Les régimes de retraite d'entreprise étaient autrefois hors de portée pour de nombreuses petites entreprises, mais modifications récentes de la loi fédérale et incitations sont conçus pour vous encourager à démarrer un plan pour vos employés et vous-même. Ils sont devenus largement acceptés par les grands employeurs pour l'épargne-retraite, et l'Internal Revenue Service (IRS) estime que 55 millions de travailleurs américains participent à des plans de type 401 (k).
Qu'est-ce qu'un régime 401(k)?
Un régime 401(k) est un type de régime de retraite approuvé par l'IRS qui permet aux employés de cotiser des montants avant impôt (appelés reports de salaire) sur des comptes de retraite individuels. Les employeurs peuvent également contribuer aux comptes des employés, souvent en faisant correspondre les cotisations des employés, jusqu'à un certain pourcentage.
Vous pouvez choisir parmi plusieurs types de plans 401(k) pour petites entreprises et autre variétés de régimes de retraite. Obtenez l'aide d'un conseiller en régimes de retraite pour choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise.
Comment un 401(k) peut-il aider mon entreprise?
La mise en place d'un régime de retraite et la cotisation à celui-ci peuvent profiter à votre entreprise, à vous en tant que propriétaire et à vos employés.
Avantages pour votre entreprise
Vos cotisations patronales sont une dépense professionnelle déductible, ce qui réduit vos taxes professionnelles.
Votre entreprise peut obtenir des crédits d'impôt et d'autres incitations pour démarrer un plan. Le crédit d'impôt est destiné aux employeurs comptant 100 employés ou moins et s'applique à 50 % de vos frais de démarrage admissibles pour un 401(k), jusqu'à un maximum de 500 $ par année. Le crédit est accordé pour la mise en place et l'administration du régime et la formation de vos employés à ce sujet.
Au-delà de cela, offrir un plan de retraite est attrayant pour les employés actuels et potentiels, vous donnant un avantage concurrentiel lors de l'embauche et de la rétention des talents.
Avantages pour vous et vos employés
Les investissements dans le régime fructifient en franchise d'impôt une fois les cotisations versées, et aucun impôt n'est payé sur les gains de placement jusqu'à ce que les employés retirent l'argent. Les cotisations au régime peuvent réduire le revenu imposable de l'année.
Les employés peuvent verser des cotisations au moyen de retenues à la source et transférer les actifs de leur régime au régime d'un autre employeur lorsqu'ils changent d'emploi.
Que dois-je savoir d'autre?
Voici quelques informations plus importantes que vous devez connaître en tant que propriétaire d'entreprise lorsque vous envisagez de démarrer un plan 401 (k).
Un plan 401(k) est considéré comme un plan qualifié, selon les règles de l'IRS. Cela signifie qu'il doit répondre aux exigences de l'Internal Revenue Code pour ce type de régime de retraite, qui comprennent l'émission de rapports périodiques sur le plan aux participants et à l'IRS.
Le 401(k) et certains autres types de régimes de retraite parrainés par l'employeur sont appelés « régimes à cotisations déterminées ». régimes » parce que les cotisations sont définies, mais pas les prestations, comme c'est le cas avec les retraites. La valeur du compte change avec le niveau des cotisations et le rendement des placements de la personne.
Les cotisations aux régimes de retraite différée, y compris les régimes 401(k), ne sont pas imposées initialement. Mais le titulaire du compte doit payer un impôt sur l'investissement et les revenus (dividendes et augmentations du cours de l'action) lorsqu'ils sont retirés du régime, à la retraite ou dans des circonstances spécialement autorisées.
Qui supervise les régimes de retraite?
L'IRS qualifie ou approuve les plans et les réglemente d'un point de vue fiscal. Le département américain du travail (DOL) supervise les régimes de retraite parrainés par l'employeur, à la suite de la Loi de 1974 sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA). Ils traitent des responsabilités fiduciaires des promoteurs de régimes, des droits des participants et de la garantie des prestations.
Qui peut participer au Régime?
De manière générale, les salariés âgés de 21 ans ou plus et ayant complété un an de service peuvent adhérer au régime. Vous ne pouvez pas exclure un employé parce qu'il a atteint un âge spécifié.
L'IRS établit des restrictions pour s'assurer que les régimes de retraite profitent à tous les employés, et pas seulement aux employés hautement rémunérés (HCE) tels que les dirigeants d'entreprise, les propriétaires et les membres du personnel à revenu élevé. L'IRS définit les HCE comme ceux qui:
- Détenait plus de 5 % de la participation dans l'entreprise l'année précédente, ou
- A reçu au cours de l'année précédente une indemnité supérieure à un certain montant (125 000 $ pour 2019 ou 130 000 $ pour 2020 et 2021).
Vous verrez des restrictions dans les documents du régime à divers endroits qui limitent la participation des employés bien rémunérés. Par exemple, les contributions de contrepartie des employés et de l'entreprise pour les HCE doivent être proportionnelles à celles des autres employés. Vous pouvez participer au plan 401(k) de votre entreprise en tant que propriétaire, avec des plafonds sur le montant que vous pouvez cotiser chaque année.
