La plupart fondations aujourd'hui, vous préférez envoyer une lettre de proposition (alias lettre de demande ou LOI) plutôt qu'une proposition de subvention complète, surtout lorsque votre non lucratif l’aborde d’abord pour obtenir un financement.
Une lettre d’enquête, c’est un peu comme une audition pour un rôle dans une pièce de théâtre. Pourquoi consacrer à la fois votre temps et celui du bailleur de fonds s'il s'avère que vous n'êtes pas la bonne personne? Même lorsque vous avez fait un excellent travail de recherche des fondations auxquelles vous devriez vous adresser pour obtenir un financement, il est difficile d'être sûr que votre organisation et cette fondation conviennent bien. Le Lettre de proposition peut être un autre test pour savoir si vous et le bailleur de fonds êtes une bonne adéquation.
Du point de vue de la fondation, il est plus rapide de faire une première sélection d'idées de financement possibles avec une lettre de deux à trois pages plutôt qu'avec un dossier de proposition complet. Une fois que la fondation décide que votre projet peut correspondre à ses objectifs et à ses priorités de financement, elle peut vous demander d'envoyer une proposition complète.
Une lettre de demande peut également être beaucoup plus simple pour une organisation à but non lucratif. Mais, tout comme pour une audition, vous ne devez pas prendre une lettre d'intention pour acquise ou simplement vous lancer dans quelque chose à la va-vite. Une lettre d’intention peut être votre meilleure chance de faire une bonne première impression.
Que devriez-vous inclure dans une lettre d’intention?
La lettre de proposition est très similaire à une proposition, sauf qu'elle est courte: une mini-proposition. Les lettres de proposition ou lettres d'intention ne sont que l'un des plusieurs types de propositions un rédacteur de subventions utilise.
Vous pouvez tirer les éléments de la lettre d’intention d’une proposition de subvention que vous avez déjà rédigée, même si elle est déjà partiellement financée. Vous pouvez également utiliser les informations que vous êtes en train de rassembler pour une proposition potentielle.
L'envoi d'une lettre d'intention avant de finaliser une proposition est un moyen d'obtenir des commentaires précieux que vous pouvez utiliser pour réviser vos idées de proposition.
Éléments d'une lettre de demande de renseignements typique
Introduction
L'introduction devrait être un bref résumé. Il comprend le nom de votre organisation, le montant demandé et une description du projet. Vous souhaiterez expliquer comment le projet correspond aux directives et aux intérêts de financement du bailleur de fonds.
Description organisationnelle
Soyez concis et concentrez-vous sur la capacité de votre organisation à répondre au besoin que vous avez exprimé. Donnez un bref historique de votre organisation à but non lucratif et donnez un aperçu de vos programmes. Assurez-vous de relier directement ce que vous faites actuellement et ce que vous souhaitez accomplir avec le financement demandé.
Déclaration de besoin
Expliquer le besoin auquel votre projet peut répondre. Décrivez la population cible et la zone géographique. Fournissez quelques faits statistiques significatifs et plusieurs exemples.
Méthodologie
Comment allez-vous résoudre le besoin? Décrivez succinctement le projet et incluez les principales activités, les noms et les titres du personnel clé du projet, ainsi que les objectifs de votre projet.
Autres sources de financement
Si vous contactez d'autres agences ou organisations à but non lucratif pour soutien à ce projet, mentionnez-les dans un bref paragraphe. Incluez le financement que vous avez déjà obtenu et expliquez comment vous comptez soutenir le projet après la période de démarrage.
Résumé
Répétez l'intention de votre projet, invitez des questions supplémentaires et remerciez le bailleur de fonds pour son temps et sa considération. Incluez toutes les pièces jointes demandées dans les directives du bailleur de fonds.
UN le budget peut être nécessaire ou non pour votre lettre de demande. Vérifiez les directives du bailleur de fonds. Certaines directives sont précises et il est important de les suivre exactement.
Mais aussi Mim Carlson, auteur de "Bourses gagnantes: étape par étape", vous suggère de revoir votre lettre d'intention en gardant ces questions à l'esprit:
- Ai-je indiqué le nom du projet et le montant d’argent que je recherche dans le premier paragraphe ?
- Mon deuxième paragraphe donne-t-il des détails adéquats sur le projet et les projets associés ?
- Ai-je inclus notre énoncé de mission ?
- Ai-je exposé la nécessité du projet ?
- Ai-je été clair sur les résultats que le projet obtiendra ?
- La mise en œuvre du projet est-elle claire ?
- Ai-je démontré une bonne adéquation entre ce projet et les priorités de la fondation ?
- Ai-je inclus des informations sur tout financement déjà engagé ?
- Ai-je inclus les coordonnées d’une personne en particulier qui peut répondre aux questions ?
Revoir le éléments d'une proposition complète avant de tenter la lettre d'enquête. Vous pouvez voir des exemples supplémentaires de lettres de demande d'information dans l'excellent livre du Foundation Center, "Le guide du Foundation Center pour les propositions gagnantes".
Un exemple de lettre d'intention
John Hunter
Agent de programme
Fondation communautaire partout
625, rue Smith
N'importe quelle ville, XN 28905.
