Devez-vous informer formellement votre employeur lorsque vous vous absentez du travail en raison d'un rendez-vous chez le médecin? Certaines entreprises exigent que les employés présentent des documents écrits lorsqu’ils s’absentent du travail, même s’il ne s’agit pas d’une absence prolongée.
Dans certains cas, vous devrez peut-être écrire une lettre ou un courriel documentant votre absence, ou obtenir une note de votre médecin. Dans d’autres, un avis verbal peut suffire. Ce qui est requis pour documenter votre rendez-vous dépend de la politique de l'entreprise et les employeurs peuvent légalement demander une note du médecin.
Politiques d'absence sur le lieu de travail
Si vous n'êtes pas sûr de la politique de l'entreprise, renseignez-vous toujours sur les règles concernant les absences et les congés pour rendez-vous médicaux avant de devoir les utiliser.
Ne présumez pas que votre lieu de travail actuel a les mêmes politiques que les précédents. Les politiques peuvent également changer, le plus sage est donc toujours d'informer votre superviseur, si possible, que vous devez prendre un congé pour un rendez-vous médical. Un préavis d’une semaine est probablement suffisant, à moins que vous ne soyez impliqué dans un projet urgent pour lequel vous savez que votre présence nous manquera. Dans ce cas, essayez de donner plus de temps à votre superviseur afin que des dispositions appropriées pour un remplaçant puissent être prises.
Lorsqu'un avis écrit est requis, vous devrez peut-être écrire la lettre ou votre employeur peut demander une lettre à votre médecin.
Qu'est-ce que votre lieu de travail exige pour les notes d'absence?
Vous devrez peut-être informer votre superviseur à l'avance des rendez-vous prévus afin d'être excusé.
Si vous ne le faites pas, votre absence pourrait avoir des conséquences disciplinaires. Toutefois, pour les rendez-vous d’urgence, vous pourrez peut-être soumettre une lettre d’excuse après coup.
La note doit simplement vérifier que l'employé a été vu par le fournisseur de soins de santé et ne doit pas exiger un diagnostic ou des informations sur l'état de santé de l'employé.
Certains lieux de travail peuvent exiger une note écrite et signée, tandis que d'autres peuvent accepter un e-mail, un fax ou un SMS. Envoyez ou remettez la note dès votre retour au travail, car certains employeurs ont un délai pour les recevoir.
Exemples de lettres d'excuses de travail
Les exemples fournis ici sont uniquement à titre indicatif, alors modifiez-les en fonction de votre situation personnelle et des exigences de votre lieu de travail.
Exemple de lettre d’excuse médicale
Votre employeur peut également avoir une politique exigeant une documentation du rendez-vous, comme une note du cabinet du médecin. Si tel est le cas, vous souhaiterez peut-être demander une telle note au moment de votre rendez-vous chez votre médecin, ou faire signer au cabinet une note similaire à l’exemple fourni.
Exemple de lettre de visite chez le médecin
Date
Nom
Titre d'emploi
Adresse
Ville (*): État (*): Code Postal
Cher M./Mme. Nom de famille:
Veuillez accepter cette lettre comme une notification écrite indiquant que je n'ai pas pu me rendre au travail le lundi 14 juin 2021 en raison d'un rendez-vous chez le médecin prévu précédemment.
S'il vous plaît laissez-moi savoir si je peux fournir des informations ou de la documentation supplémentaires.
Sincèrement,
Votre signature (lettre papier)
Votre nom saisi
Envoi d'un message électronique
Si vous préférez envoyer votre notification par e-mail, assurez-vous qu'il est rédigé et formaté de manière professionnelle. Incluez votre adresse e-mail et un numéro de téléphone où vous pouvez être contacté si votre employeur a des questions.
Choisissez une ligne d'objet claire et précise, par exemple « Note du médecin – Absence de John Smith le [date] ».
Exemple de note du médecin
Si votre employeur exige une documentation écrite concernant une visite chez le médecin, votre cabinet médical peut disposer d’une notification standard sur papier à en-tête qu’il peut imprimer sur demande.
Sinon, vous devez rédiger une excuse comme dans l'exemple suivant et la faire signer à votre médecin à la fin de votre rendez-vous.
Exemple de note du médecin
12 juillet 2021
Nom du médecin
Adresse
Ville (*): État (*): Code Postal
À qui cela peut concerner:
Veuillez accepter cette lettre comme preuve que j'ai traité [insérer le nom de l'employé] lors d'un rendez-vous à mon bureau le lundi 12 juillet 2021, à 14h00.
Si vous avez besoin d'une confirmation supplémentaire, n'hésitez pas à contacter le personnel de mon bureau au (555) 123-1234.
Sincèrement,
Signature du médecin (lettre papier)
Nom dactylographié du médecin, M.D.
Des étapes supplémentaires peuvent être nécessaires
Vous devrez peut-être suivre et documenter votre absence dans le système de comptabilisation du temps et demander le congé de manière rétroactive. Dans les lieux de travail dotés de politiques de ressources humaines (RH) plus strictes, vous pouvez être en statut « absent sans congé » (AWOL) jusqu'à ce que votre demande de congé soit soumise et approuvée. Cela peut entraîner des mesures disciplinaires de la part de certains employeurs si vous ne suivez pas toutes leurs procédures.
C'est également une bonne idée de vérifier quelques jours après avoir soumis votre note pour vous assurer que les RH ont enregistré votre documentation, surtout si votre employeur attribue un statut officiel aux travailleurs absents sans partir.
