Chaque projet peut bénéficier d’un audit de temps en temps. Mais ne vous inquiétez pas, ce n’est pas aussi effrayant qu’il y paraît. Un audit de projet est l'occasion pour une personne impartiale d'examiner votre projet et de vous fournir des conseils sur ce qui pourrait être fait différemment pour améliorer ses chances de réussite. Cet article explique tout et vous explique comment préparer un audit de projet.
À quel point un audit de projet est-il formel
Un audit de projet est normalement un exercice formel. L’équivalent informel est normalement appelé examen par les pairs. C'est ici qu'un collègue examine votre projet et la documentation associée et vous donne son avis sur les domaines sur lesquels vous devriez consacrer un peu plus de temps.
Les audits de projet sont formels dans le sens où ils comportent généralement un ensemble de questions définies et sont effectués par quelqu'un qui fait ce genre de choses régulièrement.
Qui effectue les audits de projet
La personne qui effectue l'audit de votre projet pourrait être une autre
Ce sera quelqu'un qui peut se considérer impartial, donc ce ne sera pas votre supérieur hiérarchique ou commanditaire de projet. Il peut même s'agir d'une équipe de personnes, selon la taille du projet.
Comment se préparer à un audit de projet
La première et principale chose à organiser est d’avoir des copies de la documentation de votre projet pour que l’auditeur puisse les examiner. Si tu as un coordinateur de projet, demandez-leur de rassembler un paquet de documents (de préférence électroniques). Toutes vos informations devraient être facilement accessibles, mais même si c'est le cas, cette étape peut encore prendre un certain temps. Au minimum, assurez-vous d'avoir les plan de projet, journal des risques, journal des problèmes, budget, et horaire disponible pour l'auditeur.
Qui doit être impliqué
Cela dépend du type de choses que l’auditeur souhaite examiner. En tant que chef de projet, vous devrez passer du temps avec eux. Attendez-vous à ce que les membres de votre équipe soient également appelés pour discuter avec l'auditeur.
Gardez à l’esprit que plus ils consacrent de temps à des tâches liées à l’audit, moins ils disposent de temps pour travail de projet, vous devrez donc peut-être reprogrammer certaines activités et travailler plus lentement pendant l'audit période.
Combien de temps prend un audit de projet
Il n’y a pas de période fixe pour un audit de projet. Sur les grands projets, vous constaterez que cela prend beaucoup plus de temps. Sur les petits projets, l'auditeur pourrait être réalisé en quelques heures. Dès que vous savez que votre projet va être audité, demandez à votre équipe d'audit combien de temps elle prévoit que son travail prendra.
Ce que recherche l’audit
Si l’audit a été demandé en raison d’un problème particulier, tel que l’incapacité à atteindre les objectifs de qualité, attendez-vous à ce qu’il approfondisse ce domaine. Un audit de routine examinera globalement les différents domaines de la gestion de projet et les livrables sur lesquels le projet travaille. Il couvrira le temps, le coût et la qualité de votre projet, ainsi que l'engagement des parties prenantes.
L'objectif de l'audit est de savoir si le projet va atteindre ses objectifs ou non. Si l'auditeur estime que, sur la base des performances actuelles, le projet n'atteindra pas ces objectifs, il proposera des recommandations d'action.
Les recommandations dépendent de ce qui est trouvé
Les recommandations contenues dans le rapport de l’auditeur dépendront de ce qu’il aura constaté. Attendez-vous à ce qu’ils soient positifs et formulés de manière à vous permettre de les adopter facilement. Ils devraient être pratiques.
À un extrême, l'auditeur peut recommander la clôture de votre projet, même si cela ne se produirait que s'il estime qu'il n'y avait aucune chance qu'un projet à partir de ce moment-là puisse apporter une quelconque valeur au projet. organisation.
Considérez votre audit de projet comme une expérience positive. Cela devrait vous avertir rapidement de tout signe indiquant que votre projet est en difficulté et c’est l’occasion de travailler avec un professionnel de projet expérimenté. La mise en œuvre de leurs recommandations devrait contribuer à la réussite de vous, de votre équipe et de votre projet, et cela ne peut être qu'une bonne chose.
