Modèle pour la comptabilité à but non lucratif

Les responsabilités comptables d’une organisation à but non lucratif sont différentes de celles des entreprises à but lucratif. La comptabilité peut être délicate pour une organisation à but non lucratif, et encore plus si vous n’avez pas les moyens d’embaucher un comptable professionnel pour gérer vos finances. Ce guide présente les bases de la comptabilité pour les organisations à but non lucratif afin que vous puissiez faire de votre mieux avec les ressources disponibles.

Connaissez vos conditions financières

Avant de vous lancer dans la comptabilité, il est utile d’en connaître quelques-uns termes comptables de base que vous rencontrerez. Gardez à l’esprit que ces termes peuvent prendre une signification légèrement différente lorsqu’ils sont appliqués aux organisations à but non lucratif plutôt qu’aux entreprises à but lucratif. Une fois que vous serez familiarisé avec ces termes de base, vous pourrez mieux comprendre les besoins comptables de votre organisation à but non lucratif et commencer à prioriser vos activités.

• Actifs: éléments appartenant à votre organisation à but non lucratif, comme de l'argent liquide, des brevets ou du matériel de bureau.
• Passifs: choses que votre organisation à but non lucratif doit, comme des prêts ou des dettes
• Types de revenus: tout l'argent entrant dans votre organisation à but non lucratif, comme les dons, les subventions, les cotisations, les investissements, les billets, les frais de programme ou les frais de service.
• Actif net: Actif moins passif. Les actifs nets peuvent être classés de deux manières: ceux avec restrictions des donateurs et sans restrictions des donateurs

Ces restrictions des donateurs peuvent être divisées en trois catégories:

1. Libre: Utilisez ces fonds à n'importe quelle fin, même pour les opérations quotidiennes. Par exemple, les dons à votre fonds annuel ne sont soumis à aucune restriction, ce qui signifie que les donateurs laissent à l'organisation le soin de décider comment ils sont dépensés.
2. Temporairement restreint: Ces fonds ne peuvent être dépensés que pour un programme spécifique ou à un moment donné. Les exemples incluent l'argent donné lors d'une crise ou d'une urgence où les donateurs veulent que l'argent soit dépensé pour cet événement.
3. Restreint en permanence: Ces fonds ne peuvent jamais être dépensés par l'organisation à but non lucratif, mais peuvent rapporter des intérêts en étant investis. Par exemple, une organisation ne peut pas utiliser le corpus de fonds de dotation, bien que les intérêts générés par ces fonds puissent être utilisés.

Préparez les états financiers de votre organisation

En tant qu'organisation à but non lucratif, la transparence des opérations est essentielle. Une façon de renforcer cette transparence est de préparer correctement vos états financiers. Selon les principes comptables généralement reconnus (US GAAP),Les organisations à but non lucratif doivent faire les déclarations suivantes pour la déclaration:

État de la situation financière

Semblable au bilan d’une société à but lucratif, un état de la situation financière décompose l’actif, le passif et l’actif net. Il s’agit d’un aperçu global de la santé de votre organisation à but non lucratif.

État des activités

L’objectif principal d’une organisation à but non lucratif est de fournir des services ou des programmes qui répondent à des besoins spécifiques. Un état des activités rend compte des revenus et des dépenses avec et sans restrictions des donateurs.

État des dépenses fonctionnelles et naturelles

La déclaration des dépenses par nature et fonction dans un format de feuille de calcul permet de suivre les activités et les réalisations.

État des flux de trésorerie

Semblable à l’état des flux de trésorerie d’une société à but lucratif, ce document indique la quantité de trésorerie et d’équivalents de trésorerie qui entre et sort de l’organisation sur une période spécifique. Votre flux de trésorerie peut être positif ou négatif, selon que les entrées sont supérieures aux sorties (positives) ou si les entrées sont inférieures aux sorties (négatives). Les flux de trésorerie fluctuent et ne reflètent pas les profits ou les pertes à long terme.

Cette déclaration est divisée en trois sections : investir, financer et exploiter.

1. La section d'investissement du relevé indique les montants dépensés en actifs à long terme, tels que les investissements ou l'équipement.
2. La section financement rend compte des montants reçus d’emprunts ou de remboursements.
3. La section opérationnelle du rapport décrit ce qui n'est pas inclus dans les sections d'investissement ou de financement.

Notes complémentaires aux états financiers

Il est important d’inclure toute information supplémentaire concernant les restrictions, la liquidité et d’autres notes dans cette section. Les informations courantes pour les organisations à but non lucratif comprennent un résumé des politiques comptables, des informations sur les investissements, le statut de actifs et amortissements, l'état des prêts ou des baux en cours, ainsi que l'état des gages à long terme de donateurs.

