Ces meilleures pratiques pour le courrier électronique ont étonnamment bien fonctionné.
Qu'est-ce que la loi CAN-SPAM?
Le courrier électronique, à ses débuts, était comme le Far West. Presque tout s'est passé. Heureusement, la loi CAN-SPAM est devenue loi en 2003 pour réduire les e-mails trompeurs. En conséquence, les destinataires des e-mails sont généralement tenus de s'inscrire deux fois, peuvent se désinscrire rapidement des listes et reçoivent beaucoup moins d'e-mails avec des lignes d'objet trompeuses.
Savez-vous ce que signifie CAN-SPAM? Le nom complet de cette loi est "Loi sur le contrôle de l'agression de la pornographie et du marketing non sollicités". Dieu merci, ils l'ont raccourci!
Qu'est-ce que cela a à voir avec les organisations à but non lucratif?
Vous pourriez penser au début que la loi a quelque chose à voir avec ces e-mails qui se retrouvent dans le dossier spam du destinataire. Mais ce n'est pas le cas, bien que cela puisse également être un problème pour les organisations à but non lucratif.
La loi CAN-SPAM est censée dissuader les e-mails auxquels vous ne vous êtes jamais inscrit ou que vous n'avez jamais demandés. C'est vraiment destiné à garder les méchants hors de votre boîte e-mail.
Bien que CAN-SPAM s'applique principalement aux e-mails commerciaux, une organisation à but non lucratif peut tomber sous son égide s'ils commercialisent des produits (articles de boutique de souvenirs, livres, T-shirts ou séminaires, par exemple) que les gens acheter. Ou si une entreprise sponsor est impliquée dans tout ce que votre organisation envoie par e-mail. Bien que les e-mails de collecte de fonds devraient être exemptés de CAN-SPAM, il vaut la peine de pécher par excès de prudence.
De plus, la loi ne contient aucune exemption spécifique pour les organisations à but non lucratif. Ainsi, vous aussi pourriez vous retrouver avec une grosse amende si vous franchissiez la ligne, même accidentellement. En pratique, nous devrions tous suivre les règles CAN-SPAM. Ils sont devenus les meilleures pratiques pour le courrier électronique et ont étonnamment bien fonctionné.
Ce qu'une organisation à but non lucratif doit faire pour se conformer à CAN-SPAM
- Fournir un avis clair et visible de la possibilité de se retirer. L'avis doit figurer dans chaque message électronique et doit être fourni à toutes les personnes recevant le message.
- Incluez une option de désinscription fonctionnelle dans chaque message électronique, telle qu'une adresse électronique de retour ou une autre fonction basée sur Internet. N'exigez aucune information autre que l'adresse e-mail pour vous désabonner. Vous avez dix jours pour effacer le nom de votre liste, alors n'envoyez pas d'offres ultérieures après cela. De plus, si le destinataire s'est désinscrit, l'expéditeur ne peut pas louer, échanger ou autrement transférer ou libérer l'adresse e-mail du destinataire.
- Fournir un valide physique adresse postale de l'expéditeur.
- S'il y a une publicité commerciale dans votre e-mail, vous devez indiquer clairement que l'e-mail est une publicité. Utilisez des phrases telles que "vous pourriez être particulièrement intéressé par cette offre" dans le corps du message.
- Fournissez une ligne "de" qui indique précisément et clairement l'expéditeur. Cela rassure les sympathisants et les donateurs sur le fait que l'e-mail provient d'une organisation de confiance.
- Utilisez une ligne d'objet qui n'induise pas en erreur quant au contenu de l'e-mail. Nous voulons tous attirer l'attention des gens, mais faites attention à ces lignes d'objet "uniques" ou "accrocheuses".
- Les organisations à but non lucratif, en particulier, doivent s'assurer que chaque abonné s'est inscrit, de préférence deux fois. Cela signifie envoyer à l'abonné un moyen de confirmer son abonnement. Même si la technologie rend cela facile et assez transparent, certaines personnes ne réussiront pas la deuxième étape et vous les perdrez. Fais-le quand même. Les abonnés double opt-in sont moins susceptibles de se plaindre de ne jamais s'être inscrits.
Heureusement, toutes les sociétés de marketing par e-mail légitimes (où vous pouvez stocker votre liste, concevoir des e-mails appels de fonds, newsletters et envoi d'e-mails en masse) sont mis en place pour vous aider à vous conformer à CAN-SPAM.
