Que vous soyez un planificateur d'événements d'entreprise ou une personne administrative, le bases de la planification d'événements exigent que vous ayez de solides compétences en matière d'organisation, de communication et de documentation. Quel que soit votre niveau d'expérience, même un passionné de l'hospitalité peut organiser un événement professionnel incroyable avec un peu de créativité et beaucoup d'organisation en cours de route. Mais lorsqu'il s'agit de planification d'événements, en particulier pour les planificateurs d'événements occupés avec plus d'un événement sur leurs livres, rester organisé peut être un obstacle plus important que la plupart ne le pensent.
Comment les planificateurs d'événements restent organisés
L'organisation est l'une des nombreuses clés du succès pour la plupart des planificateurs d'événements. Non seulement la maîtrise des compétences organisationnelles peut entraîner moins de stress, mais elle peut également améliorer votre créativité en tant qu'événement planificateur vous permettant d'avoir une vue d'ensemble et de sortir des sentiers battus en sachant que vous avez une prise ferme sur le détails. Voici quelques façons dont les planificateurs d'événements réussis restent organisés.
Créer des classeurs d'événements
Créer des classeurs d'événements et de planification d'événements est probablement le moyen le plus efficace de rester organisé pour planifier des séminaires, des conférences, des formations internes, réunions de direction, et tous types d'événements. Alors que de nombreux planificateurs d'événements se tournent vers des outils d'organisation plus électroniques et numériques, les classeurs physiques peuvent servir de lieu pour les détails les plus importants de l'événement et du programme. Conserver des copies papier de certains documents, notes et autres détails peut vous sauver la vie pendant la durée d'un événement.
Idéalement, chaque événement et/ou programme devrait avoir son propre classeur. Selon la complexité de votre événement, votre classeur peut comprendre plusieurs sections, dont:
- Itinéraire/Agenda
- Contacts clés
- Participants
- Communication
- Contrats
- Commandes d'événements de banquet
- Divertissement
- Liste des hébergements/chambres
- Arrivées departs
- Activités
- Cadeaux
- Budget
- Divers
Avec votre planification d'événements, un classeur mis à jour régulièrement, vous partagerez facilement des informations avec vos collègues et clients internes, même s'ils ne vous laissent pas beaucoup de temps pour vous préparer.
Utiliser un logiciel de planification d'événements ou un stockage de documents en ligne
Bien que vos classeurs d'événement doivent inclure tous les détails les plus importants de chaque événement sur papier, le reste de vos notes de référence, idées et correspondance doit également être organisé et ensemble. Aujourd'hui, de nombreux planificateurs d'événements utilisent des logiciels de planification et de gestion d'événements, mais beaucoup d'autres se tournent vers les options de stockage de fichiers en ligne pour rester organisés.
Des outils en ligne comme Google Drive et Dropbox peuvent fournir un endroit organisé pour toutes sortes de documents électroniques, des feuilles de calcul aux factures. Ces outils vous permettent de télécharger, de stocker et d'organiser des documents dans des fichiers et des dossiers en ligne où ils sont facilement accessibles de n'importe où. Vous pouvez ouvrir des documents sur votre ordinateur portable, votre smartphone ou votre tablette. Vous pouvez également facilement joindre ces fichiers à des e-mails ou partager le document avec des collègues, des fournisseurs et des clients. Cela peut être la solution d'organisation idéale pour les planificateurs d'événements qui sont toujours en déplacement.
Le résultat organisationnel
En fin de compte, c'est à vous de décider comment organiser vos documents, notes et correspondance. Chaque planificateur d'événements a un système différent qui fonctionne pour eux et leurs événements. Le facteur le plus important devrait toujours être l'accessibilité et la préparation à l'information. Assurez-vous donc que, quel que soit le système que vous utilisez, vous pouvez localiser rapidement et facilement les informations que vous recherchez.
