L'externalisation est la pratique commerciale consistant à passer un contrat avec une partie externe pour s'occuper de certaines tâches au lieu d'embaucher de nouveaux employés ou d'attribuer ces tâches au personnel existant. C'est un moyen populaire pour les entreprises de réduire les coûts d'exploitation et de rationaliser les opérations tout en gérant des fonctions importantes.
Les tâches externalisées peuvent être occasionnelles, comme l'embauche d'un comptable pour faire vos impôts une fois par an. Ils peuvent également faire partie intégrante des opérations commerciales, telles que contracter avec une entreprise de nettoyage plutôt que d'embaucher des concierges comme employés.
Les avantages de l'externalisation
Les entreprises auxquelles vous sous-traitez peuvent être des consultants indépendants ou d'autres grandes entreprises. Quelle que soit la taille de l'entreprise avec laquelle vous travaillez, la sous-traitance des tâches opérationnelles peut offrir une variété d'avantages.
Points clés à retenir
L'externalisation vous aide à :
- Concentrez-vous sur les tâches principales
- Réduction des coûts
- Promouvoir la croissance
- Maintenir le contrôle opérationnel
- Offrir une flexibilité de dotation
- Assurer la continuité et la gestion des risques
- Développer le personnel interne
Des propriétaires uniques aux grandes entreprises, les entreprises de toutes tailles peuvent utiliser externalisation pour aider leur entreprise à croître et à se développer tout en maintenant les dépenses aussi bas que possible.
Concentrez-vous sur les activités principales
Les opérations de back-office d'une entreprise ont tendance à se développer pendant les périodes de croissance rapide. Cette expansion peut immobiliser vos ressources humaines et financières au détriment des activités de base qui ont fait le succès de votre entreprise.
L'externalisation d'activités importantes mais banales peut vous permettre de recentrer vos ressources internes sur les activités qui vous rendent rentable sans sacrifier la qualité ou le service.
Par exemple, supposons que votre entreprise décroche un gros contrat qui augmentera considérablement le volume d'achats en peu de temps. En externalisant les responsabilités d'achat, vous libérez du personnel pour qu'il se concentre sur le contrat lui-même.
Maintenir des coûts inférieurs
Parfois, les dépenses liées à l'achat d'équipement ou à la nécessité d'un nouvel emplacement peuvent être prohibitives. Dans ces cas, il est plus rentable d'externaliser que d'étendre les opérations en interne.
Si la croissance de votre entreprise entraîne un besoin accru d'espace de bureau, essayez d'externaliser des opérations simples telles que le télémarketing ou la saisie de données plutôt que de déménager. Cela peut coûter beaucoup moins cher que le prix de l'expansion, et c'est à la fois plus efficace et moins cher que de déménager.
L'externalisation peut également réduire les coûts en réduisant les dépenses associées à l'embauche de nouveaux employés, telles que:
- Une recherche d'embauche
- Intégration
- Soins de santé et autres avantages
- Charges sociales
- Besoin accru de travailleurs dans les postes de gestion et de RH
Travailler avec des sous-traitants plutôt qu'avec des employés peut minimiser ces coûts, permettant à votre entreprise d'obtenir le même montant à moindre coût.
Promouvoir la croissance
Les frais généraux de certaines opérations sont extrêmement élevés, mais vous voudrez peut-être les proposer pour satisfaire les clients, développer votre modèle commercial ou être compétitif sur le marché. L'externalisation peut être une bonne option si le coût de l'expansion pour gérer vous-même ces opérations est trop cher, prendrait trop de temps à réaliser ou créerait des inefficacités dans votre modèle d'entreprise.
Par exemple, votre petit cabinet médical souhaite accepter une variété de régimes d'assurance, mais un membre du personnel ne peut pas suivre tous les différents fournisseurs et règles. Externalisation vers un entreprise spécialisée dans la facturation médicale coûtera moins cher que d'embaucher du personnel qualifié supplémentaire ou de former le personnel existant, tout en augmentant les avantages pour vos clients.