Cher M. Hunter:
Merci d'avoir lu cette lettre de demande adressée à votre Anywhere Community Foundation. Nous espérons déterminer votre intérêt à recevoir une proposition complète pour le programme pilote de sensibilisation des femmes de notre Any City Senior Center. Nous sollicitons respectueusement votre considération pour une subvention de 35 000 $.
Ce projet est notre premier programme de sensibilisation auprès des femmes âgées à domicile. Nous constatons que de plus en plus de femmes âgées restent chez elles lorsqu'elles ne peuvent pas sortir pour visiter des installations telles que notre Centre pour personnes âgées.
Nous prévoyons d'offrir des opportunités de socialisation, des informations sur la santé et le bien-être ainsi que des services sociaux en cas de besoin aux femmes isolées de la communauté.
Notre programme pilote s'inscrit parfaitement dans les domaines d'intérêt de votre Fondation: les services de santé aux aînés; accroître la sensibilisation aux personnes âgées confinées à la maison; et aider les prestataires de services aux personnes âgées à atteindre une plus grande portée au sein d'une communauté.
Any City Senior Center, créé en 1985, est le plus grand centre pour personnes âgées de notre comté, accueillant chaque jour plus de 400 personnes âgées dans notre établissement récemment rénové.
Notre mission est d'aider les personnes âgées à améliorer et à maintenir un mode de vie sain et indépendant en améliorant leur qualité de vie.
Notre taux de satisfaction parmi les aînés que nous servons est très élevé de 95 pour cent, selon notre dernière enquête. Nous proposons des déjeuners nutritifs, des opportunités sociales, des opportunités d'exercice physique et des événements éducatifs tout au long de l'année.
La population âgée de notre comté devrait augmenter de 30 pour cent au cours des deux prochaines décennies. Bon nombre de ces personnes âgées ont un revenu égal ou inférieur au seuil de pauvreté et présentent des difficultés physiques dans une certaine mesure.
Nous pouvons transporter certaines de ces personnes âgées jusqu'à notre centre communautaire grâce à notre flotte existante de cinq fourgonnettes qui dessert actuellement 25 à 35 clients chaque jour.
Toutefois, l'expansion du système de transport est coûteuse et ne nous permettra pas de l'étendre suffisamment pour desservir le nombre croissant de personnes âgées confinées à la maison, dont certaines ne peuvent pas du tout quitter leur domicile.
Par conséquent, nous proposons le programme pilote de sensibilisation des femmes du Any City Senior Center pour tester la faisabilité d'apporter des services aux individus à leur domicile.
Nous pensons qu'en faisant appel à des bénévoles, supervisés par un membre du personnel professionnel (un travailleur social), nous pouvons élargir les horizons d'un nombre important de femmes âgées confinées à la maison.
Nous avons limité notre projet pilote aux femmes en raison de la prépondérance de femmes âgées seules dans notre communauté. Si le projet pilote réussit, nous souhaiterions bien sûr étendre nos programmes pour inclure les hommes et les couples confinés à la maison.
Les objectifs de notre programme pilote d'un an comprennent:
1) organiser des visites une fois par semaine auprès de 50 femmes confinées à la maison;
2) recruter 100 bénévoles pour effectuer ces visites à tour de rôle (de nombreux bénévoles peuvent être recrutés parmi nos aînés actuels qui visitent notre établissement); et.
3) améliorer la santé et les niveaux d'activité des personnes âgées visitées, tels que mesurés par plusieurs outils d'enquête disponibles, utilisés à intervalles prédéfinis tout au long de l'année.
Certaines des activités que nous prévoyons d'inclure dans nos visites à domicile comprennent:
- Des cours de cuisine intégrant des aliments faciles à préparer et nutritifs;
- Enseigner des routines d'exercices simples adaptées à la condition physique de chaque aîné;
- L'introduction de la socialisation à travers la pratique de jeux de société et de cartes;
- Des tests simples de capacités mentales,
- Et des méthodes standards pour lutter contre la solitude et la dépression, la perte de mémoire et le manque de stimulation mentale.
Le coût total de notre programme pilote sur un an est de 70 000 $. La moitié de cette somme a déjà été engagée par le gouvernement du comté et d'autres bailleurs de fonds.
Votre investissement de 35 000 $ complétera le financement dont nous avons besoin pour mettre pleinement en œuvre le projet pilote. Notre conseil d'administration est enthousiasmé par le projet et nous avons déjà de nombreux bénévoles qui ont manifesté leur intérêt.
Nous sommes impatients de collaborer avec votre fondation sur ce projet passionnant.
Si vous avez des questions ou souhaitez recevoir une proposition complète, n'hésitez pas à me contacter au 490-982-1157 (ou par e-mail à [email protected]).
Nous apprécions sincèrement que vous ayez pris en compte notre demande et espérons avoir de vos nouvelles bientôt.
Sincèrement,
Janet B. Se sentir bien
Directeur exécutif
N’importe quel centre pour personnes âgées de la ville.
P.S. Je joins notre dernier rapport annuel et catalogue des activités offertes à notre Centre pour aînés.
Ressources
Basé sur des échantillons de lettres, avec autorisation, de ""Bourses gagnantes: étape par étape, Mim Carlson et Tori O'Neal-McElrath. (Jossey-Bass 2013)
