L'une des tâches les plus importantes du directeur de vente au détail est la planification des employés. Créer l'horaire de travail nécessite de répondre aux besoins du magasin tout en satisfaisant les besoins des travailleurs.
La difficulté de planifier les employés variera en fonction de la taille du magasin, du volume moyen des ventes et du nombre total d'employés. Ce sont tous des facteurs qui influencent le budget salarial du magasin et la couverture nécessaire.
Dollars de la masse salariale en pourcentage des ventes
Les détaillants dans les environnements de chaînes de magasins reçoivent généralement des budgets de main-d'œuvre de la part de leurs directeurs régionaux ou de district ou de leur siège social. Ces sommes varient généralement d'une semaine à l'autre en fonction des fluctuations des ventes. Le directeur de vente au détail n'aura aucun contrôle sur le budget de main-d'œuvre.
Détaillants indépendants utiliser, s'il y a lieu, les normes de l'industrie du commerce de détail pour estimer le montant total des salaires à dépenser. Ce montant est généralement déterminé lors du processus de planification d’entreprise. Les deux types de détaillants devraient calculer la masse salariale en pourcentage des ventes.
Si un magasin de détail a un volume de ventes annuel de 250 000 $ et que le chiffre d'affaires de l'entreprise plan d'affaires recommande que les coûts de main-d'œuvre ne dépassent pas 9 % des ventes, le montant de la masse salariale est alors d'environ 432 $ par semaine. À mesure que les ventes augmentent, il faudra augmenter le montant total des dépenses salariales, et non le pourcentage.
Périodes de pointe des ventes
Pour les magasins utilisant un système de point de vente (POS) qui compile des rapports de ventes par heure, il est facile de repérer les moments les plus chargés de la journée ouvrable. En fin de compte, vous ajouteriez du personnel supplémentaire pendant ces périodes de pointe des ventes. Si votre magasin utilise une caisse enregistreuse manuelle qui ne fournit pas de système de reporting, examinez la bande du journal pour déterminer quand votre magasin réalise le plus de ventes.
De nombreux magasins de détail sont plus fréquentés juste au moment de l'ouverture des portes, à l'heure du déjeuner, vers 15 heures à la fin de l'école, puis à nouveau vers 17 heures lorsque les gens quittent le travail. Outre ces heures standard de la journée où les détaillants sont confrontés au plus grand trafic de clients, d'autres moments qui peuvent justifier une augmentation du nombre d'employés programmés sont:
- Ventes spéciales ou autres événements
- Vacances
- Premier du mois
- Fins de semaine
Autres facteurs de planification
Une fois que le responsable de la vente au détail a déterminé les besoins du magasin et le nombre de personnel qu'il peut se permettre, il peut remarquer d'autres problèmes qui surviennent et affectent le calendrier. Ce sont des facteurs humains.
Des problèmes personnels au sein du personnel, tels que le manque de moyens de transport fiables, des maladies et des problèmes de garde d'enfants, peuvent survenir. À mesure que de nouveaux employés sont embauchés et ajoutés à l'horaire, la capacité et la responsabilité de chaque travailleur deviennent également un test du processus d'établissement des horaires.
Dans un monde parfait, nous aurions une somme d’argent illimitée, des travailleurs flexibles qui n’auraient besoin d’aucune supervision et suffisamment d’heures dans la journée pour accomplir chaque tâche. Cependant, le monde du commerce de détail n’est pas parfait et la rédaction du planning peut prendre beaucoup de temps, voire être frustrante.
Une fois que le directeur de vente au détail comprend les facteurs impliqués dans la planification des employés, il peut devenir compétent pour équilibrer les problèmes de personnel du magasin. La planification devient plus facile avec le temps. Lorsque vous vous asseyez pour travailler selon l'horaire, certains éléments à avoir à portée de main sont:
- Calendrier mensuel
- Horaires passés
- Notes des employés demandant des congés
- Rapports de ventes de pointe
- Crayon et calculatrice ou logiciel de planification
Commencez par calculer la masse salariale du magasin. Déterminez ensuite les événements spéciaux ou les périodes de pointe qui pourraient nécessiter du personnel supplémentaire. Examinez vos propres tâches qui doivent être accomplies et toute autre priorité commerciale. Maintenant que nous savons ce qui doit être fait, combien de personnes cela nécessitera et combien d’argent peut être dépensé, nous pouvons commencer à rédiger le calendrier.
Disons que nous avons un employé salarié gagnant 225 $ par semaine et trois associés horaires à temps partiel qui gagnent 5,75 $ l'heure. En travaillant avec notre budget de main-d'œuvre de 432 $ indiqué ci-dessus, nous pouvons déterminer que nous avons 207 $ à dépenser pour notre personnel horaire. Cela donne à chaque travailleur à temps partiel environ 12 heures par semaine, et nous pouvons désormais planifier en conséquence. Par souci de simplicité, ces chiffres n’incluent pas les charges sociales ni les avantages sociaux.
Autres conseils de planification
Soyez à l'affût des employés qui arrivent tôt, ne prennent pas de pauses prévues ou ne dépassent pas les heures qui leur sont assignées. Quelques minutes supplémentaires ici et là peuvent vraiment détruire un budget.
Ne sacrifiez pas le service client pour rester dans les limites de la masse salariale allouée. Utiliser davantage d’employés salariés que de travailleurs horaires si l’on craint de dépasser le budget de main-d’œuvre. Les horaires hebdomadaires doivent être affichés à peu près à la même heure chaque semaine et aussi longtemps à l'avance que possible.
