L'économie et d'autres facteurs politiques ont eu un impact considérable sur la manière dont les réunions d'affaires se déroulent. sont perçus, et les organisateurs d'événements ont été confrontés à une pression accrue pour trouver des moyens d'éviter médiocre présence lors de réunions d'affaires et de congrès.
Même dans une économie en croissance, les frais de déplacement sont souvent perçus comme trop élevés pour ce type d’événements et de nombreux professionnels choisissent simplement de s’en passer. Malgré ce changement, la plupart des entreprises et des organisations voient toujours l’impact important des réunions. Dans l'économie d'aujourd'hui, organiser des réunions réussies peut signifier se concentrer sur la tenue de réunions locales et centralisées qui réduire les frais de déplacement, mais plus important encore, cela signifiera utiliser ces dix conseils pour augmenter le nombre de réunions présence.
Effectuer des appels de rappel
Une fois les invitations initiales envoyées, effectuez des rappels et des appels téléphoniques de suivi au plus grand nombre d'invités possible, envoyez une invitation personnelle et recommandez-leur d'assister à l'événement. Historiquement, le suivi téléphonique augmente considérablement la participation aux réunions d'affaires. Assurez-vous de parler de l'événement à venir lors d'autres événements professionnels. Le bouche à oreille peut encore être un excellent moyen de créer du buzz, ce qui nous amène au conseil suivant.
Faire connaitre
Diffusez l'actualité de votre événement partout et partout, y compris dans les publications locales, nationales publications, publications des membres, publications commerciales, newsletters personnelles et toute autre communication outil disponible. Assurez-vous de réfléchir aux outils qui atteignent votre public cible.
Faites la promotion en ligne (site Web de l'entreprise, réseaux sociaux et e-mail)
Publiez les détails de l’événement sur le site Web de votre entreprise. Faites la promotion de l’événement sur votre blog et votre newsletter électronique mensuelle. Publiez les détails de l'événement sur les réseaux sociaux où votre public cible est actif, comme LinkedIn, Facebook et Twitter. Encouragez les membres de votre organisation à faire de même. Demandez-leur de partager le lien de l'événement avec leurs relations, amis et abonnés. Si vous participez à des communautés en ligne pertinentes telles que les forums de l'industrie, faites la promotion de votre événement au sein de ces communautés.
Incorporez des invitations partout
Une autre façon de faire passer le message aux invités potentiels consiste à intégrer des invitations à vous rejoindre lors de vos événements dans toutes vos méthodes de communication professionnelle. Ajoutez une ligne dans votre signature électronique avec un lien vers votre site Web d'événement personnalisé ou votre invitation. Si vous avez une messagerie vocale ou un message d'attente en ligne, assurez-vous d'inclure les informations sur votre événement à venir dans votre message enregistré.
Utilisez votre réseau social et son réseau
Les réseaux sociaux consistent à élargir le groupe de personnes que vous considérez comme des amis, des clients, des partenaires commerciaux et des connaissances professionnelles. Il est plus facile d'obtenir la participation que vous recherchez lorsque vos participants sont encouragés à amener un invité ou une relation d'affaires. Et ne présumez pas que les personnes de votre propre réseau sont déjà au courant de l’événement. Cela ne fait jamais de mal de les contacter et de leur rappeler.
Inclure un conférencier invité qui est un tirage au sort
Le objectif de la réunion, sujet, thème et conférenciers invités doit être pertinent, frais et amusant. Un moyen efficace d'augmenter la participation aux événements professionnels consiste à inviter des conférenciers populaires, surtout s'ils travaillent dans le même secteur ou dans un secteur connexe. Vous devriez également envisager d’avoir un animateur qui sera interactif et divertissant.
Choisissez un excellent lieu d'événement
Choisissez un nouvel événement et un lieu d'événement intéressant. Que le principal attrait soit la ville choisie ou le lieu lui-même, les gens sont plus susceptibles d'assister à un événement qui leur convient et qui offre l'occasion de profiter d'une bonne ambiance. Assurez-vous que l'événement se déroule dans un endroit pratique pour vos participants et envisagez d'autres commodités comme le stationnement ou les transports en commun vers le lieu.
Faire preuve de créativité
Le but est de rendre un événement unique. Proposer de nouvelles activités; utiliser un nouveau format interactif lors de la présentation; faites un effort pour être original. Soyez attentif à votre agenda. N'utilisez pas les cadeaux traditionnels à la fin, lorsque les participants sont prêts à partir. Pensez à inclure une session sur l'innovation qui engage les participants tout au long de la planification de votre prochaine conférence/événement. Une séance amusante et informative aura un impact positif sur la participation aux événements futurs. Faites une séance de brainstorming et rapportez les idées à votre comité de planification pour l’événement de l’année prochaine.
Envoyer des enquêtes de rétroaction
Que vous incluiez ou non une séance de brainstorming, maximisez votre succès futur en envoyant des enquêtes de feedback après l'événement. Demandez toujours des suggestions de sujets futurs et même des critiques constructives, car obtenir ces commentaires est très utile pour planifier de futures réunions et événements.
Par exemple, certaines personnes préfèrent les séminaires le matin et d’autres préfèrent les programmes l’après-midi. Certains aiment le mardi et d’autres le jeudi. Dans votre enquête de feedback, découvrez ce que vos participants aiment et auraient aimé voir lors de l'événement. Le suivi est la clé de votre succès marketing.
Écouter et livrer
Il est toujours important d'être à l'écoute des besoins de vos participants et participants, mais si vous demandez des commentaires, assurez-vous de montrer que vous écoutez. Comme le dit le vieil adage, nous avons deux oreilles et une bouche, nous devrions donc écouter deux fois plus que nous parlons. Gardez toujours à l’esprit que la fréquentation de votre événement peut être liée à la qualité des événements précédents que vous avez organisés. Construisez-vous une réputation d'écoute des besoins et des désirs de vos clients et de tenir ces promesses.
