Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises commencent à rechercher un nouveau logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP).
ERP vs. QuickBooks et autres logiciels de comptabilité
De nombreuses entreprises dépassent leur niveau d'entrée logiciel de comptabilité packages, tels que QuickBooks ou Peachtree. D'autres constatent que leurs logiciels existants ne s'intègrent pas à d'autres systèmes logiciels tiers et créent la nécessité d'effectuer davantage de travail. Quelle que soit la raison, la première question que vous vous poserez probablement lors de l’achat d’un nouveau système ERP est « Combien cela coûtera-t-il? »
Coûts cachés dans le prix du logiciel
Le coût total de possession comprend divers coûts, pas seulement les frais de licence logicielle. Un livre blanc sur les panels ERP indique que la mise en œuvre d’un ERP entraîne quatre coûts:
- Frais de licence de logiciel
- Frais d'entretien
- Matériel
- Services de mise en œuvre
Cependant, d’autres spécialistes de la mise en œuvre suggèrent que ces coûts sont bien plus élevés que ceux cités dans le livre blanc ERP. IQMS, qui propose des systèmes logiciels ERP depuis 1989, a cité de nombreux autres coûts cachés dans son expérience de mise en œuvre d'ERP que les propriétaires d'entreprise devraient prendre en compte. Selon IQMS, le
- Mise en œuvre
- Entraînement
- Développement pour la personnalisation
- Refonte du processus
- Entretien
- Mises à niveau
- Soutien
IQMS vous recommande de vous assurer que votre fournisseur de logiciels inclut tous ces coûts dans sa proposition et que vous aurez une estimation raisonnable du coût total s'ils les « mettent volontairement sur la table » pour que vous puissiez voir.
Planifiez en conséquence le coût de mise en œuvre
Les coûts totaux de mise en œuvre ne seront jamais connus tant que vous n'aurez pas terminé votre projet car le recul est de 20/20. Cependant, une telle analyse rétrospective ne vous sera d’aucune utilité pour évaluer votre budget préparé avant de terminer la mise en œuvre de votre nouveau système ERP. Même si vous ne pouvez jamais savoir avec précision à quoi correspondront vos coûts finaux, vous pouvez vous assurer que votre budget est au moins raisonnable.
Il n’y a pas de pire sentiment dans le monde des affaires que de dépasser son budget, et de nombreux projets dépassent leur budget uniquement parce qu’ils sont sous-budgétisés. Assurez-vous donc de faire quelques vérifications simples pour vous assurer que tous les coûts sont inclus et que les coûts budgétés semblent raisonnables.
Cela soulève la question « Quels sont les coûts raisonnables? » Le meilleur conseil vient de J. Carlton Collins, CPA, qui a écrit: « La réalité est que le coût de la mise en œuvre d'un marché intermédiaire pour Un système logiciel de comptabilité haut de gamme variera généralement entre 1:1 et 2:1 par rapport au coût du logiciel."
Cette règle simple peut vous guider dans vos coûts totaux. Les dépassements de coûts totaux sont généralement bien supérieurs à ceux d’une planification, d’une préparation et de tests adéquats.
Vous devez vous attendre à dépenser 20 à 25 pour cent de vos coûts dans cette phase de planification et de préparation, et Collins indique que seulement 10 % des coûts sont consacrés à la mise en œuvre réelle du logiciel, tandis que la part du lion des coûts de mise en œuvre de l'ERP est consacrée à la formation. frais.
L’ERP est-il la meilleure option pour votre entreprise?
Ce qu'il faut retenir ici, c'est que vous devez considérer que vos coûts totaux de mise en œuvre d'un ERP incluent tous les coûts et que ces estimations de coûts sont raisonnables si vous souhaitez avoir une idée précise de ce que vous dépenserez pour votre nouveau système.
Vous devez également consacrer des ressources adéquates à la planification, à la préparation, aux tests et à la formation, car si vous ne le faites pas dépensez de l'argent dans ces domaines, vous finirez probablement par payer plus que prévu pour votre système ERP mise en œuvre.
