Adhésion de la direction
Avant de mettre en place des bonnes pratiques d'achat, il faut s'appuyer sur les dirigeants de l'entreprise. Sans l'adhésion des cadres supérieurs, y compris le PDG et le directeur financier, toute tentative de développer une stratégie d'achat de classe mondiale sera étouffée par cadres intermédiaires. Les changements qui doivent être apportés dans toute entreprise doivent être soutenus par les cadres supérieurs afin d'obtenir des résultats.
Rationalisation des données existantes
Toute entreprise qui s'est procuré des données pendant un certain temps disposera d'une base de vendeurs qui contiennent des données actuelles, en double, obsolètes et incorrectes. Si votre entreprise dispose de plusieurs services achats géographiquement séparés, le niveau d'imprécision est multiplié. Pour qu'une stratégie d'achat de classe mondiale soit mise en place, les données de chaque service d'achat doivent être mis à jour pour refléter les données actuelles du fournisseur et être rationalisé pour éliminer les doublons, les erreurs et données inutiles. L'avantage d'avoir des données précises pour votre entreprise est que cela permet de prendre des décisions avec précision. Il permet à votre
Profitez des programmes d'incitation des fournisseurs
C'est la norme pour les entreprises de payer les fournisseurs le plus tard possible. Si le vendeur a un contrat de 45 jours, il ne recevra jamais son paiement avant ce 45e jour. Pour encourager les entreprises à payer leurs factures avant la date du contrat négocié, les fournisseurs ont proposé des remises, des remises et d'autres incitations. Mais les vendeurs ont constaté que malgré les incitations, les entreprises ne payaient toujours pas tôt. Une théorie veut que les entreprises inscrivent les conditions de paiement dans leurs système ERP et l'oublier. Les chèques sont coupés sur la base de ces données et les incitations des fournisseurs ne sont jamais réalisées. Une stratégie d'achat de classe mondiale devrait inclure ces remises et les entreprises devraient s'assurer qu'elles profitent de toutes les incitations possibles. En ces temps économiques difficiles, les entreprises ne peuvent pas se permettre de renoncer à des remises importantes. En outre, les négociations avec les fournisseurs devraient également inclure l'obtention de remises plus importantes pour le paiement à la réception des marchandises ou même le paiement anticipé.
Mettre en œuvre l'évaluation des fournisseurs
Une bonne stratégie d'achat doit inclure une méthode d'évaluation des fournisseurs. Le processus d'évaluation doit non seulement inclure les performances de livraison, mais également suivre des mesures moins évidentes telles que la sous-livraison ou la sur-livraison, la qualité des articles livrés et la performance du service client du vendeur. Ces métriques ne sont pas toujours une valeur mesurable, mais parfois la métrique est subjective. Si des directives politiques sont mises en œuvre pour une évaluation subjective, tous les fournisseurs peuvent être évalués de la même manière. N'oubliez pas de faire savoir aux fournisseurs qu'ils sont évalués. S'ils savent que leurs clients les regardent, ils augmenteront peut-être leur jeu.
Embaucher des professionnels des achats
Tant d'entreprises pensent que les compétences de bureau de base sont la seule condition préalable pour un poste dans le service des achats. Ce point de vue est incroyablement naïf étant donné que ces employés sont chargés de dépenser de grandes quantités de ressources de l'entreprise. Le professionnel des achats est la clé de la mise en place d'une organisation des achats de classe mondiale. Les compétences requises pour les organisations d'achat de classe mondiale comprennent la connaissance de l'entreprise pour laquelle elles achètent, des compétences analytiques, des compétences en négociation et des compétences interpersonnelles. En privant votre service des achats d'employés versés dans ces compétences, votre entreprise peut se retrouver liée par des contrats avec les mauvais fournisseurs, pour le mauvais matériel et au mauvais prix. les organisations d'achat comprennent la connaissance de l'entreprise pour laquelle elles achètent, des compétences analytiques, des compétences en négociation et des compétences interpersonnelles. En privant votre service des achats d'employés versés dans ces compétences, votre entreprise peut se retrouver liée par des contrats avec les mauvais fournisseurs, pour le mauvais matériel et au mauvais prix.
