Il y a certains mots dans la langue anglaise qui commencent par des marques mais qui finissent par être utilisés pour décrire un objet commun. Le mot Kleenex est comme ceci: beaucoup de gens utilisent Kleenex pour parler de tout type de mouchoirs en papier de manière générique, mais en réalité, il s'agit d'une marque spécifique.
C’est exactement ainsi que fonctionne le mot Listserv. Selon à qui vous parlez, Listserv est utilisé pour désigner à la fois la marque L-Soft et une liste de diffusion générique.
La société qui fabrique la marque Listserv a débuté en 1986 et a été le premier programme à automatiser l'administration des listes de diffusion. Il est toujours disponible aujourd’hui avec des fonctionnalités modernes et mises à jour.
Options pour configurer une liste de diffusion dans votre entreprise
Il existe plusieurs façons de mettre en place une liste de diffusion dans votre entreprise.
- Vous pouvez utiliser le logiciel Listserv de marque – vous avez le choix entre plusieurs options.
- Vous pouvez configurer gratuitement un e-mail de groupe sur Gmail si vous disposez d'un nombre limité d'e-mails de groupe à envoyer.
- Vous pouvez utiliser l'un des nombreux types de logiciels de réponse automatique disponibles sur le marché, comme AWeber, Get Response et Active Campaign.
Jetons un bref aperçu de chaque option.
Utilisation du logiciel Listserv
Listserv propose plusieurs versions de son logiciel disponibles à l'achat et une version gratuite pour les petits groupes et les listes de diffusion de loisirs qui ne sont pas configurées pour générer du profit.
Si vous n'êtes pas sûr du type de logiciel qui fonctionnera pour votre entreprise ou si vous souhaitez essayer Listserv, vous pouvez télécharger une copie d'essai.
Envoi à des groupes à l'aide de Gmail
Cette fonctionnalité peu connue de Gmail vous permet d'envoyer des e-mails à des groupes de personnes de petite ou moyenne taille. Gmail gratuit est un bon choix si vous l'utilisez pour la communication inter-organisations.
Si vous souhaitez utiliser des groupes pour envoyer des messages à des personnes extérieures à votre organisation, vous aurez besoin d'un compte Google Groupes payant.
Pour utiliser la fonction d'envoi de groupe de base dans votre compte Gmail, procédez comme suit:
- Aller à https://contacts.google.com/ pendant que vous êtes connecté à votre compte Google
- Sélectionnez vos contacts en survolant le nom et en cochant la case qui apparaît
- Cliquez sur l'icône des étiquettes qui se trouve au-dessus de la liste des contacts
- Cliquez sur le bouton Créer une étiquette qui se trouve en bas du menu déroulant
- Nommez votre liste de diffusion en tapant le libellé que vous souhaitez utiliser; vous utiliserez ce libellé lorsque vous souhaiterez envoyer un e-mail à ce groupe
- Appuyez sur le bouton OK pour enregistrer
Une fois votre liste configurée, vous pouvez simplement utiliser le nom de votre liste dans la section « À » (où vous saisissez normalement une adresse e-mail) du même compte Gmail dans lequel vous avez configuré le groupe. Cela vous permettra d’envoyer au groupe que vous avez créé.
Si vous envoyez fréquemment des e-mails très similaires, vous évitez les tâches répétitives en utilisant Réponses standardisées Gmail.
Utilisation d'un logiciel de réponse automatique commercial basé sur le cloud
Si vous avez une petite entreprise qui dépend communication par courrier électronique pour gagner la confiance des clients, si vous avez besoin de fonctionnalités d'automatisation qui envoient des e-mails en fonction du comportement des personnes sur votre site Web, ou si vous n'êtes pas très doué en technologie et avez besoin d'une solution plus robuste que Gmail, alors les répondeurs automatiques basés sur le cloud peuvent être votre meilleur choix.
Il existe aujourd'hui de nombreux types de services de ce type sur le marché, avec des marques comme Constant Contact, Active Campaign et Aweber qui fonctionnent toutes bien. Pour utiliser l'un de ces services, tout ce que vous avez à faire est de télécharger votre liste de diffusion directement sur le service, puis vous pouvez envoyer des messages diffusés en temps réel ou des e-mails programmés à cette liste.
Tous ces types de services proposent également des listes de répondeur automatique qui vous permettent d'envoyer une série d'e-mails dans un ordre prédéterminé. Ainsi, vous pouvez avoir un formulaire sur votre site Web qui collecte les adresses e-mail des personnes et les personnes peuvent recevoir une série d'e-mails qui leur sont envoyés en fonction du formulaire qu'ils ont rempli. Si vous le faites bien, vous pourrez automatiser une grande partie de votre processus de vente.
L'essentiel
Créer une liste de diffusion fonctionnelle pouvant atteindre vos clients potentiels et vous permettre de communiquer efficacement au sein de votre organisation est un outil important dans toute entreprise.
Les trois options répertoriées ci-dessus couvrent les besoins de la plupart des entreprises et vous permettront de créer une liste de diffusion de groupe qui peut aider votre entreprise à réussir.
