Le dossier médical de l'employé est le référentiel de tout ce qui concerne la santé, les prestations de santé, les congés liés à la santé des employés, ainsi que les sélections d'avantages et la couverture de l'employé. L'employeur tient un dossier médical séparé pour chaque salarié. Le contenu de ces dossiers n'est jamais mêlé à un autre dossier d'employé tel que le dossier personnel.
Étant donné que le dossier médical contient des informations sensibles et confidentielles, il doit résider dans un endroit sûr, verrouillé et inaccessible. Le classeur qui abrite les dossiers médicaux des employés doit également être verrouillé et le personnel des RH doit avoir les seules clés. L'accès aux dossiers médicaux des employés est limité au personnel des ressources humaines uniquement.
La loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie (HIPAA) oblige les employeurs à protéger les dossiers médicaux des employés comme confidentiels; les dossiers médicaux doivent être conservés séparément et à l'écart des autres dossiers commerciaux. Ne conservez jamais les dossiers médicaux des employés dans le dossier personnel général de l'employé.
En raison de la confidentialité des informations, les enregistrements doivent être isolés des fichiers auxquels les employés tels que les superviseurs ou les gestionnaires peuvent accéder. (En fait, cela est également recommandé pour les dossiers du personnel en général - n'accordez l'accès qu'au personnel des RH.)
Contenu du dossier médical du salarié
Ce sont les types d'articles qui doivent être conservés en toute sécurité dans le dossier médical de l'employé. En cas de doute, privilégiez la protection des informations médicales de vos employés.
- Demandes et formulaires d'assurance maladie
- Demandes et formulaires d'assurance-vie
- Renseignements sur le bénéficiaire désigné
- Demandes pour tout autre avantage social qui pourrait nécessiter des informations médicales telles que l'assurance de la vue
- Demandes de congés médicaux payés ou non payés
- Rapports de la Family Medical and Leave Act (FMLA) et demandes et documents connexes
- Documents FMLA signés par un médecin
- Documentation sur les maladies d'un membre de la famille ou d'un enfant pour lequel vous demandez du temps FMLA pour fournir des soins continus
- Documentation sur les congés liés à des raisons médicales pour les employés qui ne sont pas éligibles au congé FMLA
- Examens médicaux, notes, correspondance et recommandations
- Excuses d'ordre médical pour l'absentéisme ou le retard d'un médecin
- Restrictions d'emploi médical avec documentation du médecin recommandant
- Rapports d'accidents et de blessures, y compris les documents requis par l'OSHA
- Rapports d'indemnisation des travailleurs en cas de blessure ou de maladie
- Tout autre formulaire ou document contenant des informations médicales privées sur un employé
Si vous gardez ces dossiers confidentiels, vos employés vous feront confiance et vous respecterez l'esprit et l'importance de la loi.
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