Comment lire et approuver une commande de banquet (BEO)

Les sites veulent être sûrs que les grands événements se déroulent sans accroc ou, s'il y a un accroc, ils veulent être sûrs que ce n'est pas de leur faute. Dans cet esprit, ils fournissent des commandes d'événements de banquet (BEO) soigneusement élaborées qui coordonnateurs d'événements doit signer. Bien qu'il puisse être difficile de poursuivre si un BEO n'est pas suivi à la lettre, il s'agit d'un contrat légal et doit être lu attentivement avant d'être signé.

Qu'est-ce qu'une commande d'événement de banquet?

Presque tous les événements majeurs prévus dans un hôtel ou une salle d'événements spéciaux nécessitent un BEO, qui est un contrat qui décrit chaque détail de l'événement. Si vous êtes un planificateur d'événements, vous voudrez vous familiariser avec les BEO afin de pouvoir vous assurer que tous les détails sont correctement couverts.

L'accord est souvent décrit sur un formulaire qui détaille les sélections d'aliments et de boissons, audiovisuel, configuration de la salle, centres de table, besoins en personnel et tous les autres éléments liés à votre événement. Le BEO comprend une liste détaillée des coûts que vous devrez payer. Les informations ci-dessus seront généralement regroupées sous des sous-titres, avec les informations de contact, le calendrier, les termes et conditions de l'arrangement et les blocs de signature.

Lire le BEO

Bien qu'il soit évident que vous devez lire le BEO et accepter les conditions énoncées dans l'accord, assurez-vous également de lire les petits caractères. Il est important d'être pleinement informé de ce que vous acceptez, y compris tous les coûts.

Vérifiez que les éléments suivants sont décrits dans la section générale du BEO:

• Coordonnées du contact sur place, y compris un numéro de téléphone portable
• Utilisation de l'espace pour le jour de l'événement (vérifiez bien que les espaces mentionnés sont les espaces que vous avez visités)
• Heures de configuration, de début et de fin de l'événement
• Le nombre total d'invités attendus

Arrangements pour la nourriture et les boissons

Une section du BEO sera consacrée aux arrangements de nourriture et de boissons. Vous voulez vous assurer que les éléments suivants sont détaillés dans cette section:

• Le tout le menu, y compris tous les cours
• Chaque article d'un buffet et comment chaque station sera installée et positionnée dans la salle
• Comment le lieu a l'intention de répondre aux besoins des clients qui ont des problèmes alimentaires particuliers (tels que les régimes sans gluten ou végétariens)
• Horaires des services
• Articles spéciaux concernant le service, tels que le vin et l'eau pétillante sur les tables
• Une ventilation de tous les prix alimentaires
• Liste détaillée des alcools, y compris les marques d'alcool et de bière disponibles au bar

Configuration de la salle

Le BEO doit décrire spécifiquement l'ensemble de la configuration de la salle. Ceci comprend:

• Placement des tableaux
• Le nombre de places par table
• Placement des postes de ravitaillement
• Lieu du spectacle (et détails concernant l'hébergement des artistes, le cas échéant, y compris le stockage de l'équipement, l'accès à la nourriture et aux boissons, les vestiaires, etc.)
• Emplacement du ou des bars

Certains BEO peuvent même inclure un schéma de la configuration de la salle.

Fournisseurs audiovisuels et externes

Des arrangements audiovisuels apparaîtront parfois sur un BEO, mais comme de nombreux sites sous-traitent les services A/V à un tiers, il peut y avoir un contrat distinct. S'il est inclus dans le BEO, assurez-vous que tous les détails sont finalisés avant de signer le contracter.

Termes et conditions

Tous les contrats, y compris les BEO, comportent des termes et conditions auxquels vous devez vous conformer. Assurez-vous de connaître tous les termes et conditions avant de signer le document. Par exemple, quels sont les termes de l'accord en cas d'annulation? Comment les litiges seront-ils réglés si, par exemple, un invité glisse et tombe?