Que vous ayez un employé ou des centaines, vous devez suivre les procédures formelles de paiement et de traitement des charges sociales. Vous pouvez effectuer vous-même ces tâches de paie ou vous pouvez externaliser le processus en le confiant à un prestataire de services de paie.
Options de traitement de la paie
Voici deux options que les propriétaires d'entreprise ont pour gérer la paie.
Logiciel de paie en ligne
Vous pouvez utiliser un logiciel de paie, en fournissant vous-même les données et en laissant le logiciel effectuer les calculs. Les applications logicielles de paie en ligne fonctionnent de la même manière que les logiciels de comptabilité d'entreprise. Ils vous donnent une poignée d'invites et d'informations, mais vous - ou quelqu'un de votre entreprise - devez saisir les informations.
Des services de paie
Les services de paie sont des entreprises individuelles qui sont parfois liées à des cabinets comptables ou de tenue de livres. Vous pouvez externaliser votre processus en donnant à un service de paie local ou en ligne les informations de base sur les employés et les laisser gérer la paie, envoyer les chèques de paie et envoyer les déclarations de charges sociales et Paiements.
L'externalisation de la paie ne vous enlève pas la responsabilité de payer et de déclarer toutes les charges sociales à temps et dans leur intégralité et de payer aux employés exactement ce qui leur est dû. L'IRS facture des pénalités pour défaut de dépôt des charges sociales.
Raisons d'externaliser la paie
Considérez le coût de votre temps
Votre travail en tant que propriétaire d'entreprise consiste à gérer votre entreprise, pas à traiter la paie. Essayer de faire la paie vous-même signifie prendre votre temps sur d'autres tâches clés, comme l'acquisition de clients, la fabrication de produits ou la prestation de services.
Les charges sociales sont compliquées
Les charges sociales sont complexes car il existe plusieurs types de taxes que vous devez percevoir et payer et de nombreux formulaires compliqués à remplir. Il s'agit notamment de l'impôt fédéral sur le revenu, de l'impôt sur le revenu de l'État, de la taxe FICA pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie, et de l'impôt fédéral et de l'État sur le chômage.
Voici un exemple; Les montants que vous retenez sur les chèques de paie des employés pour l'impôt fédéral sur le revenu et l'impôt FICA doivent être versés à l'IRS mensuellement ou bihebdomadairement (deux fois par semaine), selon le montant du dépôt. Faire ces dépôts peut prendre beaucoup de temps.
Tous les dépôts de charges sociales fédérales doivent être effectués en ligne. La meilleure option pour effectuer des dépôts est de s'inscrire au système de paiement électronique de l'impôt fédéral de l'IRS (EFTPS). Donnez ensuite à votre fournisseur de paie vos informations de connexion afin qu'il puisse effectuer des dépôts pour vous.
Les lois fiscales changent tout le temps
Chaque année, des modifications peuvent être apportées aux lois fiscales, aux taux d'imposition ou aux délais de soumission des rapports. Il est difficile pour une entreprise individuelle de rester au courant de tous ces changements. Un service de paie ou une application logicielle s'occupe de ces changements pour de nombreuses entreprises et elles peuvent effectuer ces changements rapidement et facilement.
Que font les services de traitement de la paie?
Vous pouvez trouver un logiciel de paie ou un service de paie qui peut vous aider avec tout ou partie de ces tâches liées à la paie et aux charges sociales.
Tâches de paie
Un logiciel de paie ou un service de paie peut calculer le salaire des employés, les retenues à la source et les retenues pour créer des chèques de paie. La plupart calculeront et paieront également les entrepreneurs indépendants (non-employés). Les deux peuvent également envoyer des chèques de paie, généralement par dépôt direct.
Tâches liées aux charges sociales
Selon le niveau de service que vous payez, le logiciel et les services de paie:
- Collecter et déclarer les charges sociales dues
- Calculer les rapports annuels sur les salaires et les impôts, le formulaire W-2 pour les employés et le formulaire 1099-MISC pour les non-employés
- Soumettre des déclarations de charges sociales, comme le formulaire 941
- Déclarer et payer les cotisations chômage
Voici une liste de quelques-uns des meilleur logiciel de paie disponible avec des détails pour chacun.
Combien coûte un service de paie?
Les processeurs de paie en ligne et les services de paie facturent des taux différents en fonction du nombre d'employés payés. Ils ont également différents niveaux de services, y compris le support.
Services de traitement de la paie en ligne
La plupart services de paie en ligne facturer sur une base mensuelle, et la tarification la plus courante est un prix mensuel de base avec un montant supplémentaire par employé et par mois.
Plusieurs éditeurs de logiciels ont des tarifs échelonnés, avec un montant mensuel plus élevé et des coûts par employé basés sur le niveau et les types de service.
