9 compétences d'animation de réunion pour les gestionnaires à pratiquer

Les réunions peuvent être soit des occasions de partager des idées, de discuter de défis et de définir des plans d'action, soit de perdre du temps de manière improductive. Malheureusement, les managers sont souvent les principaux contributeurs à répondre au dysfonctionnement du processus. Vous avez besoin de compétences pour gérer correctement les réunions.

Renforcer vos compétences en animation de réunion

Par définition, faciliter signifie: « Rendre plus facile ou moins difficile; aider à avancer. Pour qu'un responsable facilite une réunion (au lieu de la diriger), il doit être prêt à abandonner son pouvoir et être ouvert à différents résultats et approches.

Où les managers se trompent avec les réunions

De nombreux managers pensent savoir comment « animer » une réunion. Ils établissent l'ordre du jour, font tout le discours et prennent toutes les décisions. Bien que cela puisse sembler facile et efficace pour les managers, c'est souvent une perte de temps et cela n'exploite pas le potentiel créatif de l'équipe.

En fait, cela a l'effet inverse car les employés ont tendance à se retirer, s'en remettant au manager qui veut être aux commandes.

Ces idées pour les gestionnaires à tous les niveaux renforceront leurs compétences en matière d'animation de réunions afin d'améliorer la productivité des réunions.

Les gestionnaires de compétences doivent animer des réunions

Approprié l'animation de réunion consiste à amener tout le monde à la réunion impliquée dans l'identification et la résolution des problèmes. Les équipes développeront presque toujours des solutions meilleures et plus créatives que n'importe quel manager ne pourrait le faire seul. Les équipes sont également plus susceptibles de soutenir la mise en œuvre des solutions qu'elles ont contribué à créer. Vous pouvez diviser ces compétences en animation de réunion en trois catégories différentes:

1. Planifier une réunion
2. Conduite d'une réunion
3. Résolution des problèmes de réunion

Comment planifier une réunion

Avant de commencer toute réunion vous avez besoin d'un ordre du jour. Pour une réunion collaborative, invitez les participants à la réunion à vous dire quels problèmes l'équipe doit résoudre ou quels changements l'équipe doit poursuivre. Assurez-vous que les sujets sont ceux qui permettent la participation du groupe. Animer une réunion est différent de présenter des informations lors d'une réunion.

1. Activer la participation du groupe

Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour la participation du groupe et de ne pas essayer de résoudre trop de problèmes en peu de temps. Cependant, trop de temps peut également entraîner un cycle sans fin de « et de quoi... » Assurez-vous que votre ordre du jour respecte le temps imparti pour la réunion. Les compétences nécessaires comprennent celles-ci.

• Compétences en animation de groupe
• Planification de réunion
• Résolution de problème
• Prise de décision
• Développement de l'agenda

2. Assurez-vous de fournir une logistique appropriée

Choisissez soigneusement le lieu et l'heure de votre rendez-vous. Si vous essayez d'entasser 15 personnes dans une salle de conférence avec six chaises, la réunion sera un désastre. Lorsque les gens sont mal à l'aise, ne peuvent pas se voir, ne peuvent pas entendre ou ont faim, les résultats de la réunion en souffriront.

Apprenez à utiliser la logistique comme moyen d'encourager une grande participation et de supprimer les obstacles. Vous devez planifier tout cela à l'avance. Envoyer quelqu'un au milieu d'une réunion pour commander des sandwichs rend votre réunion moins efficace. La planification logistique implique ces compétences.

• Planification et expérience logistiques
• Prise de décision
• Prise en compte réfléchie des besoins des autres

3. Enregistrement du procès-verbal de la réunion

La dernière partie essentielle de la planification d'une réunion est le procès-verbal de la réunion. Qui les prendra? Qui les distribuera? Si vous n'avez pas de personne administrative désignée, envisagez de le faire vous-même ou faites tourner la responsabilité entre les membres de l'équipe. Si Jane a fait le procès-verbal la semaine dernière, c'est au tour de John cette semaine. Si vous utilisez un tableau blanc ou un tableau à feuilles mobiles pour recueillir des idées, donnez à la personne qui écrit suffisamment de temps pour les documenter correctement.

• Compétences en prise de notes
• Pertinence de la documentation 
• Comprendre la diversité et l'inclusion

Comment mener une réunion

Avec votre ordre du jour solide, un bon emplacement et des rafraîchissements appropriés, vous êtes prêt pour votre réunion. Pour faire de votre réunion une excellente réunion de travail (et pas seulement une décharge d'informations), vous devrez démontrer des compétences appropriées en matière d'animation de réunion.

