La gouvernance est peut-être l'un des sujets les plus secs de la gestion de projet, mais c'est aussi l'un des plus importants. C'est ainsi que la haute direction sait que ses équipes font du bon travail et cela les rassure que le projet se déroule comme il se doit. Il fournit également les freins et contrepoids nécessaires pour que les gestionnaires sachent que l'argent est dépensé de manière appropriée et alignée sur l'analyse de rentabilisation.
En fin de compte, il est de la responsabilité du sponsor du projet de s'assurer qu'il y a une gouvernance adéquate, mais les chefs de projet peuvent également jouer un rôle actif à cet égard. Quel que soit votre rôle, cela aide à comprendre la gouvernance de projet et comment elle aide les équipes à atteindre leurs objectifs.
Définir la gouvernance du projet
La « gouvernance », en termes de gestion de projet, fait référence aux politiques, processus, normes, procédures et directives qui déterminent la manière dont les projets sont dirigés, exécutés et contrôlés par votre organisation. C'est le cadre dans lequel un projet progresse. Il comprend les aspects financiers du projet, ainsi que la logistique, le personnel et les matériaux liés au projet.
La gouvernance peut être étendue et « lourde », avec beaucoup de bureaucratie, ou « légère », avec une surveillance minimale. Les managers doivent viser le bon niveau de gouvernance pour leur environnement et leur culture. S'assurer que vos politiques de gouvernance correspondent à l'objectif du projet est un facteur clé pour garantir leur efficacité.
La gouvernance commence au sommet. Dans les grandes entreprises, cela devrait inclure un engagement envers les directives de gouvernance du projet de la part du conseil d'administration de l'entreprise. L'attitude et les normes attendues par les membres du conseil d'administration se répercuteront sur les conseils de projet, les chefs de projet et les équipes.
Pourquoi la gouvernance de projet est importante
Votre sponsor de projet et d'autres parties prenantes clés veulent savoir que vous dépensez le budget du projet de la bonne manière. Ils veulent voir que vous suivez efficacement les progrès de votre projet et que vous intervenez pour gérer les risques du projet si nécessaire, mais la justification d'une bonne gouvernance de projet va plus loin que cela.
La gouvernance n'est pas seulement une question interne. La gouvernance est exigée par les clients, notamment ceux du secteur public. Les gouvernements et les régulateurs demandent (et dans certains cas, appliquent) certaines normes pour certains projets. De nombreuses entreprises doivent se conformer aux directives de la législation externe, comme la loi Sarbanes-Oxley, qui a été adoptée en 2002 pour exiger que les entreprises prennent certaines mesures pour assurer des audits précis, la responsabilité et transparence. Une gouvernance de projet solide n'est qu'un petit moyen de prouver que votre entreprise fonctionne efficacement et dans le respect des directives et réglementations spécifiées pour votre secteur.
La gouvernance de projet vous aide également à :
- Améliorez votre retour sur investissement et suivez efficacement ces investissements
- Obtenir l'adhésion aux projets
- Éviter les causes courantes d'échec du projet en créant plus d'opportunités pour les reconnaître tôt dans le processus
- Communiquer plus efficacement
- Introduisez la standardisation entre les projets, ce qui facilite la comparaison des performances
- Minimiser les risques
- Développer et motiver le personnel dans un environnement structuré
À quoi ressemble la gouvernance de projet
Alors, à quoi ressemble une bonne gouvernance de projet sur un projet? Vous reconnaîtrez certaines activités et qualités lorsqu'un projet a une bonne gouvernance.
Il existe un cycle de vie de gestion de projet discipliné qui comprend des points définis pour approbation. Ce sont des points où la viabilité du projet est discutée et une décision est prise quant à la poursuite ou non des travaux.
Les projets ont une analyse de rentabilisation claire, et les analyses de rentabilisation disposent de suffisamment d'informations pour permettre aux équipes de direction de prendre les bonnes décisions. Ces décisions sont correctement documentées et communiquées.
