Liste de contrôle et guide pour la planification d'un séminaire

Confirmer le but de l'événement

Avant d'effectuer toute recherche sur la sélection d'un lieu, assurez-vous de bien connaître les objectifs de base de l'événement:

• Qui est le public ?
• Quel est le thème du séminaire ?
• Où doit-il être situé ?
• Pourquoi les gens assisteront-ils ?
• Quel est le programme du séminaire ?

Consulter le guide des spécifications d'événement Apex

Le Convention Industry Council a établi une série d'outils qui devraient être considérés comme une excellente source des meilleures pratiques qui aideront le planificateur d'événements ou de réunions à suivre les détails de la planification des événements. Avec des outils de téléchargement gratuits, cela aidera tout planificateur d'événements à créer une liste de détails pertinents. Cela inclut, mais n'est pas limité à:

• Profil de l'événement (date, heures, lieu, contacts, etc.)
• Coordonnées de l'organisateur/hôte de l'événement
• Coordonnées du fournisseur
• Profil du participant
• Espace nécessaire
• Nourriture et boisson
• Exigences audiovisuelles
• Configuration de la fonction/de la salle

Créer un profil d'événement

Une fois qu'un planificateur a certaines des questions de base sur l'événement couvert, il est temps de rechercher des lieux possibles pour la réunion. Il est important de travailler en étroite collaboration avec l'organisateur/hôte de l'événement pour déterminer le type de lieu et où le séminaire peut être le plus pratique pour l'organisateur et l'invité (la liste d'idées peut être sans fin):

• Hôtel local
• Salle de conférence locale
• Espace restaurant privé
• Club privé musée/galerie d'art

Décrire les besoins du séminaire et demander des propositions de lieu.

La plupart des lieux sont heureux de fournir une estimation pour un éventuel séminaire. Le contact de restauration ou de vente aura besoin des éléments suivants BEO information:

• Date(s) possible(s) pour l'événement
• Nombre de participants
• Style de configuration de la salle (salle de classe, forme en U, etc.)
• Heure de l'événement (compte pour l'installation/le démontage)
• Exigences en matière de nourriture et de boissons
• Besoins A/V (y compris écrans, micros, etc.)
• Configuration de la salle

Conseil: Engagez un technicien audiovisuel dédié à votre événement depuis l'hôtel.

Confirmer et/ou développer l'ordre du jour

Il est essentiel que le planificateur d'événements travaille en étroite collaboration avec l'organisateur/hôte de l'événement, car l'ordre du jour de l'événement changera fréquemment entre la conversation initiale et le jour même de l'événement. Le planificateur d'événements doit être prêt à ajuster le plan et à travailler en étroite collaboration avec le lieu pour s'assurer que tout se passe bien.

Confirmer l'accord BEO

Une fois que le planificateur connaît le nombre ciblé de participants et les exigences logistiques pour le séminaire, il doit s'assurer l'espace événementiel et les exigences connexes. La plupart des accords doivent permettre au planificateur de réduire/augmenter les besoins en nourriture et en boissons jusqu'à un certain nombre de jours avant l'événement. Cependant, de nombreux accords plafonneront à quel point ils permettront à un groupe de réduire les quantités, alors estimez bien.

Créer des communications et du matériel d'événement

Il s'agit d'un élément auquel certains planificateurs peuvent être impliqués, tandis que d'autres non. Essentiellement, certains planificateurs de réunions seront responsables de chacun des éléments suivants:

• Création d'invitations à des événements
• Imprimer l'ordre du jour et autre matériel
• Sécuriser les cadeaux / tombolas des participants
• Réalisation de badges nominatifs
• Signalisation et affichages d'événements d'expédition

Travailler en étroite collaboration avec l'hôte de l'événement pour finaliser la logistique

Avant l'événement, il y a quelques étapes importantes qu'un planificateur de réunion complète avant l'événement. Cela inclut la confirmation des éléments suivants:

• Conférenciers de l'événement
• Exigences A/V de l'événement
• Nombre de participants à l'événement
• Rôles et responsabilités de l'hôte
• Besoins en matériel pour l'événement (vérifier plusieurs fois)

Configuration de l'événement

Assurez-vous de prévoir du temps dans le calendrier BEO pour la configuration de l'événement, et il est recommandé d'arriver environ deux heures avant l'événement.

Conseil: Si le séminaire est programmé le matin, demandez au contact commercial de la salle de permettre à votre groupe de s'installer la veille (mais ne laissez rien de précieux en site public).

Tout le matériel de l'événement, les documents, la signalisation, les présentoirs, les cadeaux, les tables d'inscription, les badges nominatifs et plus doivent être prêts pour l'événement.

Avertissement: Les orateurs changent parfois les diapositives la veille et fournissent de nouvelles présentations qui doivent être ajoutées au powerpoint 10 minutes avant l'événement.