Le but de la rédaction commerciale est de transmettre des informations à quelqu’un d’autre ou de lui demander des informations. Pour rédiger efficacement pour les entreprises, vous devez être complet, concis et précis. Votre texte doit être rédigé de manière à ce que le lecteur puisse facilement comprendre ce que vous lui dites ou lui demandez.
De nombreux écrits destinés aux entreprises sont bâclés, mal rédigés, désorganisés, jonchés de jargon et incomplets. Souvent, c'est soit trop long, soit trop court. Tous ces attributs contribuent à une rédaction commerciale inefficace.
Que vous soyez rédiger une proposition de vente, un e-mail à votre patron ou un manuel d'instructions pour un progiciel, vous devez suivre certaines étapes pour être efficace. Suivez ces cinq étapes:
- Organisez votre matériel
- Tenez compte de votre public
- Écrivez vos pensées
- Relisez votre matériel
- Modifiez votre matériel
L'organisation est la clé
Si vous n'organisez pas votre matériel, il ne sera pas fluide et n'aura aucun sens. L'écriture peut être simple ou compliquée. Lorsque vous rédigez un e-mail annonçant une réunion du personnel, c'est aussi simple que de recueillir vos réflexions. D'un autre côté, vous devrez probablement élaborer un plan complexe avant le matériel fini si vous rédigez les résultats d'un essai pharmaceutique révolutionnaire. Quelle que soit la tâche, sans un niveau d’organisation approprié (même en organisant vos pensées), vous risquez de ne pas inclure tout ce dont vous avez besoin ou de ne pas mettre en avant les sujets les plus importants. Des omissions ou une orientation incorrecte rendront votre rédaction commerciale moins claire.
Connaissez votre public
Avant de commencer à écrire, pensez à votre public cible. Par exemple, une présentation sur le nouveau programme 401(k) de votre entreprise peut avoir le même plan lorsqu'elle est donnée à votre directeur financier ainsi qu'aux employés, mais le niveau de détails que vous incluez varie. Vous devez également tenir compte du ton. Un petit email adressé à votre équipe, lui rappelant le pique-nique annuel de l'entreprise, n'aura pas le même ton que votre missive concernant le rapport annuel de votre entreprise.
N'oubliez pas non plus que vous communiquer plus efficacement à votre public si vous vous concentrez sur ce que vous voulez qu'il entende plutôt que sur ce que vous allez dire.
Un mot sur une bonne écriture
Les bons écrivains ont des styles d’écriture différents. Certains préfèrent tout écrire, puis revenir en arrière et modifier. D’autres préfèrent éditer au fur et à mesure. Parfois, leur style préféré varie en fonction de ce qu’ils écrivent.
Lorsque vous écrivez (ou lorsque vous modifiez), soyez conscient de la longueur. Vous devez utiliser suffisamment de mots pour que votre message soit clair, mais n'utilisez pas de mots inutiles juste pour le rendre plus fleuri. La rédaction commerciale doit être claire et concise, et non verbeuse et fleurie. N’oubliez pas que personne en affaires n’a le temps de lire plus que nécessaire.
Par contre, ne faites pas votre pièce trop courte. Vous devez écrire suffisamment pour que votre sens soit clair et ne soit pas mal compris. Imaginez si un équipement dans un entrepôt était étiqueté « utilisé mais bon ». Il ne serait pas clair si cela signifiait l'équipement avait été beaucoup utilisé, ou que l'équipement n'était plus neuf mais toujours fonctionnel. Quelques mots supplémentaires auraient clarifié le sens. Évitez également d’utiliser du jargon ou des abréviations, car ils peuvent signifier différentes choses pour différents lecteurs.
Relisez et modifiez
Quel que soit votre style d'écriture, tous les rédacteurs doivent relire et éditer tous les documents écrits, même les e-mails. Une fois que vous avez fini d'écrire, relisez votre travail. Vous devrez peut-être alors le modifier. La relecture consiste à relire ce que vous avez écrit pour vous assurer que tous les mots dans votre tête sont correctement imprimés sur le papier. Parce que notre cerveau fonctionne plus vite que nos doigts, vous pouvez omettre des mots, omettre une fin ou utiliser un mauvais homonyme (par exemple, « là » au lieu de « leur »). La relecture détecte ces erreurs. Évidemment, la relecture d’un e-mail d’une seule ligne est facile et il suffit d’y jeter un coup d’œil pendant que vous tapez. Cependant, si vous rédigez un manuel d’instructions, votre relecture sera plus compliquée et prendra plus de temps.
Après avoir relu votre matériel, il est temps de le modifier. Parfois, la relecture et l’édition peuvent être effectuées simultanément, mais elles sont plus efficaces lorsqu’elles sont effectuées séquentiellement.
La raison pour laquelle vous modifiez est de corriger ou de modifier ce que vous avez écrit afin d'améliorer le son (et la lecture) du contenu. Lorsque vous écrivez pour des affaires, cela signifie corriger les erreurs et rendre le texte aussi clair et concis que possible.
Vous n'écrivez pas de roman
Lorsque vous écrivez pour le monde des affaires, vous n’écrivez pas le prochain « grand roman américain ». Votre écriture doit être aussi descriptif si nécessaire, mais vous n'avez pas besoin de peindre des images de mots vives en utilisant beaucoup de grands mots et de figures de discours. Si vous voulez dire « maisons de verre », n'écrivez pas « domiciles vitrés », écrivez « maisons de verre ».
