Pour de nombreuses entreprises, le service des comptes fournisseurs ne reçoit pas beaucoup d'attention à moins que quelque chose ne se passe mal. Cependant, il y a beaucoup à gagner d'un service des comptes fournisseurs qui est bien géré. À l'inverse, il y a beaucoup de problèmes qui peuvent provenir d'un qui boite simplement. Ce département a souvent un effet énorme sur les flux de trésorerie d'une entreprise, et il existe des opportunités qui peuvent être gagnées ou perdues en profitant des accords de paiement avec les fournisseurs.
Un service des comptes fournisseurs bien géré devrait pouvoir profiter des remises sur volume et des paiements anticipés remises ainsi que la détermination de la meilleure façon de conserver le plus de liquidités disponibles pour une entreprise pour d'autres dépenses et investissements. Ce département devrait également être en mesure de s'assurer que les fournisseurs respectent leurs obligations sur la base des accords et contrats, donc si les normes de volume ou de qualité ne sont pas respectées, les problèmes sont résolus et des actions correctives appropriées sont pris.
Problèmes courants liés aux comptes fournisseurs
Bien qu'il existe de nombreuses possibilités de réduire les coûts et de libérer de l'argent, il existe également un certain nombre d'obstacles auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu'elles tentent d'atteindre ces objectifs. L'étude d'optimisation des comptes fournisseurs de Canon de 2014 a révélé que le traitement du papier était l'une des sources les plus importantes des problèmes pour de nombreuses organisations, le temps nécessaire pour traiter la facturation papier étant le plus important problème. Les autres principales sources de préoccupation étaient les suivantes:
- Veiller à ce que les paiements soient effectués à temps
- Rationalisation du processus d'approbation des factures
- Obtenir les meilleures conditions de paiement avec Fournisseurs et s'assurer que les obligations sont respectées de part et d'autre
- Gérer une variété de systèmes de comptabilité et de facturation des fournisseurs
- Enregistrer et vérifier la sécurité des données et des transactions
Bon nombre des problèmes répertoriés sont aggravés ou créés par le recours à la facturation papier. La paperasserie perdue est un problème fréquent dans de nombreuses organisations, entraînant des paiements en retard ou manqués. De plus, alors qu'un certain nombre d'entreprises souhaitent numériser leurs documents, la majorité des fournisseurs continuent d'envoyer des factures papier ou de les envoyer par fax.
La plupart des petites entreprises gèrent leurs propres documents de comptes fournisseurs, et une grande partie de cela se fait manuellement. Étant donné que peu de fournisseurs sont passés à la facturation électronique, la plupart des organisations dépensent beaucoup de main-d'œuvre pour saisir manuellement les données et créer des copies numériques de la documentation.
L'utilisation de documents papier ralentit fréquemment le processus d'approbation des factures car des copies doivent être faites et remises aux membres appropriés de la direction pour examen. Lorsque les documents ne sont pas facilement accessibles ou disponibles en format numérique, il est difficile d'analyser données et s'assurer que les meilleurs accords de paiement sont obtenus et que les obligations sont respectées. Les accords d'escompte pour paiement ponctuel et anticipé peuvent facilement être perdus si les entreprises ne sont pas en mesure d'effectuer les paiements lorsqu'elles sont tenues de le faire, de sorte que les problèmes liés à la paperasserie peuvent être coûteux.
Améliorations et optimisation
Du fait qu'un certain nombre d'enjeux liés au bon fonctionnement des services des comptes fournisseurs découlent du même les causes profondes, il y a aussi quelques ajustements que les organisations peuvent faire qui prendront en charge de nombreuses préoccupations en même temps temps. Trois des moyens les plus efficaces pour les entreprises de rationaliser les processus de leur service des comptes fournisseurs sont les suivants:
- Utiliser la reconnaissance de caractères d'objet pour numériser les documents
- Profitez de portails en ligne accessibles aux fournisseurs
- Créer des workflows de gestion
ROC
Alors que de nombreuses entreprises utilisent régulièrement des scanners pour créer des copies numériques de documents, cela implique généralement uniquement la création d'une image d'un document qui est enregistrée sur un ordinateur. Cela signifie que les informations doivent toujours être saisies manuellement dans une base de données, de sorte que même si la perte d'enregistrements est moins un problème, cela prend toujours du temps.