Maintenir le contrôle opérationnel
Les opérations dont les coûts augmentent doivent être envisagées pour l'externalisation. Les départements qui auraient pu évoluer au fil du temps vers des zones incontrôlées et mal gérées sont de bons candidats. Une entreprise d'externalisation peut souvent apporter à votre entreprise de meilleures compétences en gestion que ce qui serait autrement disponible sans une restructuration importante.
Par exemple, supposons que votre service informatique ait trop de projets, pas assez de personnel et un budget qui dépasse de loin sa contribution à votre organisation. Un accord d'externalisation avec un sous-traitant informatique obligera la direction à hiérarchiser ses demandes, ce qui ramènera les projets et les dépenses sous contrôle.
Offrir une flexibilité de dotation
L'externalisation permet aux opérations ou aux départements qui ont des demandes cycliques d'apporter des ressources supplémentaires lorsque cela est nécessaire. L'entreprise d'externalisation peut alors être libérée lorsque les choses ralentissent à nouveau, préservant ainsi la flexibilité de l'entreprise.
Fonctions d'externalisation, par exemple lorsque votre service comptable est en sous-effectif pendant la saison des impôts et périodes d'audit, fournit les ressources supplémentaires dont vous avez besoin pendant une période déterminée à un rythme constant. coût. Travailler avec le même cabinet comptable ou sous-traitant à chaque fois offre une cohérence en plus de la flexibilité.
Assurer la continuité et la gestion des risques
Les périodes de roulement élevé du personnel peuvent ajouter de l'incertitude et de l'incohérence à une entreprise. L'externalisation offre un niveau de continuité à l'entreprise tout en réduisant le risque qu'un niveau de fonctionnement inférieur aux normes pourrait entraîner, même sur une courte période.
Par exemple, votre responsable RH est en congé de maladie prolongé et son assistante administrative part pour un nouvel emploi. L'externalisation de la fonction des ressources humaines réduit les risques et permet à l'entreprise de continuer à fonctionner pendant que le responsable n'est pas disponible. Cela vous donne également le temps d'embaucher un nouvel assistant sans précipiter la décision car le bureau est en sous-effectif.
Développer le personnel interne
Un grand projet peut nécessiter des compétences que votre personnel ne possède pas. L'externalisation sur site, où vous faites appel à des sous-traitants pour opérer à votre propre emplacement, peut vous fournir avec les personnes qui possèdent les compétences dont vous avez besoin pendant que vos collaborateurs travaillent à leurs côtés pour acquérir une nouvelle compétence ensemble.
Supposons que votre entreprise ait besoin de mettre à niveau un équipement sur mesure, mais que vos ingénieurs n'aient pas les compétences requises pour concevoir l'équipement nouveau et mis à niveau. Externaliser ce projet et amener les ingénieurs externalisés sur site permet à votre employés d'apprendre des entrepreneurs tout en s'assurant que le travail est fait avec le niveau nécessaire de compétence.
Comment tirer le meilleur parti de l'externalisation
Les entreprises pensent souvent à l'externalisation uniquement en termes d'économies de coûts, mais l'externalisation peut faire plus que simplement réduire les dépenses. À mesure que votre entreprise se développe, l'externalisation peut être un moyen de promouvoir l'innovation, de perturber votre secteur et d'accéder à de nouvelles compétences qui repositionnent votre entreprise sur le marché.
Lorsque vous réfléchissez à la manière dont l'externalisation peut vous aider à vous développer, ne vous limitez pas au coût de l'embauche de sous-traitants par rapport à la gestion d'une tâche avec votre personnel actuel. Concentrez-vous sur la valeur que l'expertise d'un entrepreneur ajoute à votre entreprise. Que ce soit en augmentant la production, en commercialisant votre entreprise plus largement ou en perturbant la façon dont votre l'industrie fait des affaires, l'externalisation peut vous donner l'occasion d'innover, de croître et de vous élever au-dessus de la concours.
