Un programme de suggestions d'employés bien conçu - lancé avec un engagement organisationnel, une clarté et une communication continue - peut avoir un impact positif sur les résultats d'une entreprise et infuser son employés motivés et enthousiastes.
Un programme de suggestion d'employés mal conçu, lancé à la hâte et indéfini peut décourager les gens et générer de la mauvaise volonté, du cynisme et de l'incompréhension. C'est le sort de nombreux programmes de suggestions d'employés lancés sans réfléchir via une boîte à suggestions d'employés. Alors planifiez d'abord.
Votre entreprise a-t-elle besoin d'une boîte à suggestions?
Avant de lancer un programme de suggestions d'employés, réfléchissez à votre culture d'entreprise. Recevez-vous actuellement des idées fraîches et réfléchies?
Si les suggestions des employés remontent déjà à la surface lors des réunions du personnel et dans les conversations informelles, plus des méthodes informelles pour cultiver de nouvelles idées sont nécessaires, puis un programme complet de suggestions d'employés ou boîte à suggestion. Par exemple:
- Calendrier séances de remue-méninges départementales.
- Générer des idées sur des sujets spécifiques pendant votre réunion hebdomadaire du personnel.
- Fixez un déjeuner mensuel pour que chaque employé soumette au moins une idée.
- Demandez aux gestionnaires d'apporter trois idées d'employés à chaque réunion des gestionnaires.
Si vous devez faire mieux, commencez par demander qu'en est-il de votre culture qui étouffe les idées? Votre programme doit éliminer ou contourner ces obstacles avant de commencer, sinon tout programme de suggestions d'employés est voué à l'échec.
Comment mettre en place une équipe de révision
Les programmes de suggestions d'employés réussis nécessitent une gestion. Mettre en place un équipe interfonctionnelle avec le pouvoir de mettre en œuvre les suggestions qu'il reçoit. L'équipe doit examiner les suggestions et en accuser réception dans les 48 heures. Si cette équipe est composée uniquement de managers ou de directeurs, elle peut être perçue comme déconnectée ou bloquant le changement. Les personnes qui y siègent doivent donc être prêtes à changer et à demander « pourquoi pas » plutôt que « pourquoi »?
Tous les départements, en particulier les Finances, doivent être représentés. Si les responsables ou les administrateurs examinent les suggestions, faites en sorte que l'examen fasse partie d'une réunion régulière, avec des suggestions distribuées et examinées à l'avance. Si une fonction transversale équipe d'employés est le véhicule d'examen des suggestions que vous avez sélectionné, le choix des membres de l'équipe pour l'équipe d'examen des suggestions devrait inclure les postes qui reflètent la façon dont les affaires sont généralement accomplies dans votre culture.
Si l'équipe se réunit plus souvent qu'une fois par mois, cela devient plus de travail que les gens ne sont généralement prêts à faire. Faites tourner les membres de cette équipe 4 à 6 fois par an, mais pas tous les membres en même temps.
Étapes vers le succès
Établir des zones de suggestions: Établissez des lignes directrices pour les sujets ouverts aux suggestions, à moins que vous ne vouliez encourager uniquement des choses comme « mettez une sorbetière dans la salle à manger » ou « laissez-nous rentrez chez vous tôt le vendredi. » Il s'agira probablement d'idées qui affectent les économies de coûts, la qualité, la productivité, l'amélioration des processus, génération de revenus, et amélioration du moral.
Communiquer le processus de soumission et d'examen : Partagez publiquement toutes les directives et surtout les objectifs que vous essayez d'atteindre en lançant un programme de suggestion d'employés.
Exigez des détails sur la mise en œuvre: Il est facile de lancer une idée, alors exigez une explication de la part de l'auteur de la façon dont il pense qu'elle devrait être mise en œuvre. Vous n'avez pas besoin d'un plan d'action complet, mais de plus d'une phrase ou deux.
Solliciter l'impact potentiel: Exigez le « pourquoi » et le « comment » l'idée aura un impact sur l'entreprise, y compris une analyse des économies de coûts. Mais gardez le processus simple. Ne rebutez pas les employés dès le départ avec un formulaire de trois pages qui semble fastidieux.
Agir différemment lorsqu'il s'agit du travail de l'employé: Les employés doivent toujours réfléchir à des moyens d'améliorer leur propre travail sans avoir à le faire passer devant une équipe d'approbation. Donnez aux managers un moyen de récompenser les gens qui proposent des idées qui devraient être mises en œuvre immédiatement, mais qui correspondent aux objectifs du programme de suggestion.
