Le moyen le plus efficace de transformer un événement de collecte de fonds médiocre en générateur de revenus annuels est de trouver des sponsors pour compenser vos dépenses les plus importantes. L'organisation d'un événement en soi implique des coûts importants, surtout si l'on prend en compte les dépenses de location, de restauration et de marketing de l'événement. Il est très difficile d’absorber ces coûts et de réaliser des bénéfices uniquement grâce à la vente de billets. C’est là que la vente de packages de parrainage peut vous aider, à tout le moins, à équilibrer vos coûts initiaux afin que l’événement ait de bonnes chances de générer des bénéfices.
Approchez les sponsors pour participer à votre collecte de fonds
La première chose à garder à l’esprit lors de l’engagement de sponsors potentiels est la perception de la valeur. Avant de décrocher le téléphone, vous devez vous demander pourquoi un sponsor particulier correspond bien au thème de votre événement. Une fois que vous avez déterminé quelles entreprises constituent les meilleures cibles, vous devez ensuite rechercher qui, au sein de ces entreprises, prendra la décision finale de participation. Ceci est essentiel car vous ne souhaitez pas présenter votre argumentaire à un secrétaire ou à un associé qui présentera ensuite à nouveau l’idée au décideur. Lorsqu’un tiers intervient, cela peut réduire l’impact et l’urgence de votre appel.
Que recherchent les sponsors lors d’un événement?
La première chose que les spécialistes du marketing événementiel veulent savoir, ce sont les données démographiques de l’événement. Cela inclut le nombre de participants, la tranche d’âge et l’éducation. Si vous disposez de données sur les salaires des ménages ou sur les tendances en matière d'achats, assurez-vous de les inclure également. Un autre argument de vente peut être de répertorier d’autres entreprises notables et dirigeants communautaires qui seront représentés lors de la collecte de fonds. En dehors de « qui » est présent, les sponsors veulent également savoir comment leur marque sera présentée au public.
Rendez votre proposition attrayante pour les sponsors
L’engagement du public est probablement le produit le plus sous-utilisé que les planificateurs peuvent offrir à leurs partenaires d’événements. L’époque où il fallait facturer 500 $ pour accrocher une bannière négligée sur des tuyaux et des rideaux est révolue. La nouvelle ère du sponsoring mesure le retour sur investissement sur le nombre de personnes qui se souviendront de la participation d’une marque après l’événement. Si vous souhaitez distinguer votre proposition des autres, concentrez-vous sur l'intégration des opportunités dans le flux actif de votre événement. Ce single élément d'interactivité peut être le facteur décisif entre deux propositions de parrainage similaires.
Des façons uniques d’intégrer l’engagement du parrainage
Chaque événement de collecte de fonds aura des perspectives uniques d'intégration des parrainages, et c'est là que vous devez faire preuve de créativité pour donner la meilleure impression de valeur à vos partenaires. Un bon point de départ est de créer un inventaire de tous vos canaux de marketing potentiels. Utilisez l'itinéraire de votre événement pour visualiser chaque point où les participants interagissent avec les conférenciers, la signalisation et l'interaction dans la salle. Imaginez ce que vos participants verront à partir du moment où ils ouvriront leur invitation jusqu'au moment où ils quitteront l'événement. Un simple exercice comme celui-ci devrait vous donner des dizaines d’idées.
Exemples d'articles d'inventaire de marketing événementiel
- Logos d'invitations
- Signalisation directionnelle
- Sacs cadeaux
- Uniformes des employés
- Opportunités de bannière
- Annonces de sonorisation publique
- Commandites de tables
- Livrets du programme
- Échantillons gratuits
- Tirages au sort
- Placements de coupons
- Cadeaux cadeaux
- Démonstrations de produits
- Publicité sur le site Web
- Promotions par courrier électronique
- Intégration d'autocollants
- Bouteilles d'eau de marque
- Salons VIP
- Stands des vendeurs
- Chasses au trésor
- Photos de mascottes
La liste des idées est presque infinie!
Quand devriez-vous commencer à contacter des sponsors potentiels?
En règle générale, plus l'entreprise est grande, plus il lui faudra de temps pour obtenir une réponse et un engagement. Pour cette raison, vous souhaitez contacter les candidats sponsors six mois avant la date de l'événement. Si vous envoyez des propositions par courrier, assurez-vous de faire un suivi par un appel téléphonique environ 10 jours après l'envoi.
Le plus important
Demandez à planifier une rencontre avec le décideur! Une rencontre en personne vous permettra d'afficher votre fierté et votre passion pour l'événement tout en éliminant les obstacles qui pourraient vous gêner. C'est votre meilleur pari pour obtenir un parrainage suffisamment important pour couvrir vos dépenses.