Travaillez avec les exigences de votre fournisseur de messagerie et vous devriez être en sécurité. Si votre e-mail marketing n'exige pas les choses qui suivent CAN-SPAM, comme demander votre adresse physique à mettre à la fin de vos e-mails, trouvez un fournisseur qui confirmera. Si votre fournisseur se trompe, vous êtes responsable.
Que signifie s'inscrire?
Il est vital pour les organisations à but non lucratif de comprendre ce que signifie "opt-in" pour éviter les ennuis. Il en existe deux sortes:
Autorisation expresse - Un excellent exemple de consentement exprès est lorsque quelqu'un vous donne son adresse e-mail parce qu'il souhaite recevoir un e-mail de votre part. Cela se produit le plus souvent lorsqu'une personne visite votre site Web et laisse son adresse e-mail dans votre boîte d'inscription pour recevoir votre newsletter par e-mail.
La meilleure pratique consiste à envoyer un e-mail immédiatement et à demander à l'abonné de vérifier qu'il s'est inscrit en répondant à cet e-mail.
Autorisation implicite - Des exemples de ce type de consentement seraient lorsqu'un donateur fait un don via votre page de don et partage son adresse e-mail avec vous sur ce formulaire. Méfiez-vous de simplement mettre des personnes sur votre liste de diffusion parce que vous les avez rencontrées quelque part. Ce n'est pas une permission tacite.
Qu'il y ait autorisation expresse ou autorisation tacite, ne présumez jamais rien. Indiquez toujours clairement, quel que soit le formulaire rempli, qu'en laissant une adresse e-mail, les destinataires acceptent de recevoir des e-mails de votre part. Vous devriez le faire, par exemple, sur votre formulaire de don ou sur tout formulaire rempli par un bénévole sur votre site.
Ces types d'autorisation peuvent se produire de nombreuses façons, alors réfléchissez bien à la façon dont vous configurez les formulaires, les boîtes d'inscription et gérez l'échange d'e-mails lors d'événements.
Finir comme SPAM même en respectant les règles
Les filtres anti-spam essaient d'attraper les e-mails suspects. Même si votre e-mail est conforme aux réglementations anti-spam, votre e-mail peut toujours s'y retrouver. Et cela pourrait vous blesser.
Une étude d'EveryAction (2019) a révélé que le taux de spam mensuel pour les e-mails envoyés par des organisations à but non lucratif était de 20,18 % en 2018. L'étude a mis un montant en dollars sur toutes ces occasions perdues. L'étude a estimé que les organisations à but non lucratif ont perdu 92,8 MILLIONS de dollars en raison des filtres anti-spam et des faibles taux de délivrabilité.
Lorsqu'un e-mail de votre organisation à but non lucratif n'est jamais vu, et encore moins ouvert, les actions que vous aviez espérées et planifiées avec tant de soin n'ont jamais lieu. Bien que le courrier électronique soit relativement peu coûteux par rapport au publipostage, il a un coût. Vous payez des frais aux sociétés de messagerie qui envoient l'e-mail, et le temps de votre personnel a été perdu.
Contrairement au SPAM illégal qui est réglementé par le gouvernement, le SPAM de la boîte de réception des e-mails est souvent créé par les personnes mêmes qui se sont inscrites pour recevoir votre e-mail. L'étude sur les e-mails d'EveryAction suggère que le fait d'être affecté au dossier SPAM a à voir avec trois choses:
- Vous n'avez pas facilité la désinscription, afin que le destinataire marque votre e-mail comme SPAM. Le traitement? Fournissez toujours un lien de désinscription en un clic dans votre e-mail.
- Votre liste de diffusion est obsolète. C'est dur de nos jours de suivre. Les gens déménagent, changent de programme de messagerie ou abandonnent sans raison apparente. La réponse? Nettoyez votre liste de diffusion tous les six mois environ. S'il n'y a aucun signe de vie (ouvertures, réponses) d'une adresse, laissez tomber.
- Vous envoyez un e-mail non pertinent. L'absence d'engagement signifie que votre e-mail n'a pas répondu aux attentes du destinataire lors de son inscription. Segmentez votre liste et personnalisez plus spécifiquement pour un meilleur engagement.