Si vous n'avez pas d'employés et que vous êtes la seule personne dans votre entreprise, vous pourriez être admissible à ce qu'on appelle un Solo 401 (k). Il permet à une entreprise individuelle (de tout type de structure juridique) de cotiser au régime. Vous pourriez être en mesure de cotiser à la fois en tant qu'employé et en tant qu'employeur.
En savoir plus de l'IRS sur régimes 401(k) à participant unique.
Comment puis-je créer un plan 401(k)?
La création d'un plan 401(k) pour une entreprise, même petite, est un processus complexe. Voici un aperçu de base des étapes pour obtenir l'approbation et démarrer le plan:
- Rédigez un plan avec l'aide d'un conseiller en plan et envoyez-le à l'IRS pour une lettre de détermination (approbation).
- Partagez des informations avec les employés lorsque vous démarrez le plan, puis chaque année par la suite.
- Trouvez un fiduciaire (gestionnaire de placements) pour vous aider à décider comment investir les cotisations et gérer les comptes individuels des employés.
- Commencez à verser des cotisations patronales, le cas échéant, et autorisez les cotisations salariales par le biais de votre système de paie.
Quelles fonctionnalités dois-je avoir dans un 401(k)?
Contributions de contrepartie. Votre entreprise n'est pas tenue de verser des cotisations au régime, mais vous pouvez choisir de cotiser un pourcentage du salaire de chaque employé, vous pouvez égaler le montant que chacun cotise (jusqu'à une limite spécifiée), ou vous pouvez faire les deux. Dans le cadre d'un 401 (k) traditionnel, vous pouvez modifier le montant auquel l'entreprise correspond chaque année.
Inscription automatique. Une caractéristique de plus en plus populaire des régimes de retraite en milieu de travail est l'inscription automatique, comme moyen d'accroître la participation des employés. Vous pouvez configurer un plan individuel pour chaque employé et déduire automatiquement les cotisations au régime de retraite de leurs chèques de paie. Chaque employé peut se retirer ou modifier le montant au fil du temps.
Début janv. Depuis le 1er janvier 2020, votre entreprise peut bénéficier d'un nouveau crédit d'impôt pouvant aller jusqu'à 500 $ pour la mise en place d'un nouveau compte d'auto-inscription, grâce à la loi SECURE Act, qui pour "Mettre chaque communauté en place pour l'amélioration de la retraite." Il a mis en place de nombreuses dispositions destinées à renforcer la sécurité des retraites dans pays. Ce crédit d'impôt à l'inscription automatique pour les employeurs s'ajoute au crédit de démarrage décrit ci-dessus et est disponible pendant trois ans.
Acquisition.Vous devez inclure dans le document de votre régime un libellé sur la manière dont les employés sont investis dans le régime, mais votre entreprise peut définir les détails. L'acquisition d'un régime de retraite signifie la propriété. Si le compte de retraite d'un employé est acquis, il ne peut pas être perdu s'il quitte l'entreprise. L’acquisition dépend du type de cotisation et de l’ancienneté du salarié dans votre entreprise:
- Les propres cotisations d'un employé sont acquises à 100 % immédiatement, conformément à la loi. Ces montants ne peuvent être perdus pour quelque raison que ce soit.
- Les cotisations de l'employeur pour les 401 (k) peuvent avoir une variété de calendriers d'acquisition, tels que déterminés par votre entreprise dans votre document de plan. Vous pouvez avoir une acquisition immédiate, une acquisition à 100 % après un certain nombre d'années de service ou un calendrier d'acquisition qui augmente le pourcentage d'acquisition de l'employé chaque année.
Tous les salariés doivent être acquis à 100 % au moment où ils atteignent l'âge normal de la retraite ou à la fin du régime.
Options d'investissement. Vous devrez décider comment investir l'argent dans les comptes des employés et quelles options d'investissement vous souhaitez mettre à la disposition des employés. Trouvez un conseiller en placement pour gérer les placements et vous aider, vous et vos employés, à choisir un menu d'options de répartition.
Informations pour les participants
Vous devez faire des rapports périodiques aux participants au régime, y compris une description sommaire annuelle du régime et un relevé de prestations trimestriel individuel indiquant l'état du compte de chaque participant. Vous devez également déposer un rapport d'information annuel appelé formulaire 5500 sur votre plan auprès du gouvernement fédéral.
CONSEIL: Vous disposez d'un certain pouvoir discrétionnaire sur ce que vous offrez aux employés dans le cadre d'un plan 401(k), mais l'établissement d'un plan comporte également de nombreuses exigences spécifiques. Cet article du fisc, "Un guide des exigences communes du plan qualifié», contient plus d'informations sur les conditions minimales et ce que vous devez inclure dans votre plan.
Accablé? Voici l'aide
De nombreuses institutions financières, fournisseurs de plans et autres organisations proposent l'IRS plans 401(k) pré-approuvés, un modèle qui peut réduire considérablement la charge administrative liée à l'établissement et au maintien d'un 401(k).
