Le processus d'achat au paiement, également connu sous le nom de processus P2P, relie l'approvisionnement et l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement processus au sein d'une entreprise via le processus de réception des marchandises, et enfin au paiement émis au fournisseur.
Au cours des dernières années, les entreprises ont soigneusement examiné leurs processus d'achat pour payer afin de:
- Réduisez les coûts globaux de la chaîne d'approvisionnement et des stocks
- Libérez l'argent nécessaire
- Améliorer les performances opérationnelles
- Prendre de meilleures décisions financières
En plus de réduire les coûts globaux de la chaîne d'approvisionnement et des stocks, l'amélioration du processus d'achat au paiement peut ajouter une visibilité qui permet gestion la possibilité d'avoir une meilleure communication avec le fournisseur quant à l'endroit où les articles sont dans le processus de livraison, et le paiement au fournisseur.
Éléments du processus d'achat pour paiement
Le processus P2P comporte de nombreux éléments, dont chacun est important dans le processus global. Le processus commence par l'approvisionnement des articles et se termine par le paiement au fournisseur sélectionné.
Approvisionnement
Le processus P2P commence lorsque le service des achats est invité par la recherche et le développement ou le service de production à trouver un fournisseur pour un article ou un service spécial. Le service R&D peut avoir produit un cahier des charges dans lequel le fournisseur doit se conformer.
Dans certains cas, l'article peut être un article de stock standard nécessaire au processus de production, et il peut seulement nécessiter que le service des achats trouve l'article de la meilleure qualité au meilleur prix. Selon l'article ou le service requis, le service des achats peut émettre une demande de devis (RFQ) ou peut sélectionner des fournisseurs appropriés en fonction des relations précédentes.
Contrats
Quand le achat service a sélectionné un fournisseur ou des fournisseurs appropriés, il y aura un processus de passation de marchés où les fournisseurs et le service des achats négocieront un contracter en fonction du prix, des conditions de paiement et des délais de livraison.
Achat
Une fois les contrats signés entre l'entreprise et le fournisseur, les bons de commande peuvent être émis et envoyés au fournisseur. Pour améliorer le délai de livraison des articles, l'entreprise peut envoyer le bon de commande par voie électronique plutôt que par envoi ou télécopie.
En envoyant un bon de commande électronique, les informations peuvent être saisies directement dans le système informatique du vendeur. Pour s'assurer qu'il y a de la visibilité, le fournisseur doit fournir à l'entreprise des informations sur l'avancement telles que les dates de livraison mises à jour et des documents tels que l'avis d'expédition préalable (ASN).
La réception des marchandises
Après l'expédition des articles par le fournisseur, l'étape suivante consiste à faire parvenir ces articles au client. Les articles seront vérifiés pour s'assurer que la quantité est la même que sur le bon de commande, ainsi que pour vérifier les articles pour les dommages et la qualité.
En cas de problème avec les articles reçus, le client en informera le vendeur afin que l'article puisse être retourné ou qu'une remise soit accordée.
Facturation
Le vendeur peut facturer le client à tout moment après l'expédition des articles. En utilisant une solution de facturation électronique, le processus P2P peut être rationalisé afin que les informations soient saisies dans le système de comptes fournisseurs du client.
Lorsque les articles sont reçus, comparés à la facture et au bon de commande, le traitement de la facture peut commencer.
Traitement de facture
Dans le processus P2P, le traitement des factures doit être fait de manière à ce que toutes les remises offertes par le vendeur soient obtenues. Dans le contrat négocié, le vendeur peut offrir des remises pour le paiement effectué par le client avant que le paiement ne soit dû.
Par exemple, le fournisseur peut offrir un rabais de cinq pour cent pour les paiements effectués moins de dix jours après la réception des articles.
Analytique
Dans le cadre du processus P2P, une entreprise doit avoir une viabilité complète de ses dépenses d'achat. Une surveillance constante des dépenses permettra d'identifier les domaines qui pourraient être une source de préoccupation, tels que les fournisseurs qui augmentent les prix ou les dépenses malveillantes.
Un processus P2P qui intègre les meilleures pratiques peut faire économiser de l'argent aux entreprises. Il devrait inclure des limitations sur ce qui peut être acheté en dehors du processus P2P standard.
En autorisant les achats non standard, l'incidence des coûts inutiles augmente et la surveillance de ces achats peut gaspiller des ressources qui pourraient être économisées si le processus P2P correct était utilisé.
