Si vous avez déjà commandé des produits ou des fournitures pour votre magasin de détail, on vous a peut-être demandé si vous aviez un numéro de bon de commande. Un bon de commande (PO) est un contrat de vente écrit entre l'acheteur et le vendeur détaillant la marchandise ou les services exacts à fournir par un seul fournisseur. Il précisera les conditions de paiement, les dates de livraison, l'identification des articles, les quantités, les conditions d'expédition et toutes les autres obligations et conditions.
Les bons de commande sont généralement des documents numérotés et préimprimés générés par le système de gestion financière du détaillant. Autrement dit, si vous utilisez un logiciel de comptabilité comme Livres rapides, lorsque vous commandez des produits auprès d'un fournisseur, un bon de commande est créé pour vous dans le système. Le but du bon de commande est de créer un document traçable au sein de votre système de comptabilité ou de point de vente qui pourra être utilisé de toutes sortes de manières utiles pour gérer votre entreprise.
Comment fonctionnent les bons de commande avec un système d'inventaire
- Un bon de commande indique à votre système d'inventaire ce que vous avez en commande. Si vous utilisez un système ouvert à l'achat, il sait ne plus commander d'un produit car ils en sont déjà commandés.
- Il peut établir les détails de l'achat avec le vendeur. Par exemple, il contient évidemment les quantités de chaque produit que vous commandez, mais il détaille également le mode de paiement, les modalités selon lesquelles vous paierez les produits (notamment datation), et la méthode par laquelle vous souhaitez que les produits soient expédiés dans votre magasin.
- De nombreux fournisseurs disposent d'un système défini ou par défaut qu'ils utilisent pour la facturation et le transport. Ainsi, sans aucune instruction, ils utiliseront par défaut UPS Ground lors de l'expédition vers vous, par exemple. Mais vous en aurez peut-être besoin plus rapidement, et le bon de commande peut le communiquer.
- Un bon de commande est un document de responsabilité pour toutes les parties. Il est très facile de commettre des erreurs lors de la commande. Mais quand tout est écrit, il est difficile de discuter. Je me souviens de nombreuses fois où j'ai été facturé et facturé de manière incorrecte par un fournisseur, mais j'ai dû sauvegarder mon bon de commande et l'ai fait annuler ou corriger.
- Un exemple de ceci, j'ai reçu une facture de 300 des boites de crème pour chaussures quand j'en ai commandé 300 pièces. Il y a 100 pièces dans une boîte, vous pouvez donc imaginer à quel point la facture était plus élevée que ce qu'elle était censée être.
- Lorsque la marchandise arrive du fournisseur, vous pouvez la vérifier par rapport au bon de commande et vous assurer que l'expédition est correcte.
- Enfin, cela permet d’impliquer l’ensemble de vos collaborateurs. Par exemple, un employé peut commander et un autre peut recevoir.
L’un des autres avantages des bons de commande est votre solvabilité. Les banques examineront souvent vos bons de commande pour déterminer si vous êtes solvable. Un processus de bon de commande solide peut vous aider à obtenir l’approbation. Un mauvais prêt vous empêchera d’obtenir un prêt. Il peut également être utilisé pour obtenir un crédit auprès du vendeur. Par exemple, certains vendeurs peuvent vous demander de payer en espèces lors de votre commande. Après une période de collaboration avec vous, ils peuvent vous autoriser à soumettre un bon de commande plutôt qu'une carte de crédit. C'est énorme dans la gestion de votre des flux de trésorerie.
Les bons de commande sont une pratique courante dans le commerce de détail. Et tout logiciel de point de vente ou de comptabilité que vous pourriez installer dans votre magasin aura un composant PO pour vous.
