Comment répondre à une demande de vérification des références

Répondre à une demande de vérification de références est une affaire délicate. La peur des représailles et des poursuites empêche de nombreux employeurs de réagir. Ces recommandations vous aideront à répondre raisonnablement aux demandes de vérification des références tout en protégeant les intérêts légitimes de votre entreprise et de vos employés actuels. Voir quoi faire.

Suivez la politique de vérification des références établie par votre entreprise

Tout d'abord, de nombreuses entreprises demandent aux managers d'envoyer des demandes de référence écrites aux ressources humaines. Si la du directeur référence est positive, cependant, vous pouvez accepter que le responsable fournisse une référence verbale directement à un employeur.

Tout ce qui est envoyé sous forme écrite doit provenir des ressources humaines, ou le personnel des ressources humaines doit examiner la réponse pour en assurer la cohérence et protéger les meilleurs intérêts de l'entreprise. Un format courant de vérification des références vous demande de fournir ces informations sur l'ancien employé.

• Titre du poste et, occasionnellement, responsabilités du poste,
• Dernier salaire,
• Date d'embauche,
• Fournit une liste de contrôle qui demande à l'ancien employeur de classer des caractéristiques telles que « travail d'équipe » et « fiabilité », et
• Demande si l'ancien employé peut être réembauché par votre organisation.

Les cotes numériques ne sont pas comparables sur la base d'une signification commune de la définition du terme, et la signification des nombres sur une échelle numérique n'est pas non plus définie sur ces formulaires. Par conséquent, au mieux, il s'agit d'une communication défectueuse. Au pire, cela peut nuire aux perspectives d'emploi de votre ancien employé.

Assurez-vous que l'employé a une autorisation signée dans le dossier

Deuxièmement, vérifiez que la signature de l'ancien employé, autorisant la vérification des références, figure sur les documents envoyés par l'entreprise requérante. Sans l'autorisation de signature de l'ancien employé, vous ne devez fournir aucune information sur l'employé.

À l'occasion, un employé sortant laissera un formulaire d'autorisation de vérification des références signé dans son dossier d'emploi. Cela ne se produira que si l'employé n'a pas trouvé de nouvel emploi, ce qui est inhabituel pour la plupart des employés qui quittent leur emploi actuel.

Répondre à une demande de vérification des références avec une référence positive

Si le gestionnaire peut, avec peu de réserves, recommander l'ancien employé, en consultation avec le personnel des RH, le gestionnaire peut renvoyer l'appel à l'employeur demandeur. Lorsqu'il répond à un appel téléphonique, le gestionnaire doit s'assurer que la signature de l'employé autorisant la vérification des références figure dans les dossiers des Ressources humaines avant de retourner l'appel téléphonique.

Lorsqu'un ancien employé était un bon employé et a quitté votre entreprise en bons termes (peut-être un conjoint a-t-il déménagé et la distance n'était-elle pas commutable), vous vouloir aider l'ancien employé pour trouver un nouveau poste.

Ou, peut-être avez-vous été utilisé comme référence par un employé qui vous a signalé à un moment donné, mais pas le plus récemment. Si vous avez des commentaires positifs à faire au sujet de l'employé, vous pouvez répondre à l'employeur potentiel avec les commentaires positifs que vous pouvez apporter.

Questions de vérification des références auxquelles vous ne voulez pas toucher

Répondez uniquement aux questions auxquelles vous êtes à l'aise de répondre si vous recevez un appel téléphonique ou un document de demande de référence. Un responsable ne doit parler que des domaines de compétences et d'expérience de l'employé dont il a une connaissance directe. Il y a plusieurs questions auxquelles un manager ne devrait pas répondre:

Bonne réponse:

Lorsque l'employé travaillait pour moi, dans son poste au sein de mon entreprise, il ou elle était un contributeur important dont le travail était apprécié.

Bonne réponse:

Il ou elle n'avait aucune faiblesse digne d'être mentionnée qui affectait sa capacité à effectuer le travail avec compétence lorsqu'il ou elle travaillait pour moi.

Bonnes réponses:

• Il ou elle a cherché à accroître ses responsabilités et à compléter sa connaissance de notre entreprise et de nos produits, ou
• Il ou elle a quitté notre organisation pour des raisons personnelles qui lui tenaient à cœur.

Ce sont les genres de questions de vérification des références un employeur potentiel vous demandera si vous retournez un appel téléphonique de vérification de références.

Répondre à une demande de vérification des références: non positif

Si l'employé a quitté votre entreprise sous un nuage, si l'employé ne correspondait pas à leur travail, un employé non cotisant pour d'autres raisons, ou ingérable, référez l'appel ou le formulaire au personnel des ressources humaines pour une réponse standard.

Parfois, des circonstances inhabituelles entourent le départ d'un employé de votre entreprise. Peut-être qu'un employé regardait de la pornographie sur son ordinateur - oui, il a demandé à son directeur des ressources humaines de lui servir de référence. Un autre ancien employé peut avoir menacé de violence ou commis un acte violent alors qu'il était employé par votre entreprise.

Bien que ces anciens employés mentionnent rarement votre entreprise comme référence, soyez prêt. Ces appels doivent être envoyés au personnel des RH pour la réponse standard.

Lorsqu'un ancien employé demande une lettre de référence générique

Donner aux anciens employés une lettre de référence générique n'est pas recommandé comme une bonne politique. Une fois qu'un document existe, il vit pour toujours. Les employés potentiels ont fourni des bureaux RH copies de lettres qui étaient périmés de 10 et 20 ans, parfois à peine lisibles après plusieurs photocopies.

Après un certain laps de temps, vous n'avez aucune idée du type d'employé que votre ancien employé est devenu, à moins qu'il ne soit la rare exception qui reste en contact avec vous. Et, vous ne savez jamais comment l'employé utilisera votre lettre ou comment vos mots seront interprétés par les employeurs potentiels. Adoptez une politique qui stipule que les gestionnaires ne doivent jamais donner de lettres de référence écrites et génériques.

Informez l'ancien employé que votre entreprise se fera un plaisir de fournir une confirmation d'emploi des ressources humaines aux employeurs spécifiques qui se renseignent directement.

Réflexions finales sur la réponse à une demande de vérification des références

Peu d'employés se fixent comme objectif d'échouer au travail. Pourtant, les employés échouent et les entreprises et les employés se séparent. Gardez à l'esprit lorsqu'on vous demande une référence que chaque ancien employé mérite la possibilité de recommencer à zéro, quelles que soient les conditions dans lesquelles il s'est séparé de votre organisation.

Peut-être que l'ancien employé était mal adapté au poste qu'il occupait dans votre entreprise. Votre culture d'entreprise peut-être une inadéquation complète avec les besoins de l'employé. L'employé peut avoir eu un vision différente des exigences de son métier de celui de son patron. Peut-être que sa vie personnelle et son mariage se sont effondrés pendant son mandat dans votre entreprise.

Vous ne connaissez jamais tous les détails et les raisons pourquoi un employé échoue ou passe à autre chose. C'est facile avec l'employé très performant que vous regrettez d'avoir perdu au profit d'un meilleur emploi, d'un déménagement familial à l'autre bout du pays ou d'une opportunité de rêve. C'est plus difficile avec l'interprète marginal.

Soyez honnête ou fournissez un minimum d'informations. Ne faites pas de prédictions de succès avec une boule de cristal et ne fournissez pas de notes et de classements numériques pour des termes indéfinis. Si nécessaire, fournissez un minimum d'informations décrivant le rendement de l'ancien employé. Dans la mesure du possible, accordez une pause à l'employé et parlez avec l'employeur éventuel.