Non seulement les heures supplémentaires constituent l'une des dépenses courantes les plus importantes pour la plupart des entreprises, mais la gestion correcte ou incorrecte Le nombre d'heures supplémentaires peut faire la différence entre des poursuites judiciaires coûteuses, un moral bas et une vulnérabilité aux changements dans la réglementation des heures supplémentaires.
Au cours des dernières années de conjoncture économique précaire, de nombreux employés ont voulu prouver qu'ils étaient des travailleurs acharnés. qui ne se plaignent pas de travailler un peu plus d’heures – sans nécessairement en inclure tout ou partie dans leur feuilles de temps.
De nombreux employeurs ont tacitement, voire explicitement, approuvé cette attitude. Ashley Dinsdale, un acheteur pour Macy's qui travaille plus de 50 heures par semaine, déclare: « Des licenciements ont eu lieu dans le bureau de mon ancien employeur. Maintenant, j’arrive tôt et j’envoie des e-mails pour qu’ils sachent que je suis là.
Pensez de manière proactive
Même si les heures supplémentaires sont souvent semées d’embûches et de dépenses, il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi. Gérer de manière proactive les heures supplémentaires de vos employés, éviter les surprises et préparer l'avenir peut réduire vos dépenses, protéger votre entreprise des poursuites judiciaires et améliorer le moral de toute l'entreprise.
Les quatre conseils d’experts suivants peuvent éclairer certains des problèmes liés aux heures supplémentaires et vous aider à éviter les pièges et les surprises majeurs lorsqu’il s’agit de gérer des problèmes potentiels.
1. Suivez le temps des employés. Le travailleur américain moyen, selon le Bureau of Labor Statistics, travaille un peu plus de quatre heures supplémentaires par semaine. Cela représente 208 heures par an. L'estimation d'un salaire moyen de 21 $ l'heure salaire à temps et demi, le total général s'élève à 6 552 $ par employé et par an. Avec un effectif de 20 employés, cela représente à lui seul 131 040 $ en heures supplémentaires.
Que pouvez-vous faire pour éviter les surprises en matière d’heures supplémentaires? L'une des plus grandes ressources disponibles est suivi du temps mobile qui comprend des alertes pour informer les employés et les gestionnaires lorsque les seuils d'heures supplémentaires empiètent. Le suivi du temps des employés permet également aux gestionnaires et aux propriétaires d'entreprise de voir et de traiter les tendances à l'échelle de l'entreprise et au niveau de chaque employé en matière d'heures supplémentaires. Un employé accumule-t-il régulièrement des heures supplémentaires chaque semaine?
Les heures supplémentaires proviennent-elles d'un manque de personnel, d'une lourde charge de projet ou d'un employé qui a du temps supplémentaire à consacrer et qui souhaite obtenir un salaire supplémentaire? Grâce à une vision globale du temps passé et de la manière dont il est alloué aux différents projets, les responsables peuvent prendre des décisions éclairées concernant les ressources et les heures supplémentaires.
N'hésitez pas à suivre les heures uniquement pour les employés horaires. Savoir exactement combien d'heures chacun contribue est essentiel pour faire des choix intelligents et gérer les éventuels changements à venir dans la réglementation fédérale sur les heures supplémentaires.
Le suivi du temps évite également les arrondis des feuilles de temps, ce qui se produit généralement assez innocemment mais qui joue généralement en faveur de l'employé. L'American Payroll Association estime 10 minutes d'arrondi par quart de travail et par employé. Assurez-vous que le système que vous choisissez vous aide à Conformité DCAA et DOL, pour vous protéger avec des dossiers faciles à trouver en cas d'audits gouvernementaux ou de conflits de travail.
2. Examinez attentivement la classification des employés. Sachez que si votre employé est salarié mais gagne moins de 23 660 $ par année, vous devrez quand même payer des heures supplémentaires, et que ce seuil est sur le point d’augmenter fortement. Sans oublier de classer comme exonéré un employé dont le salaire est inférieur à 23 660 $ par année ou dans un un poste qui ne donne pas droit à un statut d’exonération simplement pour éviter d’avoir à payer des heures supplémentaires n’est pas une bonne chose stratégie. Une part importante des poursuites en matière de travail qui sont en augmentation depuis 2004 proviennent de erreur de classification et réparation des arriérés dus pour les heures supplémentaires effectuées sans rémunération.
Aux fins de condamnation, peu importe aux yeux des tribunaux que vous classiez délibérément ou innocemment mal des employés; c'est votre travail en tant qu'employeur de vous assurer que la classification est correcte pour vos employés et qu'elle n'est pas manipulée dans le but de réduire les coûts. Les pénalités en cas d'erreur de classification comprennent jusqu'à deux ans d'arriérés pour les heures supplémentaires dues, et si vous êtes réputé avoir intentionnellement mal classé l'employé, vous devrez rembourser l'équivalent de trois ans payer.
Pour vous assurer que vos classifications sont à la hauteur, évaluez régulièrement les devoirs et les relations de vos salariés avec l’entreprise et consultez un avocat dans les zones grises. Cela peut être un peu pénible de payer les frais juridiques, mais c’est un tout petit pincement par rapport aux conséquences potentielles.
