez une, il est préférable de l'utiliser. Mais une liste de tâches fera l'affaire tant qu'elle couvre de manière exhaustive tout ce que vous devez faire sur le projet.
Si vous n'avez pas de liste de tâches, il est temps d'en créer une. Notez tout ce que vous avez à faire et les choses que vous devez construire, fabriquer ou terminer avant que le projet puisse être terminé. Il n'est pas nécessaire qu'il soit dans un ordre particulier, mais il doit tout inclure.
Enfin, dans cette étape, réfléchissez à des idées avec votre équipe de projet, car il y a forcément quelque chose que vous avez oublié. Plusieurs têtes valent mieux qu'une!
Estimer chaque composant
Maintenant, parcourez votre liste et calculez le prix de chaque article. Par exemple, une tâche qui dit "organiser des réunions pour discuter des besoins" peut impliquer la recherche et l'embauche, la réservation des salles de réunion ou l'achat des ressources dont vous avez besoin comme un projecteur ou des stylos de tableau de conférence. Il y a un coût à cela, alors demandez des devis pour la location de votre salle et les autres équipements et notez-le.
Faites cela pour tout sur la liste des tâches, de sorte que vous vous retrouvez avec un prix pour chaque élément. Certaines tâches de projet peuvent ne pas avoir de prix, et ce n'est pas grave.
Ajouter des estimations ensemble
Additionnez ensuite toutes vos estimations. Il est plus facile de le faire si vous faites une liste d'éléments dans une feuille de calcul, ajoutez les coûts dans la colonne suivante, puis faites le total de la colonne en bas. Laissez le tableur faire le calcul pour vous! Il devient votre feuille de calcul budgétaire.
C'est aussi une bonne idée de regrouper vos coûts en catégories, afin que vous puissiez facilement voir où va la majeure partie de l'argent. Utilisez des catégories telles que « Démarrage du projet », « Infrastructure » ou « Formation » - choisissez des groupes qui signifient quelque chose dans le contexte du projet.
Ajouter les imprévus et les taxes
Ce serait formidable si vous aviez une boule de cristal et pouviez prédire ces coûts avec une précision de 100 %, mais vous n'êtes probablement pas sûr de votre capacité à le faire! C'est là qu'intervient la contingence. Il s'agit d'un fonds d'argent basé sur la confiance que vous avez dans le fait d'avoir fait les bonnes estimations. Il n'est pas lié à une tâche particulière. C'est un "pot d'urgence" global au cas où vous auriez quelque chose de mal ou oublié quelque chose par erreur.
Si vous ne savez pas combien de contingence ajouter, optez pour 10 % du total que vous avez créé à la troisième étape. Il s'agit d'une estimation non scientifique que de nombreux chefs de projet utilisent et qui vous donne un peu d'amortissement dans votre budget au cas où vous en auriez besoin.
Ajoutez une ligne sur votre feuille de calcul budgétaire en bas qui indique "Contingence" et spécifie le pourcentage que vous avez utilisé.
N'oubliez pas d'ajouter toute taxe de vente ou autres taxes qui ne sont pas explicitement déjà incluses dans vos estimations de poste individuel.
Additionnez le tout, et c'est le montant de votre budget final.
Obtenir l'approbation
La dernière chose à faire est de faire approuver votre budget par votre responsable ou parrain de projet. Parlez-leur de la façon dont vous l'avez assemblé et des éléments qui composent votre budget global.
C'est ça! La budgétisation de projet est une compétence essentielle en gestion de projet, et ce guide vous aidera à commencer à créer un budget de projet.
