Lorsque vous postulez pour un administratif, réceptionniste, service à la clientèle ou autre poste de bureau, un question typique d'un entretien d'embauche sera "Etes-vous à l'aise avec un système téléphonique à plusieurs lignes et la gestion d'un volume élevé d'appels téléphoniques ?"
Dans votre réponse, vous souhaitez exprimer que vous êtes à l'aise avec plusieurs lignes téléphoniques.
Même si vous n'avez pas géré un volume d'appels élevé dans le passé, il existe toujours des moyens de donner une réponse confiante.
Ce que l'entretien veut savoir
Avec certaines questions d'entrevue, il peut sembler un peu mystérieux pourquoi l'intervieweur pose la question et ce qu'il espère découvrir.
Dans ce cas, l'objectif de l'intervieweur est assez simple: l'intervieweur veut savoir comment vous gérerez le fait de recevoir de nombreux appels téléphoniques en même temps. Les intervieweurs cherchent à avoir une idée de votre expérience avec le téléphone, de votre confort avec la technologie et de votre manière de parler aux gens au téléphone.
Comment répondre aux questions sur les systèmes téléphoniques
Si vous avez déjà répondu au téléphone dans un rôle, assurez-vous de le dire tout de suite dans votre réponse.
Vous ne voulez pas donner une réponse en un mot de "oui".
Après avoir confirmé que vous êtes à l'aise avec plusieurs lignes téléphoniques et un volume élevé d'appels, donnez quelques détails. Vous pouvez mentionner les systèmes téléphoniques que vous avez utilisés dans le passé ou décrire le volume typique d'appels que vous avez reçus. Et vous pouvez être précis sur les compétences téléphoniques que vous avez utilisées dans le passé, telles que:
- Mettre les appelants en attente
- Filtrage des appels pour le superviseur
- Passer des appels pour le superviseur
- Transfert et transfert d'appels
- Conférences téléphoniques: les mettre en place, les placer, les gérer, y participer
- Gestion de la messagerie vocale
- Prendre des messages
Ne désespérez pas si vous n'avez pas eu de responsabilités téléphoniques dans un rôle précédent. Au lieu de cela, vous pouvez pivoter pour décrire pourquoi il est important d'avoir une bonne attitude au téléphone. Vous pouvez également discuter de l'importance de compétences en service à la clientèle dans votre réponse.
Exemples des meilleures réponses
Voici des exemples de réponses aux entretiens que vous pouvez modifier en fonction de vos expériences et de vos antécédents personnels.
Oui, je suis à l'aise avec plusieurs lignes téléphoniques avec un volume élevé d'appels et je l'ai déjà fait. Je suis capable de séparer les conversations et de traiter avec les clients de manière amicale et efficace.
Pourquoi ça marche: Dans cette réponse, la personne interrogée confirme qu'elle possède les compétences requises, tout en expliquant comment elle gère la situation.
Je n'ai pas géré directement plusieurs lignes téléphoniques, mais je comprends l'importance d'être courtois et efficace, et j'apprends vite.
Pourquoi ça marche: C'est une réponse honnête. Dans un monde idéal, vous auriez l'expérience. Mais si vous ne le faites pas, être franc et expliquer ensuite que vous connaissez les compétences requises pour gérer la tâche est la meilleure solution.
Je comprends que le contact téléphonique est souvent la première interaction qu'un client a avec l'entreprise, et la première impression est extrêmement importante. Il est essentiel de maintenir une attitude amicale et professionnelle au téléphone en tout temps.
Pourquoi ça marche: Cette réponse montre que la personne interrogée comprend pourquoi la question est importante.
Conseils pour donner la meilleure réponse
- Commencez par un "oui": Si vous avez de l'expérience dans ce domaine, assurez-vous de le mentionner dans votre réponse.
- Donne des détails: Que vous ayez ou non de l'expérience dans ce domaine, allez au-delà d'un simple mot « oui » ou « non ». Vous voudrez soit partager votre expérience spécifique avec la gestion de volumes élevés d'appels téléphoniques ou montrer que vous comprenez pourquoi cette compétence est important.
- Mentionnez les manières : Il ne s'agit pas seulement d'exploiter la technologie. Une grande partie de la réponse au téléphone dépend de la façon dont vous parlez avec quelqu'un, alors assurez-vous d'incorporer des détails sur la façon dont vous parlez aux gens dans votre réponse.
Ce qu'il ne faut pas dire
- Non: Même si vous n'avez pas cette expérience, il existe toujours un moyen de vendre vos compétences. Parlez de l'importance du service à la clientèle, de votre capacité à gérer un environnement de travail chargé, de votre aisance à apprendre de nouvelles technologies, etc.
- Ne vous disqualifiez pas : Si vous n'avez pas l'expérience, ce n'est pas grave! Comme vous pouvez le voir, il existe de nombreuses façons de faire tourner cela. Mais si vous dites: « je n'aime pas parler au téléphone » ou « je suis submergé par les nouvelles technologies », vous vous ferez paraître assez peu attrayant en tant que candidat.
Questions de suivi possibles
- Combien de lignes téléphoniques avez-vous gérées sur chacune ?
- Quel était le volume habituel d'appels chaque jour ?
- Combien de fois avez-vous eu plus d'un appel à la fois ?
- Comment géreriez-vous quelqu'un qui était frustré au téléphone?
- Qu'est-ce que le service client signifie pour vous?
Points clés à retenir
RÉPONDRE À LA QUESTION Cela semble évident, mais comme il s'agit d'une question par oui ou par non, il est particulièrement important de donner une réponse à la question posée.
PARTAGER LES DÉTAILS Allez au-delà d'une réponse en un mot et partagez des détails sur votre expérience avec les systèmes téléphoniques ou votre compréhension de la façon d'aborder les téléphones.