Confiez à un collaborateur: Désignez un administrateur pour le programme de suggestions d'employés qui veillera à ce que le processus se déroule comme promis et ne soit pas enlisé par un casse-morale comité d'examen inefficace.
Désignez un champion parmi la haute direction: Cela donne de la crédibilité au programme de suggestion des employés et fait en sorte que les suggéreurs se sentent importants.
Récompenses et reconnaissance
La récompense pour les suggestions mises en œuvre doit être clairement définie sur le front-end. Si l'idée de l'employé permet à l'entreprise d'économiser de l'argent, dans de nombreux programmes de suggestions d'employés, l'employé reçoit un pourcentage des économies réalisées. Ce prix peut représenter 5 à 20 % des économies de coûts prouvées.
Reconnaissez que les économies de coûts sont difficiles à « prouver » si vous ne disposez pas de bons chiffres définissant le processus avant que la suggestion de l'employé ne soit mise en œuvre. Souvent, la première étape de la mise en œuvre d'une suggestion de réduction des coûts consiste à « mesurer » le processus pour vous assurer que vous savez comment il fonctionne actuellement.
D'autres idées de processus moins mesurables nécessitent une récompense standard désignée. Souvent, qu'est-ce le plus important pour l'employé est la reconnaissance.
Les récompenses peuvent inclure des marchandises avec le logo de l'entreprise, des chèques-cadeaux, un déjeuner avec un responsable du choix de l'employé, un dîner de récompense trimestriel et des points pour l'achat d'articles plus chers auprès de catalogues.
En effet, compte tenu de la difficulté de mesurer le résultat de nombreuses suggestions d'employés, certaines entreprises proposent ces récompenses de reconnaissance même lorsque les idées ajoutées à la ligne de fond sensiblement. Ce n'est pas aussi motivant que le salarié recevant une partie des économies réalisées pendant une période de temps définie.
Rétroaction dans votre programme de suggestions d'employés
Rendez les commentaires aux personnes ayant des suggestions privées, surtout si l'idée est rejetée. Sinon, il est peu probable que les gens se mettent en quatre en offrant des suggestions hors de l'ordinaire qui sont peut-être vos plus fructueuses.
Lorsqu'une suggestion d'un employé est mise en œuvre et aboutit à une récompense, reconnaissez publiquement la contribution lors d'une réunion du personnel, avec la permission de l'employé concerné. De plus, vous pouvez publier la suggestion de l'employé, les noms des employés de l'équipe de mise en œuvre et la récompense accordée.
Dans de nombreuses organisations, les suggestions semblent disparaître dans un trou noir d'où elles peuvent ne pas émerger avant des mois - un échec garanti pour le programme de suggestion des employés.
Tenir les participants au programme de suggestion des employés au courant de l'évolution de leurs suggestions est plus important que de fournir des réponses rapides à l'auteur de la suggestion. Les employés veulent juste savoir ce qui se passe avec leurs idées.
Une approche populaire de la mise en œuvre des suggestions consiste à inclure le suggéreur dans n'importe quelle équipe de mise en œuvre. Cela maintient également les suggestions rendues raisonnables. Au minimum, si une suggestion est acceptée, définissez un calendrier de mise en œuvre que l'auteur de la suggestion comprend.
Plus d'indications pour un programme de suggestion réussi
Les programmes de suggestions des employés doivent mettre l'accent sur la qualité plutôt que sur la quantité de suggestions. De nombreux programmes encouragent le contraire, provoquant le découragement lorsqu'ils ne rapportent pas grand-chose pour l'argent et le temps investis.
Les suggestions d'employés anonymes ne sont pas recommandées. Les gens devraient être prêts à défendre publiquement leurs idées. C'est le genre de culture d'entreprise que vous devez encourager pour créer une organisation performante.
Récompensez non seulement les employés qui soumettent des idées gagnantes. Récompenser et reconnaître les gestionnaires et les superviseurs qui font le meilleur travail de encourager les suggestions des employés et s'écarter du chemin de progrès.
Les idées qui changent la donne viennent de partout. Envisagez également d'inclure des clients et des fournisseurs en tant que suggéreurs, en particulier à mesure que votre programme de suggestions d'employés mûrit.
