Les petits événements offrent beaucoup plus de flexibilité en ce qui concerne les opportunités en matière de lieux, d'activités et d'interactions. En fin de compte, il est tout simplement plus facile de travailler avec les besoins d’un groupe plus restreint. Bien sûr, les planificateurs doivent encore faire preuve de créativité si vous voulez que la journée se déroule bien. Une liste de contrôle des détails importants facilite le déroulement de l'événement et donne des informations précieuses sur ce qui peut mieux fonctionner la prochaine fois.
Commencez par les bases
Les meilleures idées commencent par une base solide, il est donc important de mettre en place le cadre de votre événement avant de regarder trop loin. Des éléments tels que les dates, les heures et les itinéraires doivent être complétés avant de passer à des détails complexes. Assurez-vous d'utiliser les nombreuses applications et programmes gratuits utilisés pour suivre les dates et les appels nécessaires.
Choisissez le bon lieu
Vous aurez plus de facilité à trouver une salle pour un groupe plus restreint, mais les seuils de capacité seront plus stricts. Si votre événement passe de 50 à 100 personnes, vous devrez peut-être déménager dans une salle plus grande en fonction des capacités de votre lieu. De manière générale, il est plus facile de réduire la taille à la rigueur, alors achetez une salle qui peut accueillir votre plus grande projection de fréquentation et réduisez-la si nécessaire, à condition que cela n'affecte pas le budget.
Élaborer une stratégie marketing
Même si vous organisez un « événement gratuit », vous devez toujours le présenter d'une manière qui attire les inscriptions. Les gens veulent savoir comment ils bénéficieront de leur participation à l'occasion, et comment vous formulez vos invitations et matériel promotionnel peut avoir un impact important sur leur présence ou non. Même si votre événement vous semble probablement passionnant, le véritable défi consiste également à enthousiasmer les autres.
Budget par personne
Le seul inconvénient des petits événements est qu'ils coûtent généralement plus cher par personne, car l'hôtel et restauration les prix diminuent à mesure que les quantités augmentent. Pour rendre les choses encore plus compliquées, une baisse de 20 % du nombre de participants pour un petit événement peut potentiellement affecter le statut de votre tarification de groupe. Dans cet esprit, vous souhaitez coûts budgétaires par personne en dessous du chiffre de fréquentation projeté le plus bas. Si vous faites cela avec précision, votre marge bénéficiaire augmentera en fait pour chaque personne ajoutée au cours de la projection.
Jouez sur vos points forts
Les petits groupes offrent plus de possibilités de discussions organisées, alors utilisez-les à votre avantage lors de la planification de l'itinéraire. Il n'est pas très amusant de se faire « parler » toute la journée, c'est pourquoi de nombreux petits événements proposent des séances de groupe ou des options en petits groupes. Même les projets de groupe peuvent être intégrés dans de bonnes circonstances. Pensez aux moyens d'impliquer vos participants dans le dialogue, car cela augmentera leur taux de rétention de chaque présentation.
Inclure des sessions de questions-réponses et des formulaires de commentaires
La meilleure façon de planifier votre prochain événement est d’écouter les commentaires de votre événement actuel. Prévoyez suffisamment de temps pour les questions à la fin de chaque segment. Vous pouvez également poser des questions à votre personnel afin de lancer la conversation. Les formulaires de commentaires sont assez faciles à inclure dans vos dossiers d'informations, mais assurez-vous d'indiquer aux participants la manière dont vous souhaitez qu'ils soient soumis.
Ajouter des opportunités de réseautage post-événement
Une bonne fonction de réseautage peut ajouter une valeur considérable à tous les participants. Si vous parvenez à stimuler le dialogue entre les participants, chacun devrait en savoir un peu plus sur les autres à la fin de la journée. Il est toujours utile de mettre à disposition de la nourriture lors d'une réception comme celle-ci, et vous souhaiterez peut-être même recruter des engagements avant le jour de l'événement. Comme on dit, rien n’attire les foules comme une foule, alors soyez proactif dans la promotion de toutes les activités post-événement.
Les petits événements ont le potentiel d’être une expérience riche et enrichissante pour tout le monde, mais vous devez planifier chaque minute en pensant au public. La bonne nouvelle est que cela devient de plus en plus facile car vous comprendrez précisément ce qu’espèrent vos invités.
