L’un des grands avantages d’être propriétaire réside dans les déductions fiscales dont vous pouvez bénéficier. Ces déductions peuvent cependant être compliquées, il est donc important que vous gardiez des registres détaillés de tous les documents, revenus et dépenses importants tout au long de l'année. Être organisé et conserver les documents appropriés peut vous aider à maximiser vos déductions et à réduire le stress.
Quatre raisons de tenir des registres
- Cela facilitera grandement la déclaration de vos impôts.
- Avoir tout enregistré vous aidera à ne manquer aucune déduction, ce qui vous fera économiser de l’argent.
- Cela vous aidera à vous assurer que vous déposez des réclamations exactes. Au lieu de deviner: « Je pense que j’ai payé 1 000 $ à cet entrepreneur », en ouvrant rapidement une feuille de calcul, vous saurez que vous lui avez payé 850 $ le 17 juillet.
- Si vous êtes audité ou si l'IRS a des questions sur les éléments de votre déclaration de revenus, vous aurez la preuve pour étayer votre demande. Si vous ne disposez pas de cette documentation, vous vous retrouverez à dépenser du temps et de l’argent à essayer de trouver la preuve. Pire encore, si vous ne parvenez pas à présenter un reçu, votre réclamation ne sera pas honorée et vous pourriez même devoir payer des taxes et pénalités supplémentaires.
De quels dossiers devez-vous garder une trace?
La réponse courte est que vous devez garder une trace de tout. L'IRS est connu pour auditer les petites entreprises, en particulier celles qui affichent une perte au cours des années consécutives. De plus, de nombreux agents de l'IRS ne comprennent pas les nuances fiscales qui s'appliquent aux investisseurs immobiliers, ce qui les rend plus susceptibles de remettre en question votre déclaration. Vous aurez besoin d'une preuve si l'IRS remet en question l'un de vos articles ou, même dans le cours quotidien de vos affaires, si quelqu'un tente de remettre en question un paiement.
Les deux types de dossiers que vous devrez conserver sont les dossiers permanents et les dossiers à court terme.
Dossiers permanents
Quels sont quelques exemples de documents permanents? Il s’agit de documents que vous souhaiterez conserver indéfiniment et qui vous seront pertinents et précieux bien au-delà de l’année fiscale en cours, tels que:
- Tous les baux locataires
- Tout type de documents juridiques: amendes, rapports d'inspection, comparutions devant le tribunal
- Tout type de permis que vous avez souscrit sur la propriété
- Tout ce que vous déprécieriez, comme une propriété ou des améliorations
- Si votre entreprise est constituée en LLC, LP, S Corporation ou autre, vous souhaiterez conserver tous les enregistrements relatifs à cette société.
- Conditions d'assurance
- Documents de prêt tels que les hypothèques
- Impôts des années passées
- Titre/acte de propriété
Dossiers à court terme
Vous souhaiterez conserver tous les documents que vous jugez suffisamment importants pour pouvoir prétendre à vos impôts pendant au moins cinq ans. La durée pendant laquelle vous les conserverez ensuite dépend de votre niveau de confort. Cela vous aidera au cas où vous seriez audité ou poursuivi.
Voici quelques exemples de documents à court terme: tout ce qui compte comme revenu ou comme dépense pour une année fiscale donnée, par exemple:
- Frais de publicité pour votre entreprise ou votre propriété
- Frais de divertissement tels que dîners ou déjeuners pour les clients actuels ou potentiels
- Intérêts payés sur une hypothèque et sur toute carte de crédit à usage professionnel
- Honoraires juridiques/professionnels pour les comptables, les avocats, les agents d'assurance et les agents immobiliers
- Dépenses de bureau comme l'accès à Internet, une deuxième ligne téléphonique pour les entreprises, les fournitures de bureau, la déduction pour bureau à domicile si vous avez un bureau à domicile utilisé uniquement à des fins professionnelles.
- Loyer reçu
- Réparations effectuées
- Dépôts de sécurité reçu: À la fin du bail d'un locataire si vous conservez une partie du dépôt de garantie, vous devez l'enregistrer comme revenu. Si vous en gardez une partie pour payer les réparations, l'argent que vous dépensez pour la réparation est considéré comme une dépense, que vous pouvez déduire de vos impôts.
- Frais de déplacement professionnel, tels que les kilomètres parcourus pour les activités de location
- Services publics payés
- Salaires versés aux salariés ou aux entrepreneurs indépendants
Comment devriez-vous garder une trace de vos dossiers?
Vous devez conserver une copie numérique (ordinateur) et une copie papier (papier) de tous vos dossiers.
Copie numérique
Vous souhaiterez utiliser une feuille de calcul ou un programme tel que Quicken Rental Property Manager pour suivre vos revenus et vos dépenses. Vous devriez le faire dès que les revenus arrivent ou que les dépenses surviennent. Vous souhaiterez inclure autant d’informations détaillées que possible:
- Date
- Temps
- À qui cela a-t-il été payé ou qui vous a payé
- Nature du revenu ou de la dépense
- Montant
- Vous pouvez même inclure la manière dont le paiement a été payé ou engagé (espèces, numéro de chèque, carte de crédit, mandat, etc.)
Le niveau de détail dépendra du logiciel que vous utilisez ou créez. Certains programmes seront directement liés à vos comptes bancaires et enregistreront vos revenus et dépenses pour vous.
Même si vous choisissez un programme moins coûteux ou si vous conservez vos dossiers sur des feuilles de calcul personnelles, vous devriez toujours créer des enregistrements distincts pour chaque propriété, pour chaque type de dépense et pour des types distincts de revenu. Le but est d'enregistrer autant d'informations que possible au moment de la transaction afin de pouvoir créer facilement des rapports financiers à l'avenir.
Vous devez toujours les sauvegarder sur CD, sur un disque dur externe, dans un cloud et même avec une copie papier. Ils doivent être imprimés à la fin de chaque mois et/ou à la fin de l'année.
Copie papier
Vous voudrez vous assurer d’avoir une copie papier de vos documents les plus importants. Si possible, vous souhaiterez les stocker dans une sorte de système de classement ignifuge ou de coffre-fort. Si vous ne parvenez pas à en trouver un assez grand pour tous vos fichiers, vous souhaiterez conserver les plus importants, comme les titres de propriété dans cette case. Classez tout par année, puis triez les fichiers par ordre alphabétique afin qu'ils soient faciles à trouver.