Les personnes travaillant sur des projets ont rôles et responsabilités définis. Les personnes qui composent l'équipe de projet sont expérimentées et qualifiées dans leurs rôles respectifs. Les processus et les procédures doivent permettre aux équipes de projet d'examiner leur projet et de demander un soutien indépendant si nécessaire.
Il y a un culture d'apprentissage continu qui permet aux équipes de projet de s'améliorer en permanence et de discuter des leçons apprises dans un environnement sans reproche.
Les parties prenantes sont engagées et font confiance au processus. La gouvernance d'un projet est liée aux structures de gouvernance de l'organisation dans son ensemble. L'objectif principal de la gouvernance de projet est de s'assurer que les projets sont menés à bien, c'est-à-dire intrinsèquement lié à la gouvernance financière au niveau de l'entreprise, à la gestion des risques de l'entreprise, etc.
La gouvernance du projet doit s'intègre parfaitement dans vos processus organisationnels actuels. En d'autres termes, ne créez pas un tout nouveau processus de gestion financière alors que vous en avez déjà un qui fonctionne dans d'autres domaines! Utilisez ce qui existe actuellement et modifiez les processus d'entreprise pour les rendre utilisables dans un environnement de projet.
5 domaines d'intérêt pour la gouvernance de projet
Lorsque vous commencerez à vous y pencher, vous vous rendrez compte que la gouvernance de projet est omniprésente dans tous les éléments de la gestion de projet. Cependant, il existe certains domaines clés où la gouvernance est particulièrement pertinente.
- Méthodologies et processus: Ceux-ci vous aident à fournir un travail fiable et durable.
- Gestion des connaissances: Ceci est crucial pour s'assurer que l'organisation apprend de l'expérience du projet. La gestion des connaissances est essentielle si vous voulez arrêter de faire les mêmes erreurs plusieurs fois.
- Maturité de la gestion de projet: Au fur et à mesure que votre gestion de projet organisationnelle mûrit grâce à l'expérience, votre capacité à livrer avec succès augmentera également.
- Adhésion au niveau supérieur: l'engagement envers la gouvernance du projet commence au sommet. Si vous avez le soutien de la direction, cela se répercutera à tous les niveaux de l'entreprise et l'approche de la gouvernance sera plus durable.
- Culture de soutien: une culture de soutien, et non de blâme, garantira aux chefs de projet le bon environnement dans lequel s'épanouir. Une culture de soutien, dirigée par le bureau de gestion de projet ou le directeur de projet, aidera les gestionnaires de projet à atteindre leurs objectifs et ceux du projet.
Que faire s'il n'y a pas de norme d'entreprise
De nombreux chefs de projet dans de petites organisations se retrouvent à gérer des projets dans un environnement favorable et où il y a une adhésion au concept de gestion de projet, mais il y a un manque de structures organisationnelles formelles à partir desquelles alimenter désactivé.
Dans cette situation, qui n'est pas exclusive aux petites organisations, vous allez concevoir votre modèle de gouvernance de projet à partir de zéro. S'il n'existe pas d'approche de gouvernance de projet que vous pouvez retirer de l'étagère et adapter à votre projet, vous devrez créer la vôtre.
Ce n'est pas aussi difficile que cela puisse paraître. Commencez par configurer les bases:
- Créer un document "rôles et responsabilités".
- Assurez-vous d'avoir un parrain de projet.
- Assurez-vous d'avoir un comité de projet ou un groupe de pilotage, et organisez des réunions régulières pour lesquelles vous rédigez et distribuez des procès-verbaux.
- Mettre en place un processus de gestion des risques.
- Mettre en place un processus de conduite du changement.
- Intégrez des points dans votre calendrier de projet où vous vérifiez la viabilité du projet par rapport aux objectifs initiaux du business case (la fin de chaque étape de phase est le point naturel pour mettre ces chèques).
