Un message d'accueil général sur la messagerie vocale est celui avec lequel les appelants seront accueillis si vous ne parvenez pas à répondre au téléphone au travail. Il s'agit du message d'accueil quotidien, utilisé par défaut, sauf si vous avez configuré un message d'accueil temporaire, tel qu'un message d'absence pendant vos vacances ou un message spécial pendant vos vacances. Ce message d'accueil général de la messagerie vocale sera diffusé à la fois pour les appels externes provenant de l'extérieur de votre entreprise et pour les appels internes émis par des personnes appelant depuis un autre poste au sein de votre entreprise.
Puisque vous ne savez jamais quand les appelants entendront ce message, il est préférable de garder ce message d’accueil bref, professionnel et général. Voici quelques conseils et idées que vous pouvez utiliser pour enregistrer un message d'accueil approprié sur votre messagerie vocale.
Conseils pour enregistrer votre message d'accueil de messagerie vocale
Lorsque vous enregistrez ce message, vous devez parler clairement et votre message doit être concis. Assurez-vous d'épeler votre nom ou adresse e-mail si vous demandez à l’appelant de donner suite à une correspondance écrite.
Vous devez également vous assurer d'enregistrer votre message d'accueil à une heure et à un endroit avec un minimum de bruit de fond. De cette façon, votre voix sera claire et votre message facile à comprendre, sans rien comme un camion poubelle à l'extérieur ou une réunion bruyante à côté pour vous noyer ou distraire l'appelant.
Plus important encore, vous souhaiterez pratiquer votre enregistrement plusieurs fois, en écoutant chaque tentative jusqu'à ce que vous soyez convaincu qu'il est soigné et professionnel.
Évitez les dates et les heures auxquelles vous retournerez vos appels. Après tout, vous n'avez aucun moyen de savoir quand l'appelant entendra le message.
Exemples de messages d'accueil de messagerie vocale générale
Voici quelques idées de salutations qui peuvent vous aider à démarrer, allant de strictement professionnel à une salutation moins formelle.
- Bonjour, vous avez contacté Jim Smith. Malheureusement, je ne peux pas répondre à votre appel pour le moment, mais j'aimerais vous le retourner dès que possible. Alors s'il vous plaît, laissez-moi un message après le bip.
- Salut, c'est Jim Smith. Je ne peux pas répondre au téléphone pour le moment, mais si vous me laissez un message avec votre nom et votre numéro de téléphone, je vous rappellerai dans les plus brefs délais.
- Vous avez atteint Jim Smith. Je ne peux pas répondre à votre appel pour le moment, mais n'hésitez pas à laisser un message après la tonalité. Je vous rappellerai dès que possible. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez appeler mon assistante, Susan Jones, au poste 6338. Merci de votre appel. Au revoir.
- Vous avez contacté Jim Smith en technologie des opérations. Malheureusement, je ne peux pas répondre à votre appel pour le moment, mais si vous laissez un message en indiquant votre nom et votre numéro de téléphone, je vous répondrai dans les plus brefs délais. Vous pouvez également me contacter par e-mail à [email protected]. Merci de votre appel.
- Bonjour, vous avez contacté Jim Smith. Je ne peux pas répondre au téléphone pour le moment, mais je vous rappellerai dès que possible. S'il s'agit d'une commande récente, veuillez appeler notre Service client Département au 1-800-555-1212. Ils sont disponibles du lundi au vendredi de 8h à 17h. Heure de l'Est. Ou vous pouvez vous connecter à notre site Web à l'adresse XYZ.com. Sinon, veuillez laisser un message après le bip.
- Merci de votre appel. Vous êtes arrivé au bureau de Jim Smith. Soit je parle avec un autre client en ce moment, soit je suis loin de mon bureau. S'il s'agit d'une urgence, veuillez appeler mon service de réponse au 1-800-555-1212, qui est opérationnel 24h/24 et 7j/7. Sinon, merci de laisser un message détaillé après la tonalité, et je vous rappellerai dès que je serai disponible. Merci.
- Bonjour, vous avez contacté Jim Smith dans le département XYZ. Je ne suis pas disponible pour le moment, mais si vous laissez un message avec vos coordonnées, je ne manquerai pas de vous répondre d'ici la fin de la journée ouvrable. Si vous m'avez contacté en dehors des heures d'ouverture ou le week-end et que vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter notre centre d'appels au 1-800-555-1212. Passe une bonne journée.
Ajustez et personnalisez chacune de ces options pour l'adapter à votre culture d'entreprise et à votre personnalité, mais essayez de ne pas trop vous éloigner de ces bases.
Attirer l'attention de l'auditeur
Colorer en dehors des lignes n'est pas pour tout le monde, surtout si vous travaillez dans un environnement d'entreprise formel. Mais si vous travaillez dans un métier dynamique comme la vente ou si vous occupez même un poste plus réservé dans une fondation scientifique comme une fondation scientifique, n'ayez pas peur de faire preuve de créativité. attirer l'attention de quelqu'un. Par exemple, vous pouvez terminer votre message vocal en posant une question amusante telle que: "Si vous percez un trou dans la terre de haut en bas et sautez dans, combien de temps faudra-t-il pour atteindre le bas ?" Faites savoir à l'appelant que s'il répond correctement (42 minutes), il atteindra le haut de votre rappel. liste.
Si vous gagnez votre vie en tant que conférencier motivateur, vous pouvez terminer votre message par une citation de motivation. Dans les deux cas, veillez à ce que votre remarque finale soit brève et professionnelle.
