Erreurs comptables Cela arrive de temps en temps, mais de nombreuses erreurs comptables courantes peuvent être évitées grâce à une planification et une préparation appropriées. Nous savons tous qu’il faut généralement plus de temps pour corriger une erreur que pour réussir du premier coup. Il est intéressant de noter qu’il est également moins coûteux d’identifier et de corriger les erreurs dès le début d’un projet plutôt que d’attendre de corriger le problème plus tard.
Si vous traitez votre entreprise comme un projet à long terme, vous souhaiterez alors être proactif en prenant conscience des erreurs courantes commises par d'autres et en les corrigeant dès le début, ce qui permettra non seulement à votre entreprise d'économiser du temps, de l'argent et des maux de tête, mais vous donnera également un avantage concurrentiel sur le marché avec des opérations plus rationalisées et un meilleur service client. satisfaction. Voici les erreurs comptables courantes que tous les CPA ont vu commettre par les propriétaires de petites entreprises.
Ne pas suivre les procédures comptables
Même les propriétaires de petites entreprises, les travailleurs indépendants et les indépendants devraient mettre en place des procédures formelles, documentées et des procédures détaillées pour gérer les procédures de tenue de livres et de comptabilité ainsi que pour effectuer d'autres tâches courantes Tâches.
Une étape utile consiste à élaborer des formulaires et des listes de contrôle standardisés à remplir pour garantir la cohérence et l’exactitude. Par exemple, vous souhaiterez documenter un processus de création de nouveaux fournisseurs.
Vous aurez besoin du vendeurs nom, adresse, numéro de téléphone et numéro d'identification d'employeur (EIN), entre autres documents tels que des certificats d'assurance, des lettres de recommandation ou des contrats signés. Vous devrez ensuite saisir ces informations dans votre logiciel de comptabilité afin de pouvoir traiter les paiements.
Vous voudrez prendre le temps nécessaire pour examiner les informations que vous devez recueillir auprès de vos fournisseurs, élaborer un formulaire ou liste de contrôle standardisé pour vous assurer d'obtenir ces informations, puis ayez une politique écrite selon laquelle vos employés peut suivre.
Travailler sans budget
Créez un budget afin d’avoir une base de référence pour juger des résultats d’exploitation de votre entreprise. Les budgets sont non seulement utiles pour réduire les dépenses excessives, mais peuvent également être utilisés pour établir des objectifs financiers réalistes et écrits. Les budgets doivent toujours être fondés sur la réalité, mais vous pouvez certainement utiliser votre budget pour fixer des objectifs financiers raisonnables, qu'il s'agisse d'augmenter les revenus ou de réduire les dépenses de fonctionnement.
Faire des erreurs de saisie de données
Des erreurs de saisie de données surviennent de temps en temps. Bien que vous ne puissiez pas empêcher toutes les erreurs de saisie de données, vous pouvez avoir une politique pour effectuer divers rapprochements en temps opportun afin de garantir que les saisies de données sont détectées rapidement et peuvent être corrigées.
Par exemple, vous souhaiterez effectuer des rapprochements bancaires mensuels, ainsi que des rapprochements des comptes clients et créditeurs. Vous pouvez également exécuter des écarts entre le budget et le réel pour identifier d'éventuelles erreurs dans la classification des produits ou des dépenses ou exécuter les reçus des clients ou les rapports de paiement des fournisseurs périodiquement pour garantir que tous les reçus et décaissements semblent raisonnable.
Les transactions inhabituelles doivent être examinées pour garantir qu'aucune erreur de saisie de données n'a été commise et que les transactions sont exactes.
Échec de la sauvegarde du logiciel de comptabilité
Vous devez sauvegarder régulièrement le logiciel de comptabilité et les autres données de votre entreprise. De nombreux logiciels de comptabilité pour petites entreprises disposent d'une fonctionnalité qui vous permet de configurer une sauvegarde automatique de votre programme de comptabilité.
Utilise le. Vous devriez également prendre le temps de revérifier vos fichiers de sauvegarde, allant même jusqu'à utiliser le fichier de sauvegarde pour voir si vous pouvez gérer votre entreprise comme d'habitude avec celui-ci.
Parfois, les fichiers sont corrompus; parfois, vous ne sauvegardez pas toutes les données dont vous avez besoin. Une vérification rapide peut identifier les problèmes liés à votre processus de sauvegarde afin que vous puissiez vous assurer que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour continuer à exploiter votre entreprise si le besoin s'en fait sentir.
En faire trop soi-même
L'externalisation de tâches administratives qui n'ajoutent pas de valeur à votre entreprise peut être un avantage.
Par exemple, un comptable fiscaliste connaît probablement mieux que vous le droit fiscal. externalisation la planification et la préparation fiscales auprès de votre comptable vous permettront de réduire votre obligation fiscale, d'accroître la conformité fiscale et de vous laisser plus de temps à consacrer à des activités génératrices de revenus.
De nombreux propriétaires de petites entreprises ne souhaitent pas déléguer leurs responsabilités à d'autres professionnels compétents, mais l'externalisation de la comptabilité, les fonctions juridiques, informatiques et autres fonctions administratives peuvent réduire les erreurs et augmenter la rentabilité si vous utilisez le nouveau temps judicieusement.
Ne pas catégoriser correctement les revenus et les dépenses
La méthode comptable de la boîte à chaussures n’est probablement pas un bon choix pour les petites entreprises effectuant plus de quelques transactions par an. Tout l’argent entrant et sortant de votre entreprise doit être attribué à la catégorie appropriée.
Les propriétaires d’entreprise qui maîtrisent leurs documents comptables ne commettent pas d’erreurs. Ils sauront qui a été facturé, combien et si le client a payé ou non.
Vous constaterez également que la préparation de vos déclarations de revenus de fin d’année sera beaucoup plus simple que d’essayer de rassembler les documents dont vous avez besoin pour préparer la déclaration de revenus de votre entreprise juste avant l’échéance de la déclaration.
