L'envoi de lettres de relance est-il un défi dans votre petite entreprise? Tu n'es pas seul. De nombreux propriétaires d’entreprise ne savent pas comment rédiger un lettre de recouvrement ou ayez un échantillon qu’ils peuvent utiliser comme référence.
Les lettres de relance doivent faire deux choses: 1) conserver la bonne volonté des clients et 2) vous aider à être payé.
Une lettre de recouvrement fonctionne lorsqu'elle aboutit à un paiement ou à des modalités de paiement de la part de vos clients. Si vous envoyez des lettres de relance et qu’il n’y a pas de réponse, il est temps de retravailler votre modèle de lettre de relance.
Afin de comprendre les meilleures pratiques de création de lettres, un exemple de lettre de collecte est disponible ci-dessous.
Quand utiliser une lettre de recouvrement
L'encaissement commence lorsque vous envoyez la facture, qui doit avoir une date d'échéance pour le paiement. Lorsque cette date est passée, il est temps de commencer à penser à donner suite à une lettre de recouvrement. N'attendez pas trop longtemps. Il est préférable d'envoyer un rappel le plus tôt possible. N'oubliez pas que c'est de l'argent qui vous est dû. Plus vous retardez leur collecte, plus cela peut mettre votre entreprise à rude épreuve.
Si vous ne savez pas quoi écrire, utilisez l'exemple de modèle ci-dessous.
Exemple de lettre de collecte
Jan. 8, 2021.
Franck Plomberie
123, rue Principale
N'importe où, NH 05000.
Numéro de compte ou numéro de facture: 123
Solde dû ou solde en souffrance: 100,00 $.
Cher Jim,
Ceci est un rappel que le solde de votre compte de 100,00 $ était en souffrance en novembre. 28, 2020.
Veuillez payer ce montant aujourd'hui, j'ai joint une enveloppe de paiement timbrée pour votre commodité.
Merci pour votre paiement.
Sincèrement,
Frank Smith
Plomberie Franck.
Comme vous pouvez le voir dans l’exemple de lettre de relance ci-dessus, les lettres de relance les plus efficaces sont courtes, précises et faciles à lire. Essayez d’éviter les mots et les phrases longs ou confus. La lettre plus directe entraîne moins de malentendus.
Conseils pour les lettres de recouvrement
Votre lettre de recouvrement doit:
- Dites la raison de votre lettre dans la première phrase
- Expliquez davantage sur la première phrase dans votre deuxième phrase
- Proposer une solution
- Remercier le destinataire
Votre lettre de recouvrement est le reflet de votre entreprise, alors restez professionnelle et assurez-vous de signer chaque lettre personnellement. N'oubliez pas que votre lettre vise à persuader quelqu'un de vous envoyer de l'argent. Votre formulation et votre ton sont essentiels, surtout s'il s'agit d'un client avec lequel vous souhaitez continuer à faire affaire. Partez toujours du principe que le client paiera.
Joindre une enveloppe pour le paiement est également une bonne idée. Si vous pouvez inclure les frais de port sur l’enveloppe de paiement, c’est mieux. Plus vous facilitez le paiement pour le client, meilleures sont vos chances d’être payé.