Bien entendu, pour compiler ces déclarations, votre organisation à but non lucratif devra suivre ses revenus, ses dépenses et ses activités. Un suivi précis nécessite une attention aux détails, ainsi que le choix d'un logiciel de comptabilité adapté à la taille et à la complexité de l'organisation.

Suivre les financements entrants et les dépenses sortantes

Pour établir des états financiers précis, il est essentiel de suivre tous les fonds qui vont et viennent de votre organisation, ce qui est mieux fait en utilisant un système organisé (décrit ci-dessous). De plus, comme le code des impôts peut changer, vous devrez savoir ce que vous suivez et pourquoi. Il est important de séparer les revenus et les dépenses, mais vous devriez également consulter un fiscaliste pour vous assurer que vous enregistrez tout ce dont vous avez besoin pour protéger votre revenu. statut d'exonération fiscale.

Il existe deux méthodes de suivi différentes que les organisations à but non lucratif peuvent utiliser: comptabilité de caisse ou comptabilité d'exercice.

Comptabilité de caisse

Avec la comptabilité de caisse, vous enregistrez les revenus lorsque l'argent physique est reçu, et non lorsqu'une transaction a lieu. Vous enregistrez les dépenses lorsque l'argent est payé. Utiliser ce système dans une organisation à but non lucratif, par exemple, signifie que vous enregistrerez le paiement lorsque vous recevrez le paiement d’un membre ou d’un donateur.

Comptabilité d'exercice

Avec la comptabilité d'exercice, vous enregistrez les revenus ou les dépenses lorsque les transactions ont lieu. Par exemple, vous enregistrerez la transaction lorsque vous enverrez une facture pour une cotisation ou un don promis. Pas lorsque vous recevez le paiement physique.

Cependant, la comptabilité des organisations à but non lucratif ne se limite pas aux dons et aux dépenses. N'oubliez pas les autres activités que vous devez également suivre, telles que les investissements et l'épargne. Une variété de logiciel de comptabilité à but non lucratif est disponible pour faciliter le suivi, et beaucoup d'entre eux sont faciles à mettre en œuvre et abordable pour démarrer.

Déposer un formulaire 990

Selon l'IRS, il y a plus de 30 types d'organisations à but non lucratif qui sont exonérés des impôts fédéraux et de nombreux impôts d'État. Le type d'organisation à but non lucratif le plus courant est l'a501(c)(3), qui est soit un organisme de bienfaisance public, soit une fondation privée.

Même si les organisations à but non lucratif sont exonérées d'impôts fédéraux, elles doivent néanmoins déposer un document d'information annuel appelé Formulaire 990. Le formulaire 990 est un document public qui permet à l'IRS et au public d'examiner la mission, les finances et les opérations d'une organisation à but non lucratif pour l'année précédente. En fonction des actifs ou des recettes brutes de votre organisation à but non lucratif, vous déposerez le formulaire 990, 990-PF, 990-EZ ou 990-N. Certaines églises et organisations confessionnelles peut être exempté de cette exigence s’ils n’ont pas officiellement déposé une demande de statut 501(c)(3).

N’oubliez pas qu’être exonéré de l’impôt fédéral sur le revenu ne signifie pas que vous pouvez ignorer la production d’une déclaration de revenus des entreprises. Vous devrez peut-être également payer une taxe foncière ou une taxe de vente. Dans certains États, naviguer dans les codes fiscaux et les responsabilités peut être délicat, mais rejoindre votre association d'État à but non lucratif peut vous aider à trouver des informations sur les réglementations locales et nationales.

Faites de la place à la comptabilité professionnelle dans votre budget

Bien que ce guide vise à vous offrir une introduction à la comptabilité à but non lucratif, il ne remplace en aucun cas l’expertise professionnelle. De nombreuses organisations à but non lucratif confient des tâches comptables à un membre du personnel ou à un bénévole non formé – une grave erreur. Une comptabilité inexpérimentée peut souvent conduire à des fraudes involontaires et à des erreurs coûteuses. Par conséquent, un professionnel possédant de l’expérience et une formation en comptabilité à but non lucratif est essentiel pour votre organisation.

Un CPA peut également guider les membres du conseil d’administration et le personnel à travers les comptes, garantissant que chacun est informé et à jour. Un personnel et des membres du conseil d’administration compétents peuvent conduire à une organisation à but non lucratif plus stable et plus organisée. De plus, vous pourrez peut-être trouver un bénévole qui fait également office de CPA ou de professionnel comptable volontaire et expérimenté.

Cet article est uniquement à titre informatif. Il ne s’agit pas d’un avis juridique. Vérifiez d'autres sources, telles que l'IRS, et consultez un conseiller juridique ou un comptable.