La reconnaissance de caractères d'objet, ou OCR, consiste à numériser un document et à en extraire des données. Ces données peuvent être automatiquement ajoutées à une base de données ou à une feuille de calcul. Le processus OCR aide à réduire le problème des erreurs de saisie manuelle des données et permet de saisir les informations dès que les documents sont reçus. L'OCR prend à peu près le même temps pour un employé que la numérisation d'un document pour créer un fichier image, et cela ne nécessite généralement aucune étape supplémentaire. Selon Gartner, certaines organisations sont capables de publier 80 % ou plus de leurs factures sans qu'un employé n'ait à être directement impliqué.
Portails fournisseurs
La rationalisation du processus de saisie des factures et des données dans un système centralisé peut permettre aux entreprises de créer ou de prendre avantage d'un portail en ligne qui permet à une entreprise et à ses fournisseurs de suivre les commandes, de consulter les factures et de voir quand les paiements sont faits. Mettre ces données à la disposition d'un certain nombre de personnes au sein d'une organisation peut aider à garantir que les le service des comptes fournisseurs a une surveillance appropriée et peut aider à accélérer le temps nécessaire à l'approbation factures. Permettre aux fournisseurs d'accéder au portail permet à ces entreprises de soumettre des factures et de suivre les paiements, ainsi que d'être informées de tout problème concernant les fournitures reçues ou les problèmes de facturation.
Établir des flux de travail et des processus
Quelle que soit la manière dont une organisation décide de gérer ses efforts de gestion des données, il est important qu'un processus établi soit en place pour la gestion des comptes et des paiements. Cela permet aux entreprises de s'assurer que les opérations fonctionnent et de trouver des alternatives si elles sont lourdes ou entraînent des erreurs ou des retards. Selon Deloitte, ces processus doivent détailler ce que fait le service des comptes fournisseurs lorsqu'il reçoit une facture, comment les données sont saisies et partagées et quel est le processus d'approbation des factures. Il devrait également y avoir des lignes directrices pour déterminer les meilleures façons de traiter le paiement des différents types de fournisseurs.
Bien que de nombreux fournisseurs offrent des remises pour paiement dans les 30 ou 90 jours, cela peut ne pas valoir la remise si cela entrave les flux de trésorerie d'une organisation. Il est également essentiel qu'il existe un moyen de vérifier que l'entreprise et les fournisseurs respectent les prescriptions d'un contrat ou d'un accord. L'établissement de workflows pour traiter ces problèmes peut aider les organisations à faire les bons choix.
Lorsque les fournisseurs ne livrent pas à temps, en quantités suffisantes ou en quantités appropriées de stock, les entreprises peuvent ne pas vouloir payer les factures tant que ces problèmes n'ont pas été résolus. Un flux de travail peut être essentiel pour établir ce qui doit être fait lorsque ces problèmes surviennent. De plus, les paiements aux fournisseurs doivent également être effectués à temps pour éviter de perdre des remises ou d'encourir des pénalités pour retard de paiement. Chaque accord fournisseur doit être documenté et mis à jour au fur et à mesure que les choses changent, et les processus doivent garantir que chaque compte est traité de manière appropriée.
La création de flux de travail peut également aider une entreprise:
Externalisation
La numérisation des dossiers, la mise en œuvre de l'OCR et l'utilisation d'un portail auquel les fournisseurs ont accès ne sont peut-être pas nécessaires pour les petites entreprises, mais les organisations ne doivent pas présumer que le coût empêchera une entreprise de profiter de eux. Bien que le coût de la mise en place et de la maintenance des systèmes électroniques puisse être prohibitif pour de nombreuses petites et moyennes organisations, il n'est souvent pas nécessaire de le faire en interne. Il existe une variété de fournisseurs tiers auxquels les organisations peuvent sous-traiter ces tâches. Les organisations peuvent obtenir une assistance externalisée pour tout, de la mise en place d'un processus OCR à l'aide à une entreprise pour créer des flux de travail pour l'analyse des contrats avec les fournisseurs.
Bien que les organisations ne soient pas en mesure de supporter les coûts de la mise en œuvre de divers systèmes informatiques par eux-mêmes, il est souvent très abordable de les confier à un tiers. Les entreprises devront comparer les coûts d'utilisation de tiers pour développer ces systèmes avec les économies potentielles et la valeur de libérer de l'argent, mais l'externalisation permet aux organisations de tirer parti de technologies et de systèmes qui seraient normalement trop coûteux.
- Veiller à ce que Acheter en ligne sont créés pour chaque nouvelle commande
- Vérifier que les factures correspondent aux produits reçus et respectent les accords contractuels
- Vérifier les registres pour s'assurer que les paiements sont effectués, qu'ils sont effectués à temps et qu'ils ne sont pas dupliqués
- Déterminer la meilleure méthode de paiement des factures, par exemple par TEF ou cartes de crédit, pour réduire les frais
