Planificateurs d'événements sont souvent sollicités pour aider leurs clients à gérer leurs invitations spéciales. Créer l’invitation parfaite peut être un art délicat. Une invitation doit correspondre aux besoins et à la personnalité du client.
Vous pouvez influencer le ton général d’une réunion avec le bon format et la bonne formulation. Par exemple, vous souhaiterez peut-être utiliser des couleurs vives et des mots légers si vous planifiez un mariage pour une personne qui aime s'amuser. couple, mais l'invitation devrait être plus formelle et plus calme si vous travaillez avec une entreprise cliente pour un projet majeur. Levée de fonds.
Le format de l'invitation
Une invitation formelle est un élément important du package global utilisé pour promouvoir un événement. Il peut être présenté sous de nombreux formats différents, notamment par courrier électronique, lettres, papier à lettres manuscrit et invitations formelles.
Une invitation formelle doit être simple et formatée sur une carte ou du papier à lettres, de la taille d'une carte de vœux ou plus petite. La plupart des invitations utilisent une police qui correspond aux polices standard de l'organisation ou un script apprécié du concepteur. La clé est de vous assurer que vous respectez les normes de la marque de l'hôte tout en créant un sentiment de formalité.
Cela vaut la peine d'envisager de travailler avec un graphiste pour créer une mise en page personnalisée qui peut rendre l'événement plus distinctif et correspondre à la personnalité de votre client. Vous souhaiterez peut-être également embaucher un calligraphe pour rédiger les invitations manuellement si vous travaillez sur un rassemblement privé, comme un mariage. La calligraphie est beaucoup plus élégante et personnalisée que les invitations dactylographiées.
Un exemple d’invitation formelle
La meilleure approche pour les organisateurs d’événements consiste à établir un format standard, puis à mettre à jour les détails en fonction de l’événement réel. L'invitation doit contenir les informations suivantes:
[Insérer le logo]
[Insérer le nom d'hôte et le titre]
demande le plaisir de votre compagnie
au
[Insérer le nom officiel de l'événement]
[Insérer l'emplacement]
[Insérer le slogan de l'événement le cas échéant]
[Insérer le jour, la (les) date(s), l'année]
RSVP.
[Insérer le nom]
[Insérer le numéro de téléphone]
[Insérer l'e-mail le cas échéant]
Détails à suivre.
Il est important que le concepteur formate les lignes individuelles afin qu'elles s'adaptent à l'espace disponible. Prévoyez de travailler en étroite collaboration avec le concepteur pour vous assurer que toutes les informations nécessaires figurent sur l'invitation de manière visuellement attrayante.
Information essentielle
Vous pouvez adapter l'échantillon à votre propre événement, mais il est impératif d'inclure certaines des informations suivantes:
- L'hôte
- Le type d'événement
- La date et l'heure
- L'emplacement, y compris l'adresse
- Mention de qui en bénéficie
Bien sûr, cette réponse fait également partie intégrante de votre planification, mais vous souhaitez également d'abord répondre à toutes les questions spontanées de vos invités potentiels. Ensuite, le RSVP peut aller à la fin.
Ne négligez pas de vérifier les erreurs d’orthographe, de grammaire et de ponctuation !
Informations facultatives
Pensez à inclure un calendrier, ou au moins un résumé du calendrier, si vous disposez de suffisamment de place dans l'invitation pour le faire. Vous voudrez peut-être également mentionner s'il existe un code vestimentaire et si les invités peuvent amener des invités.
Options de formulation
Vous pouvez remplacer par "l'honneur de votre entreprise est demandé" ou "vous êtes cordialement invité" "demande le plaisir de votre entreprise" si l'une ou l'autre est plus appropriée à votre événement ou à la organisation. Vous voudrez peut-être également ajouter une ligne accrocheuse pour capter l’attention du lecteur, quelque chose du genre « La fête du siècle! » ou "Vous ne voudrez pas manquer ça !"
L'essentiel
Les organisateurs d'événements peuvent contribuer à influencer les chances de succès de l'événement à long terme en aidant votre client à choisir le bonne invitation et en la formulant soigneusement pour garantir que le rassemblement soit complet et que tout le monde sache quoi faire attendre.
