Spécial planificateurs d'événements — surtout ceux du monde à but non lucratif — sachez qu'organiser un événement de collecte de fonds en plein air est une excellente idée. Ces types d’événements, comme d’autres idées de collecte de fonds communautaire, exigent que la planification de l’événement de l’année prochaine commence immédiatement après l’événement de cette année. événement de collecte de fonds conclut. Il est important de débriefer l'événement et de discuter de ce qui s'est bien passé et de ce qui pourrait être amélioré pendant que l'événement est encore frais dans l'esprit de l'équipe. Discuter des réussites et des améliorations garantit que ces fonctionnalités pourront être incluses ou améliorées pour l'événement de l'année prochaine. Une telle planification proactive ajoute également de la valeur pour les sponsors. Et, inévitablement, toutes les marches communautaires réussies espèrent croître et s’étendre d’année en année.
Il est important de rester concentré sur l’objectif premier de la tenue de tels événements: la collecte de fonds. Pour les organisateurs d’événements qui ont déjà organisé une marche communautaire, l’un des moments les plus importants pour la planification se produit après la fin de la marche. Afin d'en apprendre davantage sur les nombreux aspects de la planification et de l'exécution d'une marche communautaire de collecte de fonds, nous allons pour avoir un aperçu des coulisses de l'événement de la fête des mères organisé par Y-ME Breast Cancer de Chicago Organisation.
La marche de collecte de fonds pour le cancer du sein pour la fête des mères Y-ME
Y-ME a été fondée par deux survivantes du cancer du sein en 1979. L'organisation à but non lucratif était surtout connue pour son programme multilingue National Breast Cancer Hotline destiné aux patientes atteintes d'un cancer du sein. Le programme est devenu célèbre en tant que seule ligne d’assistance téléphonique gratuite du pays, ouverte 24 heures sur 24, entièrement composée de survivantes du cancer du sein qui sont des pairs conseillers qualifiés. Mais l'organisation a également organisé une marche annuelle de collecte de fonds le jour de la fête des mères, pour soutenir ses programmes et services. En 2007, Y-ME a récolté plus de 7 millions de dollars auprès de près de 43 000 marcheurs provenant de 12 villes. En 2008, 15 villes y avaient participé. Malheureusement, Y-ME a fermé ses portes en 2012, mais l'héritage de sa collecte de fonds annuelle reste une excellente étude de cas pour les organisateurs d'événements à but non lucratif.
Une grande partie du succès de la collecte de fonds de Y-ME peut être attribuée à une approche organisée de la planification et au fait de garder un œil sur les objectifs les plus importants en premier. Liz Klug, ancienne directrice des événements spéciaux de l'organisation, a déclaré ceci après leur année record en 2007: « Nous avons un plan pour différents moments du processus de planification. Nous prendrons donc des mesures pour promouvoir ces moments les plus critiques afin de garantir notre succès. Par exemple, dans une ville où nous organisons un événement pour la première fois, nous devons nous assurer que nous disposons d’un lieu et d’un endroit formidables où les gens voudront revenir. Plus tard, nous pourrons nous concentrer sur les cafés dans lesquels nous déposerons les brochures. Jetons un coup d'œil à la façon dont Klug et l'équipe de planification d'événements Y-ME ont organisé un événement aussi réussi.
Analyser les chiffres
Organiser une marche communautaire ou un événement similaire nécessite de rassembler plusieurs acteurs différents objectifs, mais en fin de compte, l'association ou l'organisme de bienfaisance qui organise l'événement le fait pour récolter des fonds pour leur cause. Par conséquent, la première étape de la planification du prochain événement se déroule à la fin de l’événement en cours, et la majeure partie de ce travail concerne les « chiffres ».
« Nous avons examiné de près les chiffres une fois l'événement terminé », explique Klug. « Nous avons comparé nos résultats cette année par rapport à l'année précédente. Nous avons examiné l'expérience des participants. Nous avons évalué nos catégories de parrainage. Nous avons répondu à tous les e-mails immédiats concernant les événements. Les organisateurs d’événements prendront également des mesures immédiates pour garantir que toutes les personnes impliquées dans l’événement de cette année se poursuivront l’année prochaine.
Klug a également approfondi les détails. Dans ses évaluations, elle a tout examiné, du nombre de bénévoles ayant participé au volume de t-shirts distribués. Elle lui demandait alors si elle avait besoin de plus ou de moins pour l'année suivante.
Calendrier de planification
Pour ceux qui organisent une marche communautaire de collecte de fonds, il est important de savoir quelles étapes doivent être franchies à différents moments. La plupart des organisations à but non lucratif n’ont pas le luxe de compter sur de nombreux membres du personnel et des bénévoles des comités pour assurer le succès de l’événement. Mais les planificateurs reconnaissent qu’ils doivent s’assurer de travailler en étroite collaboration avec le bureau du maire et le service des travaux publics de la ville pour inscrire l’événement au calendrier public.