3. Communiquez vos attentes. L’un des meilleurs moyens de maîtriser les heures supplémentaires est d’améliorer la communication sur le sujet. Expliquez clairement les attentes aux employés, formez explicitement les managers et les employés sur les attentes et tuez dans l'œuf toute habitude des employés de ne pas enregistrer les heures supplémentaires « par bonté de cœur ».
Il peut exister de nombreuses règles tacites sur le moment où enregistrer le travail des employés horaires plutôt que des gestionnaires ou des gestionnaires. les propriétaires d'entreprise s'en rendent compte, mais le travail non rémunéré reste un motif de poursuites judiciaires, même si l'approbation est obtenue. tacite. Et peu importe à quel point le cœur de vos employés est bon, le travail non rémunéré finit par ronger le moral et la transparence au sein de l'entreprise.
Il est particulièrement important de clarifier vos attentes en matière de technologie. Vérifier ses e-mails et s'attendre à ce que les employés répondent en dehors des heures d'ouverture peut sembler assez inoffensif, mais les minutes s'additionnent. De nombreuses entreprises s’attendent à ce que leurs employés soient disponibles en dehors des heures d’ouverture pour communiquer par courrier électronique, mais cela a été confirmé devant les tribunaux comme étant du travail. Vous pourriez être surpris de découvrir combien d'heures vos employés consacrent réellement heures creuses sur cette seule tâche.
Katharine C. Jean, le président de Triangle Concierge déclare: « Tout le monde essaie de faire en sorte que 36 heures soient incluses dans une journée de 24 heures. En fin de compte, la technologie n’aide pas, car vous pouvez emporter votre bureau avec vous. Donc on travaille tout le temps. » Clarifiez vos attentes en matière de courrier électronique, puis assurez-vous que tout le monde, managers et employés, respecte les normes que vous établissez.
4. Insistez sur la formation croisée. Dans certaines entreprises, les dépenses liées aux heures supplémentaires s'accumulent rapidement pour certaines personnes simplement parce que personne d'autre ne peut faire leur travail. Non seulement les heures supplémentaires s’accumulent, mais des goulots d’étranglement se développent et la bande passante de certains employés se retrouve au maximum tandis que celle d’autres se retrouve sous-utilisée.
Mettre l’accent sur la formation croisée autant que possible pour répartir la charge et permettre à différents employés d'intervenir sur les projets lorsque la charge de travail augmente ou que des situations d'urgence surviennent. Une formation polyvalente efficace peut également améliorer le moral, en permettant à davantage de membres du personnel de contribuer à des projets clés et en allégeant une partie du fardeau imposé aux autres membres du personnel.
La formation croisée peut également vous permettre d'être plus flexible en matière d'horaire. Trop souvent, les entreprises sont obligées de travailler autour de personnes possédant des connaissances spécialisées, au prix d'heures supplémentaires importantes. Bien qu’il ne soit pas possible, ni idéal, de former de manière polyvalente sur toutes les tâches ou compétences, identifier les tâches qui peuvent facilement appris par plusieurs employés peut réduire considérablement les heures supplémentaires tout en augmentant la productivité et efficacité.
Une action en justice
Les employés inquiets de leur travail ou de leurs performances voudront peut-être enregistrer des heures sans facturer le temps. Toutefois, les entreprises ne devraient pas considérer ce type de comportement comme une bonne chose. Fermer les yeux ou encourager ce type de comportement dès le départ peut avoir des conséquences financières désastreuses. des répercussions plus tard, si ces mêmes employés décident d'intenter une action en justice pour mauvaise classification ou temps travaillé sans payer.
Selon la National Employment Lawyers Association, les conflits du travail et des salaires ont augmenté de 77 % depuis 2004 et ce n'est pas une coïncidence si 2004 a été la dernière fois que le DOL a révisé la loi sur les normes de travail équitables. Avec les discussions en cours sur les changements apportés à la réglementation des heures supplémentaires, les propriétaires d’entreprise peuvent s’attendre à voir davantage de vagues de conflits du travail et des salaires.
Rien qu'en 2014, le ministère du Travail a ordonné aux entreprises de tout le pays de payer près de 241 millions de dollars d'arriérés de salaires en raison d'une mauvaise classification des employés, dans le but d'éviter payer des heures supplémentaires, demander ou encourager les employés à travailler plus de 40 heures par semaine sans rémunération, ou encourager les employés à répondre aux e-mails, aux SMS et aux appels téléphoniques en dehors des heures d'ouverture sans payer. Depuis Employés EMS à Charleston à travailleurs de la santé à Santa Barbara et gérants de magasins d'articles de sport, de nouveaux procès continuent de surgir quotidiennement.
À propos de Amy Bailey
Amy supervise toutes les opérations liées aux finances, aux ressources humaines et aux bâtiments chez TFeuilles. C'est une fière vandale de l'Idaho qui a passé huit ans en comptabilité publique chez Coopers & Lybrand, et plus de 20 ans avec des entreprises technologiques à forte croissance, publiques et privées, comme Extended Systems, ProClarity, Microsoft et Dos argenté. Elle a deux enfants et vit avec son mari et un Mastiff anglais nommé Scout.
