Les postes d'assistant de bureau peuvent être trouvés dans toutes les industries et partagent un large éventail de compétences. Les assistants de bureau sont parfois appelés secrétaires ou assistants administratifs, mais ce qu'ils font, c'est aider au fonctionnement d'un bureau.
Que le bureau appartienne à un cabinet d'avocats, à un cabinet médical, à un établissement d'enseignement ou à une société, les besoins sont similaires: quelqu'un doit classer les dossiers, tenir les horaires et s'occuper des communications de routine au nom des personnes qui utilisent le bureau.
Certains assistants de bureau travaillent à distance. Assistants virtuels travaillent généralement à domicile, effectuant des tâches qu'un assistant administratif ou une secrétaire ferait normalement.
Responsabilités du poste d'assistant de bureau
Bien que les postes d'assistant de bureau soient généralement similaires les uns aux autres, le travail est toujours variable - il varie simplement d'un jour à l'autre plutôt que d'un bureau à l'autre. Aujourd'hui, vous pourriez agir en tant que
Les assistants de bureau font partie des grands héros méconnus du monde des affaires, car lorsque vous faites bien votre travail, personne ne le remarque, le bureau semble fonctionner tout seul. Mais certaines personnes apprécient le travail rapide mais flexible, le sentiment d'être au cœur de tout. Une bonne secrétaire peut trouver du travail presque n'importe où, dans n'importe quel type d'organisation.
Meilleures compétences d'assistant de bureau
Voici quelques-unes des principales compétences recherchées par les employeurs lors de l'embauche de personnel de bureau.
Compétences en communication verbale
La communication est une compétence non technique essentielle pour un assistant de bureau. Vous devrez interagir avec votre superviseur, vos collègues de bureau, les professionnels que vous aidez et éventuellement des clients ou des personnes d'autres bureaux de la même organisation. Vous travaillez tous en équipe et vous êtes son principal centre de communication.
Vous devrez être joyeux, serviable, bien informé, articulé et un bon auditeur tous les jours.
- Répondre aux téléphones
- Relation client
- Communication
- Transfert d'appels téléphoniques
- Prise de message
- Routage des appels téléphoniques
- Tableau électrique
- Téléphone
- Communication verbale
Compétences en communication écrite
La plupart des assistants de bureau écrivent beaucoup. Ils peuvent rédiger des mémos, remplir des formulaires ou rédiger des lettres ou des e-mails. Certains créent du contenu pour le site Web de l'entreprise ou éditent du texte pour d'autres. Une communication écrite claire et professionnelle est indispensable.
- Correspondance
- Envois
- Dactylographie
- Traitement de texte
- Communication écrite
La convivialité
Un assistant de bureau peut être la première personne qu'un client voit en entrant dans le bureau. Si l'occupant principal du bureau est absent en ce moment, l'assistant de bureau peut être la seule personne avec laquelle le visiteur interagit. Vous devez être prêt à accueillir chaque visiteur avec un sourire et un mot gentil et à les aider avec tout ce dont ils ont besoin dans la mesure de vos capacités. De bonnes qualités relationnelles sont donc indispensables.
- Service client
- Diriger les visiteurs
- Flexible
- Amical
- Accueillir les invités
- Interpersonnel
- Attitude positive
- Fiabilité
- Bienvenue aux visiteurs
Compétences technologiques
Autrefois, les secrétaires faisaient beaucoup de dactylographie. Les temps ont changé, tout comme la technologie, mais les assistants de bureau peuvent toujours s'attendre à passer beaucoup de temps devant un clavier. Au lieu d'une machine à écrire, vous devrez vous familiariser avec une variété d'applications logicielles. Savoir comment faire du support technique léger et comment réparer une imprimante récalcitrante ne fait pas de mal non plus.
- Ordinateur
- Google Docs
- Google Drive
- Formulaires Google
- Feuilles Google
- Diapositives Google
- Gmail
- l'Internet
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- Microsoft Outlook
- Powerpint de Microsoft
- QuickBooks
- Mou
- Technologie
- Vidéo conférence
- Zoom
Organisation
Les assistants de bureau doivent être extrêmement organisés pour jongler efficacement avec leurs nombreuses tâches. Vous devrez également aider les autres à rester organisés, qu'il s'agisse de tenir des calendriers ou de garder le bureau en ordre.
- Soutien administratif
- Rendez-vous
- Facturation
- Calendriers
- Clérical
- La saisie des données
- Livraison du courrier
- Dépôt électronique
- Rapports de dépenses
- Dépôt
- Opérations de la réception
- Gestion de l'argent
- Tâches de bureau
- Matériel de bureau
- Inventaire des fournitures de bureau
- Fournitures de bureau
- Assistance bureautique
- Organisation
- Formalités administratives
- Expédition
Des talents pour la résolution des problèmes
La résolution de problèmes ou les compétences de pensée critique sont importantes pour tout assistant de bureau, car vous serez souvent la personne à qui les autres viendront avec des questions ou des problèmes.
- Coordonner les activités du bureau
- Réunions
- Des talents pour la résolution des problèmes
- Répondre aux demandes
- Planification
- Filtrer et diriger les appels
- Feuilles de calcul
- Travail en équipe
- Gestion du temps
- PREPARATIFS DE VOYAGE
Exemples de CV et de lettre de motivation
Consultez des exemples de CV et de lettres de motivation et obtenez des modèles à télécharger pour une variété de postes de bureau:
- CV d'assistant administratif
- Lettre de motivation d'assistant administratif
- CV d'assistant personnel
- CV de réceptionniste
- Lettre de motivation de la réceptionniste
- Exemples de CV d'entreprise
Comment mettre en valeur vos compétences
- Les noms de ces compétences fonctionnent comme des mots-clés, alors utilisez-en autant que vous le pouvez lors de la rédaction de votre CV.
- Vous pouvez utiliser ces mêmes mots clés dans votre lettre de motivation. Concentrez-vous spécifiquement sur ceux qui intéressent le plus votre futur employeur.
- Assurez-vous d'avoir au moins un exemple d'une fois où vous avez démontré des compétences dans chaque catégorie, prêt à être partagé avec les enquêteurs.