Klug suggère que la première étape après avoir analysé les chiffres de l'année dernière soit de se concentrer sur le recrutement en entreprise. Si l’événement n’est pas un nouveau programme, il est important d’obtenir le soutien aux entreprises pour l’événement de l’année prochaine immédiatement après la fin de l’événement de cette année. "Nous nous sommes concentrés sur le renouvellement des parrainages lorsque nous avons remis le rapport de synthèse de l'événement", explique Klug. Elle propose également les points saillants suivants aux planificateurs intéressés à organiser une marche communautaire comme événement de collecte de fonds:
- Identifier les sponsors corporatifs
- Développer des programmes d’équipe de marche
- Déterminer les activités événementielles
- Commencez le recrutement ambulant
- Finaliser la logistique de l'événement
- Tenir l'événement
- Organisez un événement de « remerciement »
- Évaluer et commencer l’événement suivant
Y-ME embaucherait également une entreprise de logistique externe pour répondre à bon nombre de ses besoins logistiques. Mais l’un des plus utiles a été la mise en place d’un système d’inscription en ligne.
Succès du système d'inscription en ligne
Y-ME a rapidement compris l'importance d'utiliser le Web pour l'inscription en ligne et a depuis fortement plaidé en faveur de l'utilisation de la technologie pour l'inscription et la collecte de fonds en ligne.
Ils ont investi dans un système de gestion des relations avec les électeurs en ligne pour servir de site Web pour la course 2003. Ce type de système sert de site Web personnel permettant aux bénévoles de lancer des appels personnalisés aux dons et autres participations. Il capture les informations dans une base de données unique et sert d'outil aux capitaines des équipes de marche pour encourager leurs membres.
Les participants en ligne sont passés de 4 000 à 11 594. Les dons en ligne sont passés de 5 000 à 19 650. L'équipe Y-ME pensait avoir contribué à atteindre un objectif de 2,35 millions de dollars et, en prime, la technologie avait réduit les coûts administratifs d'environ 20 000 dollars.
Un tel système peut également servir d'outil de communication important permettant à une organisation d'effectuer un suivi et de continuer à impliquer les électeurs au-delà du jour de la course elle-même.
Chronologie du jour de la course
Les promenades communautaires sont le plus souvent programmées le matin. En fonction de la complexité de la signalisation et de l'emplacement, la préparation de l'événement peut généralement commencer dès une semaine avant l'événement, la plupart des activités ayant lieu quelques jours avant la marche.
Lorsque Y-ME planifiait son événement de collecte de fonds annuel, l'équipe essayait généralement de limiter la zone où elle organisait l'événement. marcher afin qu'il ne nécessite pas une quantité importante de temps de ressources pour exécuter certaines tâches opérationnelles comme l'arrêt des rues. Leur marche n'était généralement pas compétitive, il est donc également utile qu'ils n'aient pas eu à prendre en compte les exigences nécessaires à un environnement de course plus compétitif.
Le programme du jour de la course lui-même se déroulait généralement comme suit:
- L'équipe de planification de l'événement arrive (2,5 heures avant la marche)
- Enregistrement des bénévoles (2 heures avant la marche)
- Enregistrement et installation du sponsor (2 heures avant la marche)
- Début des inscriptions (1h30 avant la marche)
- Mise en ligne de départ (30 minutes avant la marche)
- Cérémonies d'ouverture (10 minutes avant la marche)
- La course commence
- Début du divertissement sur la scène principale (1 heure après le début de la marche)
- Remarques officielles sur la scène principale (après la fin de la marche; à 1h30)
- Fin officielle du programme (3 heures après le début de la marche)
- Début de la répartition de l'événement (après la fin officielle de l'événement)
Conseils pour planifier une marche ou une course communautaire
Pour les organisations intéressées à organiser une marche ou une course communautaire pour la première fois, Klug propose plusieurs suggestions qui contribueront à garantir le succès de l'événement.
- Commencez par des pistes chaleureuses, y compris des bénévoles bien connectés, sponsors ou une grande équipe. Définir des résultats mesurables.
- Évaluez les événements des concurrents dans votre ville/emplacement pour identifier leurs meilleures pratiques et les domaines à améliorer.
- Travaillez avec le bureau du maire de la ville et les districts du parc pour discuter des permis requis et de la logistique de votre événement: heure, lieu, nombre de participants. Assurez-vous d’être prêt pour ces réunions.
- Comprenez votre budget et assurez-vous de maintenir vos dépenses de fonctionnement à 25-30 % pour un nouvel événement. Certains organismes de bienfaisance s'efforceront de financer 15 à 20 % des dépenses totales.
- Des sponsors sécurisés pour absorber 100% des frais de fonctionnement de votre événement.