Pour ce faire, vous voudrez vous concentrer sur ces trois composantes de l'animation de réunion.

1. Poser des questions

Les grandes questions stimulent la grande discussion. L'article, "70 questions de coaching impressionnantes utilisant le modèle GROW", propose des invites de discussion exceptionnelles.

•  Poser des questions pour obtenir des informations supplémentaires
• Poser des questions pour connaître différents points de vue
• Poser des questions pour noter les points d'accord et de désaccord
• Posez des questions pour confirmer que vous entendez vraiment exactement ce que les membres de l'équipe contribuent
• Posez des questions pour vous assurer que vous partagez du sens avec les membres de l'équipe

2. Démontrer une écoute active

L'écoute active permet de vraiment et profondément savoir que vous et la personne vous écoutez pour partager du sens et sont parvenus à une compréhension réfléchie des positions de chacun. Lorsque vous paraphrasez, vérifiez la compréhension et posez des questions de suivi, cela encourage une plus grande participation et maintient la discussion fluide.

• Faire des hochements de tête et d'autres gestes appropriés pour indiquer la compréhension
• Répétez ce que vous avez entendu à l'autre partie afin que vous sachiez que vous partagez le sens
• Posez des questions pour clarifier tout ce dont vous n'êtes pas sûr
• Posez des questions de suivi pour approfondir votre compréhension
• Utilisez des mots tels que "ah-ha", "oui, je comprends" et autres pour indiquer la compréhension

3. Diriger une séance de remue-méninges appropriée

La plupart des gens pensent qu'ils ont déjà savoir réfléchir. Cependant, ils ne le font généralement pas. Dans de trop nombreux contextes, l'efficacité du brainstorming est réduite par une mauvaise gestion des processus, de fortes pressions sociales ou politiques et de faibles compétences de facilitation. Beaucoup de gens n'ont jamais vraiment expérimenté le pouvoir d'une session de brainstorming bien gérée.

• Pratiquer des compétences de facilitation efficaces
• Gérer l'introduction d'idées par les participants
• Assurez-vous que tous les participants ont une chance égale de parler
• Gérer les conversations concurrentes et les personnes qui se parlent
• Concevoir un moyen efficace de réduire les choix réfléchis à un nombre gérable
• Résoudre les conflits qui surviennent

Comment résoudre les problèmes lors d'une réunion

Le deuxième type de réunion nécessite des compétences différentes en matière d'animation de réunion. Vous n'auriez pas besoin de vous rencontrer si tout le monde était déjà d'accord sur la solution. Vous vous réunissez pour partager des informations et développer des réponses, ce qui signifie que vous devrez rassembler les gens. Voici les compétences dont vous aurez besoin.

1. Compétences en recherche de consensus

Le consensus ne signifie pas que tout le monde doit être d'accord avec une décision. Cela signifie que chacun a eu l'occasion de partager ses points de vue (potentiellement par un remue-méninges) et de proposer des idées. Ensuite, la clé du consensus est que tous les membres de l'équipe acceptent de soutenir la direction même si ce n'était pas leur choix initial.

• Une bonne animation de réunion guidera le groupe du partage d'idées à la développement d'une décision efficace.
• Atteindre un consensus prend plus de temps, mais obtiendra généralement une plus grande adhésion du groupe dans son ensemble. Cependant, rappelez-vous que le consensus n'est pas le but ultime.
• Une décision efficace pour le problème à résoudre est la question la plus importante.

2. Compétences en résolution de conflits

Chaque fois qu'il y a une salle pleine de personnes impliquées dans la résolution d'un problème, le conflit est inévitable. En fait, le conflit sur la tâche ou le problème est considéré par les chercheurs de l'équipe comme faisant partie du processus de prise de décision efficace. Un manager doit apprendre à exploiter le pouvoir du conflit d'une manière positive.

• Gérer la discussion pour écouter tous les points de vue
• Diriger la discussion pour identifier les points d'accord et de désaccord
• Utiliser les compétences de facilitation pour que certains participants se sentent écoutés

3. Compétences en communication non verbale

Alors que les chercheurs discutent des pourcentages exacts, la plupart conviendraient que plus de 50% de la communication est non verbale.

• Un manager doit être capable de lire le ton et le langage corporel du groupe pour évaluer son niveau d'engagement, sa franchise et son engagement.
• Votre compréhension de la communication non verbale peut aider à voir quand il y a un véritable accord par rapport à un accord oral juste pour terminer la réunion.
• Soyez conscient du langage corporel comme moyen de faire l'expérience de la voix de communication totale d'un individu ou d'une équipe.