Réduire le nombre de fournisseurs
Les entreprises ont des centaines de fournisseurs, certaines en ont des milliers, beaucoup en ont des milliers, voire des dizaines de milliers. Avoir des milliers de fournisseurs dans votre système nécessite non seulement une maintenance considérable, mais cela peut également être extrêmement coûteux. Si un service des achats commande chaque jour des articles auprès de vingt fournisseurs différents, cela peut signifier vingt bons de commande qui ont à envoyer, vingt frais d'expédition à payer et vingt entrées de marchandises à traiter lorsque la marchandise arriver. En plus des coûts supplémentaires, il y a probablement des économies qui ne se réalisent pas. Combien de ces vingt vendeurs vendent des produits identiques ou similaires. Si les vingt vendeurs sont réduits à cinq, alors les coûts de traitement seront réduits et probablement le coût du matériel a été négocié plus bas.
Achats centralisés
Si votre entreprise possède plusieurs sites dispersés géographiquement, vous pensez peut-être qu'il est impossible de mettre en place une stratégie d'achat de classe mondiale. Il est prudent pour les entreprises de considérer leurs dépenses globales comme une fonction centrale. Disposant d'une organisation centralisée des achats, une entreprise peut revoir ses achats totaux et sélectionner des fournisseurs capables de fournir une majorité d'articles aux meilleurs coûts. Ce scénario ne couvrira pas tous les articles utilisés sur tous les sites et la centrale d'achat devrait travailler avec les emplacements pour identifier les fournisseurs locaux qui répondent aux besoins des personnes éloignées emplacement.
Tirer le meilleur parti des fournisseurs
La négociation d'un accord avec un fournisseur peut être une affaire de longue haleine sans qu'aucune des parties ne soit satisfaite du résultat. Avoir une mauvaise relation avec votre fournisseur au début du contrat n'est pas la façon dont fonctionnent les organisations d'achat de classe mondiale. Les fournisseurs sont une partie importante de votre chaîne d'approvisionnement. Les matériaux qu'ils fournissent sont requis à des dates précises afin que votre commande soit expédiée au client à la date promise. Faire de votre fournisseur un partenaire plutôt qu'un simple fournisseur vous aidera à vous assurer que vos commandes sont correctes et à temps. Les négociations avec vos fournisseurs doivent se concentrer sur les avantages d'être un fournisseur; leur montrant que si vous réussissez, ils réussiront. Les négociations qui se concentrent sur les clauses pénales et les amendes pour mauvaise qualité et dates de livraison manquées laisseront le fournisseur moins disposé à répondre à vos exigences.
Maximiser la technologie
Certaines entreprises utilisent encore des Rolodex, des demandes d'achat papier et appellent leurs bons de commande aux fournisseurs. La plupart ont une sorte de logiciel d'achat, même s'il s'agit d'une feuille de calcul Excel, qui suit les commandes et les dépenses globales. Avec l'introduction du logiciel Enterprise Resource Planning (ERP), les entreprises sont en mesure d'intégrer leurs services d'achat dans leur chaîne d'approvisionnement pour tirer parti des données en temps réel. Cependant, c'est là que de nombreuses entreprises s'arrêtent. Les stratégies d'achat de classe mondiale vont plus loin pour récolter les avantages que leur offrent leurs systèmes ERP. Les entreprises peuvent adopter des techniques de workflow au sein de leurs systèmes ERP pour automatiser les approbations et les paiements, réduisant ainsi le temps d'intervention du personnel des achats. Les données produites par des milliers de transactions d'achat peuvent être utilisées dans des entrepôts de données pour aider les professionnels des achats avec des métriques dans l'évaluation des fournisseurs et la négociation des contrats.