Par exemple, Patriot Payroll Software facture 10 $ par mois plus 4 $ par employé pour le service de base où l'entreprise gère sa propre paie et ses propres impôts avec l'aide de Patriot. Pour 30 $ par mois plus 4 $ par employé, l'option de paie à service complet de Patriot classe et dépose les charges sociales locales, étatiques et fédérales et les déclarations de fin d'année.
QuickBooks d'Intuit offre trois niveaux de service. Actuellement, le niveau de base est de 22,50 $ par mois plus 4 $ par employé. Le deuxième niveau offre la paie automatique, le dépôt direct le jour même, le suivi du temps en déplacement et le soutien aux ressources humaines pour 37,50 $ par mois plus 8 $ par mois par employé. Pendant ce temps, le niveau le plus élevé comprend la protection contre les pénalités fiscales et un conseiller personnel en ressources humaines (RH) pour 62,50 $ par mois plus 10 $ par mois par employé.
Services de traitement de la paie hors ligne
Teresa Ray, la propriétaire de Le service paie, a expliqué dans un e-mail à The Balance comment fonctionnent les services de paie de son entreprise. Selon Ray, son entreprise facture des frais de base par période de paie (hebdomadaire, bimensuelle, bimensuelle ou mensuelle) de 54 $ plus 2 $ pour chaque employé payé. Donc, s'il y avait 10 employés payés au cours de cette période de paie, les frais seraient de 74 $ (54 $ plus 20 $). Ces frais comprennent le traitement de la paie, la collecte et le paiement de toutes les charges sociales dues, ainsi que la préparation et le dépôt de tous les rapports mensuels, trimestriels et annuels sur les charges sociales.
Questions à poser avant d'externaliser la paie
Lorsque vous discutez avec des services de paie potentiels et que vous évaluez des applications logicielles de paie, lisez des critiques et demandez des références. Voici quelques questions à poser:
- Dans quelle mesure votre système est-il sécurisé? Avez-vous déjà eu une violation de données ?
- À quelle fréquence mettez-vous à jour votre système? Avez-vous des sauvegardes en cas de perte de données ou de plantage du système?
- Comment suivre l'évolution des lois fiscales? À quelle fréquence mettez-vous à jour vos données pour les modifications fiscales?
- Depuis quand es-tu dans le milieu?
- Comment gérez-vous le service client? Puis-je appeler et parler à une personne réelle? Avec quelle rapidité répondez-vous aux demandes urgentes?
- Si je dois apporter des corrections, en combien de temps pouvez-vous les faire ?
- Comment puis-je savoir que vous soumettez des rapports et effectuez des paiements avant qu'ils ne soient dus? Quelles confirmations m'envoyez-vous ?
Si vous débutez avec la paie, prenez le temps de lire cet aperçu de la façon de mettre en place un système de taxe sur les salaires. Ensuite, faites une liste de ce que vous êtes prêt à faire vous-même et de ce que vous voulez qu'un service de paie fasse.
Foire aux questions (FAQ)
Le nombre d'employés affecte-t-il le choix d'une option de traitement de la paie?
La plupart des services de traitement de la paie basent leur tarification sur le nombre d'employés, de sorte que vous ne serez pas facturé beaucoup pour seulement quelques employés à l'option la moins chère. Ensuite, vous pouvez ajouter des services comme le dépôt direct lorsque votre entreprise se développe. Les fournisseurs de services de paie locaux fixent également des prix en fonction de la quantité de travail, comme le nombre de chèques de paie des employés traités.
Comment fonctionne le support pour les différents types de services de paie?
Les sociétés de paie en ligne offrent différents niveaux de support; plus le niveau est élevé, plus le soutien direct en personne est inclus. Le niveau de support le plus bas est généralement les vidéos, les FAQ ou le chat, tandis que le plus élevé est le service VIP avec l'aide d'une personne en direct. Une assistance rapide est essentielle, en particulier lorsque vous démarrez, alors recherchez le service qui offre la meilleure assistance au niveau le plus bas, ou soyez prêt à payer un supplément.
Quelles sont les applications courantes qui fonctionnent avec les logiciels et services de paie?
L'intégration de logiciel de paie la plus courante est avec un logiciel de comptabilité ou de tenue de livres, comme QuickBooks. Le logiciel RH peut également être lié à votre système de paie pour l'assurance maladie, la gestion des congés payés et la gestion des documents des employés.
Les services de paie ont également des applications supplémentaires. Teresa Ray a déclaré que son entreprise propose un service appelé Web Employee qui permet aux employés de se connecter, d'obtenir des talons de chèque de paie et des formulaires W-2, et de modifier leurs retenues à la source.
J'ai des employés qui travaillent à distance dans plusieurs États. Comment un service de paie gère-t-il cette situation?
Tous les services logiciels de paie exécutent des impôts d'État pour les employés. Teresa Ray a déclaré que son service traite les paiements pour les employeurs faisant des affaires dans environ 18 États autres que l'Indiana, où se trouve son entreprise. Le traitement des salaires et des charges sociales pour les États après l'État d'origine entraîne des frais supplémentaires.
